Het audittraject Kiwa keurmerk COVID-19 preventiemaatregelen in 5 stappen

De uitbraak van het coronavirus COVID-19 heeft wereldwijd grote gevolgen voor de manier waarop mensen werken, recreëren en hun sociale leven inrichten. Na de gehele of gedeeltelijke lockdowns van voorjaar 2020 pakken organisaties de draad weer op en wordt gezocht naar mogelijkheden om de bedrijfsvoering, binnen de richtlijnen, voort te zetten. Kiwa’s keurmerk COVID-19 preventiemaatregelen helpt daarbij, door duidelijkheid en vertrouwen te creëren. Hieronder leggen we in 5 stappen uit hoe het audittraject van dit certificaat er uit ziet.

1. Kennismaking

Wanneer uw organisatie in aanmerking wil komen voor het Kiwa Keurmerk COVID-19 preventiemaatregelen neemt u contact op met Kiwa. Dat kan via +31 (0)88 998 49 00 of door het online offerteformulier in te vullen.

Daarna wordt een verkennend gesprek ingepland. In dit gesprek leggen wij u uit waar uw organisatie aan moet voldoen om voor de certificering in aanmerking te komen en kunt u ons meer vertellen over uw organisatie. Zo stemmen we van tevoren duidelijk af wat wij gaan toetsen, hoe we dat doen en hoeveel tijd dat in beslag gaat nemen.

Doordat het Kiwa keurmerk COVID-19 preventiemaatregelen is gebaseerd op de structuur van internationale ISO-normen kan het audittraject uitstekend worden gecombineerd met de audit van andere managementsystemen voor kwaliteit (ISO 9001), milieu (ISO 14001, ISO 50001) en arbo (ISO 45001).

2. Zelfbeoordeling

Kiwa heeft een zogenaamde kadernorm ontwikkeld: hierin staan de eisen waar iedere organisatie aan moet voldoen. Als een organisatie een overeenkomst met Kiwa heeft gesloten, zal er contact plaatsvinden om te inventariseren welke specifieke organisatie- en branchegerelateerde richtlijnen aanvullend van toepassing zijn. Naar aanleiding van deze toegevoegde informatie zal Kiwa dit verwerken zodat er met een op maat gemaakte norm gewerkt kan worden. Meer hierover leest u in het artikel ‘COVID-19 keurmerk behalen? Hier moet u aan voldoen!’.

Na de kennismaking heeft u een duidelijk beeld van de elementen waarop uw organisatie beoordeeld wordt. U kunt vervolgens zelf uw organisatie op deze elementen toetsen om te zien of u klaar bent voor de beoordeling door Kiwa.

3. Beoordeling door Kiwa

Is uw organisatie klaar voor beoordeling? Dan zal een Kiwa-auditor de beoordeling uitvoeren. Kern van de audits is hygiëne, veiligheid en communicatie. Tijdens de kennismaking is bepaald of een organisatie uit meerdere onderdelen bestaat, zodat er ook duidelijkheid is waar de auditoren specifiek naar kijken. Het aantal onderdelen is mede bepalend voor de tijdsbesteding. De minimaal tijdsbesteding is één dag.

Hoewel ook wordt gecheckt of alle vereisten zijn vastgelegd, vindt het grootste deel van de audit op de werkvloer plaats. Daar kan immers worden beoordeeld of de eisen goed zijn geïmplementeerd en worden gehandhaafd. Zo kan ook worden beoordeeld of het voor de klant duidelijk zichtbaar is dat men veilig van de aangeboden diensten gebruik kan maken.

4. Toekenning

Voldoet uw organisatie aan alle eisen, dan ontvangt u een conformiteitsverklaring. Ook wordt uw organisatie opgenomen in het register Kiwa keurmerk COVID-19 preventiemaatregelen. In dit register zijn alle organisaties terug te vinden die aan het keurmerk voldoen. Daarnaast krijgt u een sticker waarmee u zichtbaar kunt maken dat uw organisatie voldoet aan de voor de branche geldende eisen betreffende COVID-19 preventiemaatregelen.

5. Herbeoordeling

Als certificaathouder hebt u het recht om een keurmerk te gebruiken. U bent natuurlijk verplicht om ook ná het behalen van het keurmerk te werken volgens de eisen daaruit. Na de initiële beoordeling bezoekt een Kiwa-auditor elke zes maanden uw bedrijf (aangekondigd en onaangekondigd) om te controleren of uw organisatie nog steeds aan de eisen voldoet en of u het keurmerk kunt behouden.

Meer weten?

Meer weten over de voordelen van certificeren? Lees dan het artikel ‘De voordelen van het Kiwa keurmerk COVID-19 preventiemaatregelen’.