Jarenlang lag de lat hoog voor kleine organisaties die wilden voldoen aan de uitgebreide en soms complexe kwaliteitsnormen. Juist deze organisaties hebben doorgaans weinig medewerkers en geen managementlaag tussen werkvloer en (top) management. Het algemene HKZ-certificatieschema Kleine Organisaties houdt rekening met die bijzondere kenmerken en laat onnodige zaken rond implementatie van kwaliteit en veiligheid weg. Veiligheid, cliënt ervaringen, verbeteren van zorg, werkwijze, alles wat in een kleine organisatie speelt komt aan bod. De Raad voor Accreditatie, als onafhankelijke toezichthouder op keurmerken, heeft het schema goedgekeurd. Certificatie is mogelijk voor iedereen mits een organisatie voldoet aan de reikwijdte van het schema.

Reikwijdte van het certificatieschema:
1. Het maximale aantal medewerkers is 10 fte. Hierin tellen alle medewerkers mee ongeacht de wijze waarop ze in dienst zijn, dan wel hun diensten ingekocht of -gehuurd worden.
2. Management wordt meegeteld voor het vaststellen van het aantal fte, ongeacht of dit uitgevoerd wordt als neventaak door de zorgverleners of op andere wijze.
3. De praktijk/organisatie levert zorg vanuit één discipline (bijvoorbeeld huisartsenzorg, mondzorg, logopedie of fysiotherapie) of zorg geleverd door een multidisciplinair team met één probleemoriëntatie (bijv. de begeleiding en behandeling van cliënten met een autistische aandoening, de opvang van ex-gedetineerden).
4. De organisatie kent één vestiging en één management maar kan haar activiteiten op meerdere locaties uitvoeren.
5. De organisatie is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

Toelichting:
1. Aantal fte
Voor het vaststellen van het aantal fte, kan bijvoorbeeld gekeken worden naar het boekjaar voorafgaand aan certificatie. De gemiddelde inzet aan fte van eigen personeel, ZZP-ers, uitzendkrachten, ingehuurd personeel van andere instellingen e.d. kan dan over dat jaar berekend worden.
2. Management
Het komt voor dat een kleine organisatie functioneert onder een stichtingsbestuur op afstand of een vergelijkbare constructie. Zolang dit bestuur zich niet bezighoudt met managementtaken telt dit niet mee voor het aantal fte.
3. Eén discipline
De professional is de medewerker die de werkzaamheden behorende bij een bepaalde discipline uitvoert (zoals tandarts, huisarts, mensendieck, logopedist, fysiotherapeut). Vaak krijgt hij of zij ondersteuning van bijvoorbeeld een secretaresse of administratief medewerker. Dit alles valt binnen de definitie van discipline.
4. Locaties
Hierbij kan gedacht worden aan de fysiotherapeut die zijn werkzaamheden in meerdere verpleeghuizen verricht, de mobiele thuisverzorger die van de ene naar de nadere cliënt rijdt.

Organisaties die qua omvang klein zijn, maar niet aan de bovenstaande criteria voldoen, kunnen niet op het

Deze norm is noodzakelijk voor die organisaties die willen voldoen aan de eisen die gesteld worden door HKZ en de wens hebben te komen tot een HKZ gecertificeerde organisatie.

klik hier voor meer informatie over HKZ

Binnen het certificatietraject onderscheidt Kiwa een aantal processtappen fasen:

Offerte-aanvraag: Elke geïnteresseerde organisatie kan een offerte aanvragen bij Kiwa, geaccrediteerd door de Raad van Accreditatie voor o.a. dit schema, voor de beoordeling van het managementsysteem.
Contract: Gaat u keuze uit naar Kiwa als partner in uw certificatieproces, dan kunt u het contract afsluiten. Bij de offerte is een overeenkomst gevoegd.
Proefaudit : Voorafgaand aan het certificatietraject kunt u een proefaudit laten uitvoeren. De proefaudit is optioneel en geeft u inzicht in hoeverre uw systeem voldoet aan de eisen van de norm.
Initieel Bezoek en documentatiebeoordeling: Voordat de eigenlijke certificatie audit plaats vindt, brengen wij een inleidend bezoek aan uw organisatie. Het traject start met een beoordeling van onder andere uw (digitale) documenten op het voldoen aan de eisen van de gekozen certificatienorm(en). De documentatiebeoordeling en het initieel bezoek worden afgesloten met een rapport en het definitieve auditprogramma.
Certificatie audit (Initiële Audit): Tijdens deze audit draait alles om de praktische werking van uw managementsysteem. Aan de hand van interviews met managementleden en medewerkers zal KIWA zich tijdens de audit richten op de vooraf vastgestelde aandachtsgebieden, waarbij de eisen van de standaard(en) niet uit het oog worden verloren.
Periodieke audits : Nadat het certificaat behaald is, wordt de geldigheid jaarlijks gewaarborgd door het uitvoeren van een audit. Ook deze audits worden uitgevoerd op basis van aandachtsgebieden.
Hercertificatie : Het advies is om vier maanden voor de vervaldatum dient een hercertificatie audit plaats te laten vinden om de geldigheid van het certificaat met 3 jaar te kunnen verlengen.