Zigma ERP fant konkurransefortrinn i eget ledelsessystem
I arbeidet med IT-sikkerhet og kvalitetsledelse innså Zigma ERP at de kunne bruke sitt eget ERP-system for å strukturere reisen mot ISO-sertifisering.. Det åpnet opp for at løsningen kunne konfigureres på nye måter for å styrke intern kontroll og sporbarhet. I tillegg gir det mulighet for kundene av Zigma til å ta i bruk funksjonalitet på nye måter, og for Zigma til å utvide virksomheten til nye områder.
– Motivasjonen vår var enkel: Vi ville unngå fragmenterte verktøy og samle alt i én plattform. Det gir full oversikt, sporbarhet og kontroll – og demonstrerer tillit til egen løsning overfor kundene, sier Jesper Hebnes , daglig leder i Zigma ERP og fortsetter:
- Implementeringen av ISMS og revisjonsarbeidet har vært en sentral drivkraft. Arbeidet startet for å sikre kontroll internt og bygge tillit hos kundene. Dette arbeidet ble mer konkret da Raymond Lian, med erfaring fra ISO 9001, kom inn i selskapet. Raymonds bakgrunn som kvalitetsleder og revisor for ISO 9001, 14001 og 45001 ga et solid fundament for å bygge opp styringssystemet og tilpasse det mot It-sikkerhet og ISO 27001-kravene
Et ledelsessystem krever strukturert oppbygging. Teamet startet med samsvarsvurderinger mot relevante standarder og gjennomførte risikoanalyser på hele 93 punkter, noe som førte til identifisering av typiske risikoer og etablering av tiltak i samarbeid med ulike avdelinger. Det påpekes at mye var tidligere uformelt dokumentert, men at arbeidet med ISMS førte til at styringssystemet ble formalisert og strukturert fra bunnen av, noe som var tidkrevende, men verdifullt.
– Vi bygde hele styringssystemet opp rundt prosjektbaserte aktiviteter med planleggings-, utførende, kontroll- og korrigerende faser. Dette gjorde det mulig å knytte styringsdokumenter og risikoanalyser direkte til relevante kapitler og prosjekter, forklarer Raymond Lian, kvalitetsleder.
Gjennom arbeidet med IT-sikkerhet og kvalitetsledelse oppdaget Zigma ERP at mange av kravene i ISO-standardene kunne dekkes av funksjonalitet de allerede hadde, ved å knytte sammen funksjonalitet på nye måter.
– Vi har tilpasset funksjonalitet for risikostyring, dokumentkontroll, avvikshåndtering og arbeidsflytene for internrevisjon og ledelsesgjennomgang. Produktet er aldri ferdig – vi lærer og forbedrer oss hele tiden, legger Jesper Hebnes til før han fortsetter.
- Vår oppdagelse er at metoden vi bruker i Zigma ERP gjør samsvarshåndtering enkel og trygg. I stedet for generelle erklæringer går man systematisk gjennom relevante lover, standarder og krav, og vurderer dem direkte opp mot styringssystemet. Resultatet er tydelig: krav som gjelder bekreftes, irrelevante settes til ‘Ikke brukt’, og eventuelle gap synliggjøres med ‘ikke ok’.
- Alle vurderinger dokumenteres med kilder, slik at samsvar alltid kan spores. Identifiserte risikoer sendes automatisk til samlet risikovurdering. Slik unngår man overlapp og får helhetlig oversikt på tvers av lover og standarder, fortsetter Raymond Lian.
Nå kan flere få nytte av Zigma som ledelsessystem
Den nye konfigurasjonen skal også komme kundene til gode.
-En av styrkene til Zigma er at det enkelt kan tilpasses ulike kundebehov – fra små virksomheter til større selskaper. De tilpasningene vi har gjort nå vil vi også kunne tilby til alle våre kunder, forklarer Jesper Hebnes.
Raymond forteller videre og gir eksempler på hvordan de har gjennomført samsvarsvurdering mot alle 197 paragrafer i arbeidsmiljøloven, og knyttet disse til relevante kapitler i systemet, noe som gir stor fleksibilitet for ulike kundebehov.
Ved å bruke og vise til eget system forteller de ansatte at Zigma ERP har oppnådd stor troverdighet i markedet. Løsningen vil nå kunne bli tilbudt kundene som en fleksibel plattform for kvalitetsledelse og IT-sikkerhet, og bedriften ser et stort potensial for videre vekst og nye forretningsområder.
Videre vekst og utvikling
Zigma ERP sin erfaring viser at veien mot sertifisering og systematisk arbeid med IT-sikkerhet kan åpne helt nye muligheter – både for intern kontroll og for å utvide forretningsområdet. Med riktig rådgivning og kartlegging kan også din virksomhet finne nye bruksområder og styrke konkurranseevnen.
Zigma ERP fikk god bistand gjennom hele sin reise av Kiwa på internrevisjon og på rådgivning fra Kiwa. – Kiwa har bistått med god rådgivning og sparring underveis i prosessen. Det har vært verdifullt for oss å få en uavhengig tredjepart til å sjekke at vi tenker riktig, avslutter Raymond Lian
Ta kontakt med en av våre erfarne rådgivere i Kiwa, for å få hjelp til prosessen, kartlegging og valg av riktig vei videre. Kanskje oppdager du – akkurat som Zigma ERP – at ditt eget arbeid med ISMS kan bli et konkurransefortrinn og åpne nye muligheter mot dine kunder?
Les mer og kom i kontakt med oss her.