Directiesecretaresse

Ben jij op zoek naar een uitdagende en afwisselende secretariële functie binnen een snel groeiende internationale organisatie? Wil jij je dagelijks bezighouden met zeer complex agendabeheer, ondersteuning in afwisselende projecten en samenwerken en ondersteuning bieden aan de directie van Kiwa? Word dan directiesecretaresse bij Kiwa in Rijswijk!

Functieomschrijving

Als directiesecretaresse ondersteun je en ontzorg je de directie van Kiwa op groepsniveau. Jij zorgt ervoor dat de directieleden optimaal hun werk kunnen uitvoeren. Jij beheert en bewaakt de complexe agenda’s en zorgt voor een efficiënte planning.  Je weet de juiste prioriteiten te stellen uit de vele mails die worden ontvangen en beantwoordt interne en externe vragen, veelal ook uit het buitenland.

Samen met je collega-directiesecretaresses vorm je een toegankelijk, gastvrij en zelfstandig werkend team. Met elkaar vangen jullie de pieken in werkzaamheden op en zorgen voor een continue ondersteuning van het complete directieteam. De sfeer is ontspannen en collegiaal, er is ruimte voor humor, persoonlijke aandacht en tegelijk wordt er door jullie hard gewerkt aan het gezamenlijke doel.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan onder andere uit:

  • Het aanbrengen van logica en rust en het beheren en bewaken van complexe agenda’s;
  • Het verzorgen van een evenwichtige verdeling van tijd voor vergaderingen, voorbereiding en het onderhouden van interne en externe relaties;
  • Het organiseren van vergaderingen, zakenreizen en meetings;
  • Het zelfstandig opstellen en uitwerken van correspondentie, PowerPoint presentaties en Excel overzichten;
  • Het beoordelen van verzoeken tot ondertekening van documenten en het organiseren van de ondertekening;
  • Het verwerken en/of archiveren van documentatie;
  • Ondersteuning in projecten, bewaken van de voortgang, signaleren van stagnaties en het doen van suggesties voor het oplossen daarvan.

Wat verwachten wij van jou in de functie van Directiesecretaresse?

De directiesecretaresse die wij zoeken is flexibel, accuraat en discreet. Jij gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie, kunt snel schakelen en goed omgaan met veranderingen en deadlines. Je bent enthousiast, resultaatgericht, zelfstandig en sterk in het samenwerken met je collega’s.

Beschik jij over het volgende profiel?

  • Hbo-werk- en denkniveau;
  • Ruime ervaring met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Minimaal 32 uur per week beschikbaar.

Wat zetten wij daar tegenover?

Een uitdagende en afwisselende baan met een uitgebreid inwerkprogramma met (interne) cursussen en opleidingen omdat wij aandacht hechten aan jouw verdere persoonlijke ontwikkeling.

Onze medewerkers zijn ons belangrijkste kapitaal. Dat zie je direct terug in de aandacht die wij onze mensen geven en daarom belonen met een goed salaris (passend bij opgedane kennis en werkervaring), een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband, 27 verlofdagen, 10 atv-dagen, 8% vakantiegeld, een uitstekende pensioenregeling en de keuze uit een variabele beloning of eindejaars-/winstuitkering .

Waar ga je werken?

In deze functie kom jij te werken bij het directiesecretariaat van de Kiwa Groep met standplaats Rijswijk. Je gaat nauw samenwerken met je collega’s van het directiesecretariaat en de directie. Je maakt deel uit van een deskundig en gedreven team waar een collegiale, informele werksfeer en teamwork voorop staat. In deze rol leg je verantwoording af aan de directiesecretaris.

Ben je geïnteresseerd en is de functie Directiesecretaresse iets voor jou?

Aarzel dan niet en klik op de rode sollicitatiebutton rechtsboven om te solliciteren bij Kiwa.

Meer informatie

Heb jij nog vragen over de vacature of wil je meer te weten komen over onze organisatie? Dan kom ik graag met je in contact: Patricia Vermeulen (HR Business Partner) telefonisch te bereiken op +31 683 26 31 19.