Hvordan overføre ISO-sertifikat til nytt revisjonsorgan: En enkel guide

I denne artikkelen vil vi gå gjennom de viktigste stegene for å sikre en vellykket overføring av ditt ISO-sertifikat.  Prosessen er basert på IAF MD2 som er akkrediteringsorganenes felles krav. 

 
1. Forberedelse og kontakt med nytt revisjonsorgan 

Det første steget i overføringsprosessen er å kontakte det nye revisjonsorganet. Da får du en oversikt over deres krav og prosess. Det er viktig å ha en klar dialog med revisjonsorganet for å forstå hva som kreves av din bedrift. Dette inkluderer å få en detaljert liste over nødvendig dokumentasjon og eventuelle spesifikke krav de måtte ha.

2. Dokumentasjon og kommunikasjon

Når du har etablert kontakt med det nye revisjonsorganet, vil de be om spesifikk dokumentasjon. Dette inkluderer vanligvis en kopi av ditt nåværende ISO-sertifikat, revisjonsrapporter, og annen relevant dokumentasjon. Sørg for at all dokumentasjon er oppdatert og i orden. Det er også viktig å kommunisere status på eventuelle tidligere funn, klageprosesser eller økonomiske forhold som kan påvirke overføringen. 

3. Ingen utestående merknader

For å sikre en smidig overføring, er det viktig at det ikke er noen utestående funn,  klageprosesser eller økonomiske forpliktelser knyttet til ditt nåværende ISO-sertifikat. Dette betyr at alle tidligere revisjoner må være ferdigstilt. Hvis det er noen utestående funn, må disse løses før overføringen kan gjennomføres. Dette kan innebære å gjennomføre nødvendige korrigerende tiltak og dokumentere disse for å vise at alle krav er oppfylt.

4. Dokumentgjennomgang

For å overføre et akkreditert ISO-sertifikat er det ikke alltid påkrevd en ny full revisjon. I stedet vil det nye revisjonsorganet i noen tilfeller gjennomføre en dokumentgjennomgang for å sikre at alle krav er oppfylt. Dette innebærer en grundig gjennomgang av all innsendt dokumentasjon for å bekrefte at sertifikatet fortsatt er gyldig og oppfyller de nødvendige standardene. Dokumentgjennomgangen kan inkludere en vurdering av selskapets kvalitetsstyringssystem og eventuelle endringer som har blitt gjort siden forrige revisjon.  Alternativt kan en overtakelse gjøres samtidig med en kommende revisjon (oppfølging eller resertifisering)

5. Godkjenning og utstedelse av nytt sertifikat

Når gjennomgangen /revisjonen er fullført og godkjent, vil det nye revisjonsorganet utstede et nytt ISO-sertifikat. Dette sertifikatet vil være gyldig fra utstedelsesdatoen og vil erstatte det gamle sertifikatet.  Det nye sertifikatet vil ha samme utløpsdato som det gamle sertifikatet og “førstegangs sertifisert” dato vil beholdes. Det er viktig å oppdatere alle relevante parter om det nye sertifikatet og sørge for at det er tilgjengelig for inspeksjon ved behov. Dette inkluderer å informere kunder, leverandører og andre interessenter om det nye sertifikatet og oppdatere evt hjemmesider.

6. Opprettholdelse av sertifikatet

Etter at overføringen er fullført, er det viktig å opprettholde sertifikatet ved å følge de nødvendige kravene og standardene. Dette innebærer blant annet regelmessige interne revisjoner og kontinuerlig forbedring av kvalitetsstyringssystemet. Det nye revisjonsorganet vil også gjennomføre periodiske revisjoner for å sikre at sertifikatet fortsatt er gyldig og at krav oppfylles.

7. Sikre kvalitet og opprettholde standarder ved å overføre ISO-sertifikat

Ved å overføre et akkreditert ISO-sertifikat til et nytt akkreditert revisjonsorgan, kan man sikre at kvaliteten på prosesser og produkter opprettholdes på et høyt nivå. For det andre kan overføringen gi en mulighet til å få ferske øyne til å se på systemet. Til slutt kan det nye revisjonsorganet ha spesialisert kompetanse som kan være til fordel for din virksomhet. 

Konklusjon 

Å overføre et akkreditert ISO-sertifikat til et nytt revisjonsorgan er ofte enklere enn du tror og innebærer ikke alltid en ny revisjon. Ved å følge disse enkle stegene og sørge for at all dokumentasjon er i orden, kan du sikre en smidig og effektiv overgang. Husk å ha en åpen dialog med det nye revisjonsorganet og pass på å løse eventuelle utestående funn før overføringen. Med riktig forberedelse kan du fortsette å opprettholde høy standard og kvalitet i din virksomhet. 

Våre revisjonsledere og eksperter gir deg gjerne tips og hjelper deg i prosessen med å eventuelt overføre et akkreditert sertifikat til oss i Kiwa. Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat.  

Det er viktig for Kiwa å være upartisk i utførelse av oppdrag. Her kan du lese mer om hva det vil si å være upartisk.