Vaalijalan pitkäjänteinen laatutyö toi tulosta – ensimmäinen tämän kokoluokan sote-toimija saa ISO 9001-laatusertifikaatin
Uutisoimme viime syksynä Vaalijalan kuntayhtymän ISO 9001:2015 –sertifiointiprosessin käynnistämisestä. Vaalijala on kuntayhtymä, jonka omistaa 33 kuntaa.Sen kauaskantoinen tavoite on nyt saavutettu. Arviointi on saatettu päätökseen ja kuntayhtymä vastaanottaa ensimmäisenä tämän kokoluokan julkisena toimijana kansainvälisen laatusertifikaatin todisteeksi laatutyöstään.
Vaalijala asetti sertifikaatin saavuttamisen tavoitteekseen jo vuonna 2012. ”Sertifiointiprosessi itsessään ei ole kovin pitkä prosessi. Kuntayhtymämme takana oli mittava, yli viiden vuoden prosessi toimintakäytänteiden kehittämisessä isossa organisaatiossa. Esityö itse sertifiointia varten oli siihen nähden pientä. Kun tunsimme, että olemme valmiita, kokosimme tiedot Vaalijalan yksiköistä ja henkilöstövahvuudesta. Ennen sertifiointia kokosimme auditoitavien yksiköiden yhteystiedot ja sovimme aikataulutuksen ehdotuksen mukaan”, kertoo Vaalijalan laatupäällikkö Merja Jäppinen.
"Vaalijalan pitkäjänteinen työ ja kovat tavoitteet toimivat hyvinä esimerkkeinä muille sote-alan toimijoille. Kansainvälisen mittapuun mukaan ISO 9001 -mukaista sertifiointia tavoitellessaan, Vaalijalan kuntayhtymä sai kattavan näkemyksen toimintajärjestelmänsä tilasta ja sen kehityskohteista eri toimipaikoissa. Arviointi toimii erinomaisena näyttönä maakuntauudistusten vaatimissa kehitys- ja yhtenäistämisprosesseissa, kertoo pääarvioija Ulla Tikkanen arvioinnin suorittavasta Kiwa Inspectasta.
Kuntayhtymän arviointia suorittivat Tikkasen lisäksi pääarvioijat Pekka Närhi ja Paula Mikkola. Tiiminä toimiminen tuo aikatauluetuja ja näkemyksiä saadaan laajemmin. Arviointiprosessi aloitettiin viime syksyllä ennakkoarvioinnilla, jotta pystyttiin selvittämään mahdolliset kuilut nykyisen laatutason ja sertifiointitason välillä. Tämän jälkeen kuntayhtymällä oli vielä hetki aikaa muuttaa toimintatapoja ennen varsinaista arviointia, jonka ensimmäinen vaihe alkoi vuoden alussa ja toinen järjestettiin helmikuun lopulta alkaen. Sertifiointiprosessiin kuului myös palaute ja yhteenvetovaihe, jotka olivat antoisia vaiheita asiakkaan kehittymisen kannalta.
”Palvelukokemus oli alusta alkaen hyvä. Arviointikumppanin valinnassamme painottui Kiwa Inspectan tukevat resurssit ja kokemus sote-alan auditoinneista. Kaikissa auditointitilanteissa tuli esiin auditoijien hyvä vuorovaikutus, asiantuntijuus ja ammatillisuus. Palaute oli hyvää yksiköiden tahoilta, jännittävä tilanne muodostui oppimis- ja kehittämistilanteeksi”, paljastaa Jäppinen.
Pääarvioija Ulla Tikkasen mielestä sertifiointiprosessi kuvaa hyvin Vaalijalan toimintatapoja: ”Kun prosessi aloitettiin, se vietiin maaliin tehokkaasti aikaa hukkaamatta. Yhteistyö oli sujuvaa ja arvioijamme saivat hyvän käsityksen eri toimipisteiden yhtenäisistä toimintakäytännöistä. Arvioijamme olivat tervetulleita ja heitä suorastaan odotettiin. Voin nyt todeta, että Vaalijalan toimintajärjestelmä on huolella rakennettu ja se vastaa täysin ISO 9001 standardia. Koko organisaatiossa vallitsee intohimoinen kehittämisen henki johdosta rivityöntekijöihin”.
”Voin suositella sertifiointiprosessia kaikille yrityksille ja yhteisöille. Ulkopuolisen auditoijan arviointi vahvistaa omia näkemyksiä ja tuo esiin kehittämisideoita. Tavoitteenani on ollut, että laatu ei ole mitään erillistä vaan kuuluu jokaisen työntekijän normaaliin työhön, sertifiointiprosessi lisäsi tietoisuutta asioista. Henkilöstö on tehnyt paljon työtä ja johtamisprosessi on jäntevöitynyt”, kertoo Jäppinen.
Arviointipalvelun hankintaan osallistuivat laatupäällikkö Jäppisen lisäksi kuntayhtymän johtaja Ilkka Jokinen yhdessä johtoryhmän ja hallituksen kanssa. Itse auditointiprosessiin osallistui johtoryhmä, yksikkötasolla yksiköiden esimiehet ja henkilöstö tilanteen mukaan, sektorijohtajat pääsääntöisesti, laatupäällikkö muutamassa yksikössä. Arviointeja tehtiin mm. Nenonpellossa, Mikkelissä, Pieksämäellä, Kangasniemellä ja Varkaudessa.
Johtamisjärjestelmän sertifiointi on prosessi, jossa yritys tai organisaatio hakee ulkopuolisen tahon, sertifioijan, tekemän auditoinnin kautta todistusta ko. järjestelmän standardinmukaisuudesta. Tällöin sertifioija varmistaa, että organisaation laadunhallinta vastaa standardivaatimuksia ja että käytännössä toimitaan niiden mukaisesti. ISO 9001 -standardin perusrakenteeseen kuuluvat vaatimukset ja arviointi johdon vastuusta, resurssien hallinnasta, prosessien hallinnasta ja mittaamisesta, analysoinnista ja kehittämisestä (auditointi, prosessien valvonta, jatkuva parantaminen). Lisäksi prosessissa tuodaan esiin riskejä ja kehityskohteita joiden avulla organisaatio/yritys voi tehostaa ja parantaa toimintaansa.