Vuosisopimusmalli varmistaa Itiksen laitteistojen toimivuuden ja turvallisuuden
Kauppakeskus Itiksellä on pitkä yhteistyösopimus Kiwan kanssa, joka laajeni vuonna 2020 kattamaan koko laitteistokannan tarkastukset ilman erillistä tilausta. ”Kun tarkastukset olivat meillä omissa käsissä siinä tapahtui helposti unohduksia. Nyt pääsemme helpolla, kun voimme luottaa että tarkastukset pyörivät ajallaan vuodesta toiseen”, kertoo Itiksen ylläpitopäällikkö Matias Lehtomäki. Tarkastuskohteina ovat mm. hissit, liukuportaat, sähkökäyttöiset nosto-ovet sekä sprinkleri- ja paloilmoitinlaitteisto.
Vuosiläpikäynti tukee päätöksentekoa
Laajennettuun sopimukseen sisältyy kauppakeskuksen johdon tärkeäksi kokema vuosiläpikäynti, jossa tarkastellaan tärkeimmät asiat isosta laitteistokannasta. Sen myötä voidaan myös suunnitella ennakkohuoltoja ja mahdollisia kalliimpia korjaustoimia, mikä helpottaa myös budjetointia. ”Vaikka vuosi on tavallaan pitkä aika, niin meidän maailmassamme se on sopiva sykli pysähtyä tarkastelemaan kokonaiskuvaa”, Lehtomäki sanoo. Tietysti kriittiset turvallisuuteen vaikuttavat puutteet hoidetaan heti. Tarkastajan mukana onkin aina kiinteistöhuollosta vastaavaa henkilökuntaa, joka pystyy heti osoittamaan oikean teknisen tahon korjaamaan puutteen.
Yhteistyöhön kuuluu myös vuosilaskutusmalli, joka pitää kustannusten seurannan yksinkertaisena ja läpinäkyvänä, sekä mahdollistaa suoraviivaisen budjetoinnin vuosittain. Laskut lähetetään kvartaaleittain, mikä helpottaa taloushallinnon työtä ja kustannus on helposti eroteltavissa muista laitteistojen ylläpitoon liittyvistä kuluista.
Kommunikaatio vahvistaa kumppanuutta
Lehtomäen mukaan kommunikaatio ja yhteistyö Kiwan kanssa on ollut monella tasolla hyvää ja aktiivista sekä tarkastustilanteissa että vuosiläpikäynnissä. Lehtomäki kertoo arvostavansa myös Kiwan tapaa tuoda ajoissa esille tarkastuksiin liittyvien määräysten ja lakien muutokset, jolloin ne eivät pääse yllättämään. ”Meillä ei ole mahdollisuutta seurata aktiivisesti muuttuvia määräyksiä, joten proaktiivisuus Kiwan puolelta tuo meille lisäarvoa”, Lehtomäki toteaa.
Lehtomäen mukaan tarkastusajankohtien sopiminen on sujunut omatoimisesti ja joustavasti, Kiwan tarkastajien ollessa suoraan yhteydessä kiinteistöhuoltoon. Kiinteistöhuolto on Lehtomäen mukaan kiitellyt asiantuntevia tarkastajia, joiden kanssa on mutkatonta ja helppoa toimia.
”Onhan se tällaisella sopimuspaketilla kiinteistöjohdolle helppoa, että voi luottaa asioiden olevan kunnossa ja kaiken toimivan Kiwan puolelta ilman, että me valvotaan sitä. Olemme tyytyväisiä palvelumalliin ja sitä pyöritetään tässä viidettä vuotta, niin se on varmaan itsessään osoitus, että se toimii. Luotamme Kiwan laatuun ja näkisin että reilu hinnoittelu, läpinäkyvyys ja joustava yhteistoiminta jatkavat pitkää yhteistyötämme tulevaisuudessakin samalla suoraviivaisella otteella kuin tähänkin asti.”
Tarkastukset sulautuvat kauppakeskuksen arkeen
Lehtomäen mukaan tarkastuksista ei ole ollut häiriötä, vaikka ne suoritetaan aikoina, jolloin kauppakeskus on asiakaskäytössä. ”Se osoittaa, että ymmärretään kauppakeskuksen toimintaa ja päästään hyvin huomaamattomasti tarkastamaan asiakaskäytössä olevat laitteistot”, Lehtomäki toteaa. Hänen mukaansa silloin on onnistuttu kun tarkastukset eivät suoraan näy tai vaikuta heidän asiakkaidensa elämään muuten kuin turvallisina ja toimivina laitteistoina, jotka ovat lain ja määräysten edellyttämässä kunnossa.
Itis on hiljattain käynyt läpi kahden vuoden ja noin 40 miljoonaa maksaneen remontin, jossa kaikki asiakastilat on uudistettu ja muutettu osin myös kauppakeskuksen rakenteita. Laitteistokanta on laajentunut ja vanhoja liukuportaita ja automaattiovia on purettu pois, kun tilalle on tullut uusia. Lehtomäki iloitsee, että tarkastukset ovat pyörineet ongelmitta ja yhteistyö sujunut myös sekavien muutosvuosien keskellä. Onnistuneen yhteistyön avain on ollut toimiva kommunikaatio molempiin suuntiin.
Itis on SHORE-sertifioitu kiinteistö, ja auditointiin kuuluu myös tarkastusprosessien seuranta. Myös Itiksen ulkomaisen omistajapohjan myötä tarkastusten läpinäkyvyys ja järjestelmällisyys ovat keskeisiä asioita. Kiwan selkeä ja suoraviivainen tarkastusjärjestelmä helpottaa määräaikaistarkastusten todentamista niin ulkomaisille auditoijille kuin muille sidosryhmille.
Itis
-
Suomen suurimpiin kauppakeskuksiin kuuluvassa Itiksessä on yli 120 myymälää, yli 50 palvelua ja kymmeniä ravintoloita sekä kahviloita.
- Itis on ollut merkittävä toimija pohjoismaisella kauppakeskustoimialalla jo 40 vuotta.
- 15 miljoonaa kävijää vuosittain.
- Vuodesta 2018 Itiksen on omistanut Morgan & Stanley ja CC-Real GmbH ja sitä operoi CC-Real Finland Oy.
Itis - kauppakeskus Helsingissä
Ota yhteyttä
Voit jättää meille yhteydenottopyynnön tällä lomakkeella. Olemme sinuun yhteydessä mahdollisimman pian.