19 mai 2020

Bedriftshelsetjeneste med trippel ISO-sertifisering

Daglig leder Trond Grønvold (t.h.) og utviklingsleder Knut Hellwege i Salutis HMS har gode erfaringer med ISO-sertifisering.

I løpet av et år har Salutis HMS med sine to søsterselskaper gjennomført sertifisering innen både kvalitet, miljø og arbeidsmiljø.

Daglig leder Trond Grønvold og utviklingsleder Knut Hellwege i Salutis HMS forteller at utgangspunktet for å sertifisere seg var en økende miljøbevissthet.

- Vi erkjente at vi kjørte veldig mye bil når vi skulle ut til kunder og levere tjenester. Det var uforholdsmessig mye bilkjøring både sommer og vinter, og det har jo et klart miljøaspekt, sier Grønvold og fortsetter:

- Salutis konkurrerer ofte om offentlige anbud som gjerne inneholder miljøkrav. Det beste man kan vise til i slike sammenhenger er ISO 14001, som jo er den ledende internasjonale miljøstandarden.

Dermed besluttet selskapet seg for å gå for sertifisering.

- Min erfaring er at ikke bare offentlige, men også private anbydere har stadig sterkere miljøfokus, skyter Hellwege inn.

Lego for voksne

Da Salutis hadde etablert et styringssystem basert på 14001-standarden, valgte de raskt å supplere med flere standarder.

- Vi så behovet for å få ISO 9001 for kvalitet inn i ledelsessystemet. Da vi var i gang med dette, tok vi samtidig med ISO 45001-standarden for arbeidsmiljø, forteller Grønvold.

- Sertifikatet for arbeidsmiljø gir oss svært høy troverdighet som bedriftshelsetjeneste, fordi vi nå tar vår egen medisin, sier Hellwege og tilføyer:

- Vi selger jo bistand innen arbeidsmiljø. Hvis ikke vi skal være sertifisert, hvem skulle da være det?

Hellwege sammenligner det å kombinere flere ISO-standarder med å bygge lego-klosser, siden standardene er kompatible og har mange fellesnevnerne. Da den første sertifiseringen var på plass, var det ikke et så stort steg å utvide med ytterligere to standarder, fastholder han.

En bærekraftig familie

Grønvold betegner Salutis som en familie som omfatter flere virksomheter. I tillegg til bedriftshelsetjenesten består Salutis av psykologsenteret Salutis Psykologi og bedriftsrådgivningsselskapet Salutis Solutions.

- Da Salutis HMS hadde fått sitt sertifikat, valgte vi å inkludere de to søsterselskapene. Nå er alle tre selskapene sertifisert for kvalitet, miljø og arbeidsmiljø. Til sammen dekker vi dermed veldig mye innen området bærekraft, noe som våre kunder og samfunnet generelt, blir mer og mer opptatt av. Så vidt jeg vet, er vi den eneste bedriftshelsetjenesten, det eneste bedriftsutviklingsselskapet og det eneste psykologselskapet i landet med alle disse sertifikatene, sier Grønvold.

- Dere har sertifisert tre selskaper på ganske kort tid. Hvor lenge siden er det dere startet prosessen?

- Salutis HMS ble sertifisert for miljø i mars 2019. Da hadde vi brukt omtrent seks måneder på forberedelser. Ett år senere, i forbindelse med den årlige revisjonen og resertifiseringen av Salutis HMS, sertifiserte vi Salutis HMS for kvalitet og arbeidsmiljø parallelt med at de to resterende selskapene også fikk sine tre sertifikater, oppgir Hellwege.

Videoopplæring og egenerklæring

Hellwege peker på noen suksessfaktorer. Han forteller at involveringen i organisasjonen har vært stor underveis i prosessen. Det ble blant annet laget en times videoundervisning for alle ansatte med gjennomgang av sertifiseringen.

- For å skape eierskap fikk alle i oppdrag å lage en egenerklæring der hver enkelt beskrev hva han eller hun skulle fokusere på innen kvalitet, miljø og arbeidsmiljø. Det ble ikke lagt noen føringer på hva slags tiltak de satte opp. Alle skulle finne sine egne personlige mål og sitt eget nivå: Kan jeg bruke offentlig transport til og fra kunden? Er det et alternativ å ta sykkel? Vi opplevde at effekten av dette var veldig god, fordi det skapte en refleksjon over hva den enkelte ønsket å forplikte seg til, forklarer Hellwege.

