GLOBALG.A.P. IFA Akvakultur & GRASP - Praktisk revisjonsgjennomføring - steg for steg
Revisjonsleder Martin Ottestad fra Kiwa (t.v.) på revisjon sammen med Jøran Birkelund, områdeleder på lokaliteten Mohamn hos Salaks Produksjon AS. (Foto: Salaks)
Mange oppdrettere i Norge har allerede GLOBALG.A.P.-sertifisering, mens andre lurer på om de skal bli sertifisert. Linda Løversen, avdelingsleder Feed, Food & Farm sertifisering i Kiwa sier at det kommer endel spørsmål fra oppdrettere om hvordan man går frem, og i denne artikkelen gir hun en kortfattet og stegvis presentasjon av Kiwas prosess for GLOBALG.A.P. akvakultursertifisering.
Steg 1: Søknad og registrering
Prosessen starter med at sertifiseringsorganet mottar en forespørsel fra kunde /oppdretter om muligheter for å bli GLOBALG.A.P.-sertifisert. Det er en del kriterier som må være på plass, og for å undersøke om sertifiseringsprosessen kan initieres, sender Kiwa et Søknads – og registreringsskjema for utfylling og signatur til kunde. Kiwa bistår gjerne med utfylling av skjemaet for å sikre korrekt informasjon. Dersom kriteriene er oppfylt, godkjennes søknaden for videre prosess.
Steg 2: Tilbud og kontrakt
Tilbud med priser og betingelser utarbeides basert på den mottatte informasjonen. Tilbudet, sammen med GLOBALG.A.P. Sublicense- and certification agreement, som er avtale med GLOBALG.A.P., sendes til kunde for aksept og signering. Ved signering gjøres tilbudet om til en formell kontrakt, og sertifiseringsaktivitetene kan igangsettes.
Steg 3: Planlegging av revisjon
Kiwa registrer selskapet i GLOBALG.A.P. databasen basert på opplysningene i søknads- og registreringsskjemaet (steg 1) og kunden får et GLOBALG.A.P. GGN. Dette er et unikt identifikasjonsnummer som brukes i GLOBALG.A.P.-systemet. Den utnevnte revisoren kontakter kunden for å planlegge revisjonstidspunkt. Minimum to uker før revisjonen sender Kiwa ut en revisjonsplan til kunden. Revisjonsplanen inneholder detaljert agenda med datoer, tidspunkter, adresser for besøk, omfang, personell etc. Førstegangsrevisjon er alltid annonsert, påfølgende årlige revisjoner kan være uannonserte.
Selvevaluering / internrevisjon av GLOBALG.A.P. krav må gjennomføres årlig, og Kiwa må ha fått tilsendt utfylte sjekklister i god tid før avtalt revisjonstidspunkt.
Steg 4: Gjennomføring av revisjon
Revisjoner kan deles i off-site og on-site del hvis ønskelig. Off-siterevisjonen kan gjennomføres ved at revisor fra Kiwa får lesetilgang til relevant ledelsessystem og dokumentregister eller i form av et Teams-møte og inkluderer det som er relevant i sjekklisten. On-siterevisjonen omfatter gjenstående deler av sjekklisten, produksjonsprosesser samt verifikasjon av informasjon gjennomgått i off-siterevisjonen. On-siterevisjonen fokuserer på intervju med ledelse, ansatte og fysisk befaring på lokaliteter som inngår i sertifikatet.
En revisjon starter alltid med et åpningsmøte, og avsluttes med et sluttmøte. Varighet på revisjonen avhenger av antall lokaliteter og omfang, men mange av våre oppdrettskunder har besøk av oss 2-4 dager i året.
Kunder uten overordnet Quality Management System (QMS), singel- eller multisite, revideres en gang per år, alle lokaliteter som skal inkluderes i sertifikatet besøkes. Multisite-kunder med overordnet QMS-system besøkes to ganger per år, som hovedregel revideres QMS-systemet pluss kvadratroten av antall lokaliteter.
Steg 5: Lukking av avvik
Eventuelle observasjoner eller avvik funnet under revisjonen oppsummeres, gjennomgås og enes om i sluttmøtet. Avvikene legges inn i Kiwas kundeportal og behandles der av kunden – og lukkes i portalen når lukkedata er godkjent av revisor. Kunden har en tidsfrist på 28 dager (3 måneder for førstegangsrevisjon) fra avslutningsmøte til å gi tilbakemelding på eventuelle avvik. Tilbakemelding på avvik og prosess med lukking gjennomføres på en egen IT-portal, «Kundeweb».
Steg 6: Sertifikatutstedelse
Når alle avvik er lukket, ferdigstiller revisor sin rapport og sender den til teknisk gjennomgang og deretter til sertifiseringskomiteen. Sertifikat utstedes for ett år fra sertifiseringsbeslutningsdato. GLOBALG.A.P. database oppdateres. Sertifikatet skal utstedes innen 28 dager etter at alle avvik er lukket.
Årlig revisjon
GLOBALG.A.P.-sertifikatene skal deretter fornyes årlig.
For mer informasjon om GLOBALG.A.P. sertifisering, se GLOBALG.A.P. Aquaculture | Kiwa eller GLOBALG.A.P. sine hjemmesider.