Apelācijas iesniedzamas gadījumos, ja ir pamatotas pretenzijas attiecībā uz Sertificēšanas institūcijas pieņemto lēmumu sertifikācijas procesa ietvaros.

Sūdzības iesniedzamas visos pārējos gadījumos, ja ir pamatotas pretenzijas pret Sertificēšanas institūcijas darbību vai bezdarbību.

Sūdzības un apelācijas par Sertificēšanas institūcijas darbību var tikt iesniegtas pa e-pastu, pastu vai arī personīgi pēc adreses:

A/S “Inspecta Latvia”
Sertificēšanas institūcija
Skanstes iela 54A
Rīga, LV-1013

Sūdzībā vai apelācijā minimāli iekļaujamā informācija ir sekojoša:

• iesniedzējs (pilns juridiskais nosaukums, adrese, kontaktpersona un kontakttālrunis);
• adresāts;
• sūdzības vai apelācijas būtība (problēmas izklāsts, pēc iespējas sniedzot pamatojumu ar atsaucēm uz standartiem vai normatīvajiem aktiem).

Sūdzības

14 dienu laikā no sūdzības iesniegšanas brīža to izskata institūcijas vadītājs, konsultējoties ar kvalitātes vadītāju un uzņēmuma vadītāju. Sūdzības izskatīšanas laikā, nepieciešamības gadījumā, tiek iesaistīts arī institūcijas personāls, kurš nav ieinteresēts sūdzības izskatīšanas galarezultātā. Gadījumā, ja sūdzība izrādās pamatota, institūcijas vadītājs nodrošina atbilstošu pasākumu veikšanu problēmas noskaidrošanai.

Ja sūdzība ir attiecināma uz sertificētu klientu, tad Sertificēšanas institūcijai ir jāsazinās ar attiecīgo klientu, informējot to par sūdzības saņemšanu, bet neizpaužot sūdzības iesniedzēju konfidencialitātes apsvērumu dēļ. Sertifikācijas institūcija izskata sūdzību savas kompetences robežās. Ja sūdzība attiecināma uz sertificētu vadības sistēmu, tad, nepieciešamības gadījumā, pie sūdzības izskatīšanas jāpārskata sertificētās vadības sistēmas efektivitāte.

Apelācijas

Apelācijas izskatīšanai tiek sasaukta Sertificēšanas institūcijas Konsultatīvās padomes ārkārtas sēde, kurā padomes priekšsēdētājs informē padomes locekļus par apelācijas būtību. Sertificēšanas institūcijas vadītājs nodrošina apelācijas atbilstošu izskatīšanu, kas nodrošinātu nediskriminējošu attieksmi pret apelācijas iesniedzēju. Apelācijas izskatīšanas procesā nevar piedalīties personas, kuras ir piedalījušās sertifikācijas procesā, vai pieņēmušas sertifikācijas lēmumus. Ja izskatot apelāciju, tiek secināts, ka pirms tam institūcijā ir bijusi izskatīta līdzīga apelācija, tad apelācijas izskatīšanas procesā ir jāņem vērā iepriekšējās apelācijas rezultāti.

Ja iespējams, Sertificēšanas institūcijas Konsultatīvā padome uzreiz sanāksmē formulē ieteikumus Sertificēšanas institūcijas rīcībai. Ja tas nav iespējams un ir nepieciešama kāda eksperta palīdzība radušās situācijas atrisināšanai, izvēlas piemērotu (tādu, kurš nav ieinteresēts ietekmēt apelācijas izskatīšanas galarezultātu) pretendentu.

Attiecīgā eksperta kandidatūra tiek saskaņota ar apelācijas iesniedzēju. Tas nozīmē, ka apelācijas iesniedzējam ir jāiesniedz rakstisks apliecinājums, sniedzot piekrišanu vai noraidījumu izvirzītajai kandidatūrai. Apelācijas iesniedzēja noraidījums un pamatojums izvirzītās kandidatūras noraidīšanai ir rakstiskā veidā jāiesniedz Sertificēšanas institūcijas Konsultatīvās padomes priekšsēdētājam. Ja noraidījuma pamatojums ir pietiekams, tad padome izvēlas citu izskatītāju un to atkārtoti saskaņo.

Apelācijas izskatītāja saskaņošana, pēc apelācijas iesniedzēja vēlēšanās, var notikt Sertificēšanas institūcijas Konsultatīvās padomes laikā. Tad apstiprinājumi nav jāiesniedz rakstveidā, bet apelācijas iesniedzējam ir jāparaksta Sertificēšanas institūcijas Konsultatīvās padomes sanāksmes protokols, tādejādi apliecinot protokola pareizību un izslēdzot iespējas iesniegt pretenzijas pret apelācijas izskatītāja kandidatūru.

Kad apelācijas izskatītājs ir sniedzis savu novērtējumu, Sertificēšanas institūcijas Konsultatīvā padome to izskata un pieņem lēmumu par tālāk veicamajām rīcībām.

Par pieņemtajiem ieteikumiem Sertificēšanas institūcijas Konsultatīvā padome informē apelācijas iesniedzēju un Sertificēšanas institūcijas vadītāju.

Sertificēšanas institūcijas vadītājs nodrošina noteikto pasākumu veikšanu un pēc to izpildes rakstiski informē sūdzības iesniedzēju un Sertificēšanas institūcijas Konsultatīvo padomi.