- Hva er deres erfaring med Kiwa som sertifiseringsorgan?

- Som daglig leder er mitt inntrykk at dette har vært veldig profesjonelt og serviceorientert. Jeg vil si at det har det overgått mine forventninger, konstaterer Grønvold.

Hellwege bemerker med et smil at daglig leder alltid har høye forventninger, så når han kommer med en slik uttalelse, sier det ikke lite.

- Jeg kan legge til at tilnærmingen til Kiwa har vært veldig fleksibel. Revisor har tilpasset seg våre behov på alle måter. Jeg har ikke angret ett sekund på valget, og vi kommer nok til å bruke Kiwa også i fremtiden, fastslår Hellwege.

Digital revisjon

Revisjonsleder Ingebjørg Sjåstad i Kiwa berømmer på sin side Salutis for å ha kommet i mål med tre sertifiseringer i løpet av et år. Hun forteller at på grunn av Covid-19 foregikk den siste revisjonen delvis ved hjelp av online-intervjuer.

- Jeg synes Salutis håndterte denne prosessen på en svært god måte. Vi tok tak i felles utfordringer med Covid-19, og revisjonen ble gjennomført med et meget tilfredsstillende resultat, poengterer Sjåstad.

Kontinuerlig forbedring

Grønvold sier at målet fremover er å videreutvikle det grunnlaget som er lagt.

- Nå som vi er sertifisert, kommer vi til å jobbe aktivt med å bli bedre både på kvalitet, ytre miljø og arbeidsmiljø. Det interne arbeidsmiljøet hos oss er godt, men vi kan alltid bli bedre, fremhever Grønvold.

Et konkret resultat av det nye styringssystemet er en eksplosiv økning i avvik. Grønvold forteller:

- Med vårt forrige avvikssystem hadde vi knapt noen registrerte avvik gjennom et helt år. Med den nye avviks- og forbedringsloggen vår har det kommet inn flere hundre avvik i løpet av noen måneder. Nå er hele organisasjonen opptatt av å melde avvik og skrive forbedringsforslag. Det har vært en formidabel kulturendring som går ut på å innse at vi blir bedre av å lære av våre egne feil. Resultatet er en mer standardisert måte å arbeide på. Om du er sykepleier i Trøndelag, Hordaland eller Innlandet, utføres jobben på samme måten. Det skal være gjenkjennbart i hele selskapet, fastslår Grønvold.

- Vi har dessuten blitt mer bevisste på at vi til enhver tid bruker spisskompetanse til å utføre oppdrag. Kunden har krav på å få den beste kompetansen for å løse den utfordringen vedkommende har, fortsetter han.

- Vi har fått tydeliggjort hva vi står for, og hvilke prinsipper vi har for kvalitet, miljø og arbeidsmiljø. Vi har også identifisert og adressert vår viktigste risikoer innenfor de tre områdene.

Anbefaler sertifisering til alle

Hellwege oppfordrer alle bedrifter, uansett bransje, om å vurdere ISO-sertifisering.

- Tidligere hadde jeg personlig en oppfatning av at ISO-sertifisering var hyllevis av permer uten noen særlig praktisk betydning, men nå kan jeg si at jeg har bare gode erfaringer med denne prosessen. For oss i Salutis har sertifiseringen vært en bevisstgjøring. Det har skjedd en adferds- og holdningsendring både i ledergruppen og hos medarbeiderne. Det betyr økt kvalitet i alle ledd, og kvalitet går hånd i hånd med lønnsomhet. Det å gjøre ting riktig første gang er god butikk. Det gir kort og godt effekt på bunnlinjen, uttaler Hellwege.

Om selskapet:
Salutis HMS er en bedriftshelsetjeneste med 41 ansatte som holder til i Innlandet, Hordaland, Oslo og Akershus og Trøndelag. De leverer tjenester i hele landet og har over 1300 virksomheter som kunder. Salutis omfatter også psykologsenteret Salutis Psykologi og bedriftsrådgivningsselskapet Salutis Solutions.