Multi-Site-Zertifizierung
Was ist eine Multi-Site-Zertifizierung?
In der Regel sollten Zertifizierungsaudits ebenso wie Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits an jedem Standort einer zu zertifizierenden Organisation (der sich im Geltungsbereich der Zertifizierung befindet) durchgeführt werden.
Kiwa ZERTPUNKT kann unter bestimmten Voraussetzungen Stichproben für das Vor-Ort-Audit auswählen (Multi-Site-Zertifizierung). Dies kann sich auf mehrere Standorte einer Organisation beziehen.
Wann ist eine Organisation für eine Multi-Site-Zertifizierung geeignet?
- Die Organisation muss ihre Zentrale angeben. Die Zentrale ist Teil der Organisation und darf nicht an eine externe Organisation ausgegliedert sein.
- Die Zentrale muss die organisatorische Befugnis haben, das einzige Managementsystem festzulegen, einzuführen und aufrecht zu erhalten.
- Das einzige Managementsystem der Organisation muss einer zentralen Managementbewertung unterliegen.
- Alle Standorte müssen dem internen Auditprogramm der Organisation unterliegen.
- Die Zentrale muss sicherstellen, dass Daten von allen Standorten erhoben und analysiert werden. Sie muss auch nachweisen können, dass sie die Befugnis und Fähigkeit hat, organisatorische Änderungen einzuleiten. Dazu gehören unter anderem:
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- Systemdokumentation und Systemveränderung
- Managementbewertung
- Beschwerden
- Bewertung von Korrekturmaßnahmen
- Planung interner Audits und Bewertung der Ergebnisse und
- Gesetzliche und behördliche Anforderungen die anwendbare Normen betreffend
Die Zentrale ist die Stelle, von der aus die Kontrolle und Befugnisse der oberen Leitung ausgeübt werden. Dies gilt für jeden Standort der Organisation. Es ist nicht notwendig, dass sich die Zentrale an einem Standort befindet.
Zertifizierungsstellen sind verpflichtet, anhand objektiver Nachweise zu prüfen, ob alle Kriterien von einer Organisation zweifelsfrei erfüllt werden. Anhand der „Checkliste zur Eignung für ein Multi-Site-Verfahren“.
Bitte stellen Sie dar, wie Sie die einzelnen Punkte erfüllen. Senden Sie uns bitte objektive Nachweise, die die Sachverhalte belegen. Dies kann z.B. über vertragliche Regelungen oder über konkrete Passagen in der QM-Dokumentation nachgewiesen werden.
Ablauf einer Multi-Site-Zertifizierung
Die Kiwa ZERTPUNKT Rahmenvereinbarung muss mit der Zentrale geschlossen werden.
Alle Standorte / Organisationen müssen im Vertrag benannt werden. Das gilt auch für Anlagen, die Vertragsbestandteil sind.
Wenn die Anforderungen für die Multi-Site-Lösung von Kiwa ZERTPUNKT erfüllt sind, werden wir ein entsprechendes Angebot machen. Ausgangspunkt der Ermittlungen ist bei dem Auditaufwand die Gesamtzahl des eingebundenen Personals an jedem Standort.
Kiwa ZERTPUNKT trifft eine Stichprobenauswahl für die Durchführung der Audits. Dafür sind bestimmte Kriterien vorgegeben (z.B. Größe, abweichende Arbeitsverfahren, Komplexität, Beschwerden).
Bei erfolgreicher Durchführung des Zertifizierungsverfahrens wird ein intermational anerkanntes Zertifikat für die gesamte Organisation erteilt. Alle zuvor einbezogenen Standorte werden dann im Zertifikat aufgeführt.
Voraussetzung für eine erfolgreiche Zertifizierung ist, dass die Anforderungen der Norm an allen Standorten erfüllt werden. Das Zertifikat muss entzogen werden, wenn einer der zertifizierten Standorte die Bedingungen nicht erfüllt. Umgekehrt gilt das auch.
Unternehmen und Organisationen können einige ihrer Standorte ins Managementsystem einbeziehen. Nur diese Standorte sind an das oben genannte Verfahren gebunden.
Allerdings ist es nicht möglich, Standorte während des laufenden Verfahrens neu einzubeziehen oder herauszulösen (z. B. wenn sich im laufenden Zertifizierungsverfahren herausstellt, dass ein Standort die Bedingungen nicht erfüllt).
Weitere Standorte können in einem separaten Prozess im Rahmen von Audits für Überwachung oder Re-Zertifizierung aufgenommen werden. In diesem Fall muss der Auditaufwand neu ermittelt werden. Wenn ein Standort aus dem Geltungsbereich herausgelöst werden soll, ist uns dies ebenfalls mitzuteilen. Das Zertifikat muss dann entsprechend angepasst werden.