Julkishallinnon asiakirjanhallinnan digitalisoituminen kohdistaa lukuisia vaatimuksia asiakirjojen sähköiseen käsittelyprosessiin ja erityisesti sen loppupäähän – asiakirjojen luotettavaan sähköiseen pysyväissäilytykseen. Kun tavoitteena on puhtaasti sähköinen arkisto, täytyy asiakirjojen käsittelyprosessin mahdollistaa tämä lopputulos jo prosessin alusta lähtien. Kansallisarkiston SÄHKE2 -normiston tavoitteena on varmistaa, että tietojärjestelmän sähköisessä prosessissa muodostuvat asiakirjatiedot ovat todistusvoimaisia myös yksinomaan sähköisessä muodossa säilytettynä.
Kiwa Inspectan SÄHKE2–tietojärjestelmäsertifiointi perustuu Kansallisarkiston SÄHKE2–normiin ja siitä johdettuihin tietojärjestelmiä koskeviin kriteeristöihin. Normia ja kriteeristöjä kehittää ja ylläpitää Kansallisarkisto. Kriteeristöjä on kolme erilaista tietojärjestelmien tyypin mukaisesti:
- operatiivinen järjestelmä,
- eAMS-järjestelmä (tiedonohjausjärjestelmä)
- säilytysjärjestelmä
Kriteeristöt yhdessä tietojärjestelmän kehittämiseen liittyvien prosessivaatimusten kanssa muodostavat sen vaatimuskokoelman, jota vasten SÄHKE2-sertifiointi tapahtuu. SÄHKE2-sertifiointi on perustyypiltään tuotteeseen kohdistuvaa varmennusta, mutta tietojärjestelmätuotannon ja -kehityksen erityispiirteiden mukaisesti se sisältää myös vaatimuksia tuotteen laadunvarmistukseen erityisesti ohjelmistojen muutosten hallinnan osalta.
SÄHKE2-sertifioinnin kattavuus
Kiwa Inspectan SÄHKE2-sertifiointipalvelu kattaa sertifioitavien järjestelmien alustavan tarkastuksen, varsinaisen sertifiointitarkastuksen sekä vuositarkastukset, joiden tarkoituksena on varmistaa sertifioitujen tuotteiden säilyminen vaatimuksenmukaisena ohjelmistoversiosta toiseen.
SÄHKE2-sertifioinnin edut
SÄHKE2-sertifioinnin avulla ohjelmistotoimittaja voi osoittaa kehittämiensä järjestelmien soveltuvuuden tukemaan luotettavan sähköisen pysyväissäilytyksen prosesseja. SÄHKE2-sertifikaatti on puolueettoman ja akkreditoidun sertifiointielimen antama todistus siitä, että järjestelmä täyttää kaikki siihen kohdistuvat normiston vaatimukset. Lisäksi se osoittaa, että toimittajan kehitysprosesseihin on rakennettu tarvittavat kontrollit SÄHKE2-vaatimuksenmukaisuuden säilyttämiselle.
Palveluun liittyvät kriteeristöt
Arkistolaitoksen SÄHKE-normit