Succesvol voorbereiden op de IFS en BRCGS audit
Het voorbereiden op een audit kan een uitdaging zijn, maar met een goede aanpak kun je het proces soepel laten verlopen. Hieronder geven wij een aantal tips om je goed voor te bereiden op een audit.
De tips
Tip 1: Standaard en aanvullende documenten doornemen
Bij de voorbereiding van een audit is het belangrijk dat je volledig bekend bent met de standaard. Voor zowel IFS als BRCGS is deze vrij verkrijgbaar via de website. Daarnaast bieden beide standaarden een aantal aanvullende documenten aan, die zeer belangrijk zijn voor de voorbereiding van je audit.
IFS
De IFS bestaat niet alleen uit een Standaard, maar ook uit een Doctrine. In de Doctrine vind je de wijzigingen die na de publicatie van de Standaard zijn uitgebracht. Daarnaast biedt IFS een IFS Food audit checklist guideline aan. Hierin staan alle vereisten van de IFS Food standaard, met voorbeelden voor een goede voorbereiding en mogelijke non-conformities.
Alle beschikbare documenten kun je vinden in de IFS Document Hub. Deze kun je onderaan de IFS website vinden.
BRCGS
De BRCGS standaarden, samen met aanvullende informatie en documenten, kun je vinden op de officiële website van BRCGS. Bezoek de site om toegang te krijgen tot de meest recente versies van de standaarden, de Interpretation Guideline van de betreffende standaard, en andere nuttige bronnen.
Tip 2: Zorg voor een management review / HACCP verificatie
Bij de voorbereiding op een initiële audit volgens de IFS en BRCGS standaarden, is het essentieel om te weten dat zowel een management review als een HACCP verificatie altijd uitgevoerd moeten worden. Zorg ervoor dat er minimaal drie maanden aan informatie beschikbaar is.
Zorg ervoor dat deze reviews en verificaties tijdig en grondig worden uitgevoerd om een succesvolle audit te garanderen en om te voldoen aan de eisen van de BRCGS en IFS standaarden. Zie voor meer informatie de betreffende standaard. Eventueel ben je vrij om zelf een adviseur hiervoor in te schakelen.
Tip 3: Doe een interne audit voorafgaand aan de audit
Voer interne audits uit om potentiële problemen te identificeren en op te lossen voordat de officiële audit plaatsvindt. Dit helpt om ervoor te zorgen dat alle processen en procedures in overeenstemming zijn met de standaard*.
* Voor de standaarden IFS en BRCGS is het een verplichting dat er een interne audit is uitgevoerd. Zonder juiste interne audit kan er niet worden voldaan aan de eisen van de standaard en kan er geen certificaat worden verstrekt.
Geven wij advies gedurende een audit?
Wanneer wij een audit uitvoeren, mogen wij geen advieswerk verrichten. Het is de verantwoordelijkheid van de klant om ervoor te zorgen dat de standaard volledig is geïmplementeerd vóór aanvang van de audit. Indien nodig, kun je hiervoor een externe adviseur inschakelen.
Melden recalls, withdrawals, waarschuwingen/boetes NVWA
Volgens de IFS en BRCGS standaarden moet een Certificatie Instelling binnen 3 werkdagen op de hoogte worden gebracht van bijvoorbeeld een recall, withdrawal of een bezoek van de NVWA (zie de specifieke standaard voor de eis). Dit kan worden gedaan door een melding in te dienen via het klantportaal van Kiwa. Vanaf het moment dat je gecertificeerd bent, ben je verplicht om dergelijke meldingen tijdig in te dienen bij de Certificatie Instelling.
Ga naar Recall, withdrawal en incidenten melden voor meer informatie.
Een keer in de drie jaar onaangekondigd
Voor zowel de IFS als de BRCGS standaarden geldt dat er minimaal één keer in de drie jaar een onaangekondigde audit moet plaatsvinden. Dit is een vereiste om te voldoen aan de GFSI (Global Food Safety Initiative) normen.
Voor IFS geldt deze eis voor:
- IFS Food;
- IFS Logistics.
Voor BRCGS zijn de volgende standaarden betrokken bij deze eis:
- BRCGS Food;
- BRCGS Storage & Distribution;
- BRCGS Packaging.
De onaangekondigde audit wordt uitgevoerd binnen het audit window dat op het certificaat staat vermeld.
Bij het versturen van het definitieve rapport en certificaat informeren wij je welk type audit (aangekondigd of onaangekondigd) van toepassing is voor het volgende jaar. Daarnaast is er de mogelijkheid om je vrijwillig aan te melden voor het onaangekondigde protocol.
Optie pre-audit
Het is in sommige gevallen mogelijk een pre-audit uit te voeren, voorafgaand aan de certificatie audit. Tijdens de pre-audit komt dan naar voren bij welke eisen van de standaard je nog niet voldoet. Voor meer informatie kun je contact opnemen met: nl.info.food@kiwa.com.
Vragen?
Ga naar Veelgestelde vragen IFS of Veelgestelde vragen BRCGS om uw antwoorden te vinden. Wilt u meer weten? Neem contact met ons op.
Meer weten?
Wilt u meer weten over dit onderwerp? Bel ons op +31 (0)88 998 43 10, keuze optie 3 of vul het contactformulier in. Onze experts helpen u graag verder!