Suurissa projekteissa tarvitaan monipuolista osaamista - Kilpilahden huoltoseisokki 2021

Kiwa on vuosien mittaan ollut mukana useissa suurissa projekteissa, kuten voimalaitosten rakentamisessa tai huoltoseisokeissa. Kevään 2021 seisokit Kilpilahdessa olivat kokonaisuutena yksi suurimmista projekteistamme koskaan, jossa oli mukana suuri määrä asiantuntijoitamme eri toiminnoista.

Kiwa oli vuonna 2021 mukana Neste Oyj:n ja Borealis Polymers Oy:n projekteissa Porvoon Kilpilahdessa. Teimme alueella runsaasti erilaisia tarkastus- ja valvontatöitä, noin 160 henkilön voimin.

Alun perin Nesteen jalostamon suurseisokki oli suunniteltu tapahtuvaksi jo keväällä 2020, mutta silloin korona muutti suunnitelmia viime hetkellä ja projekti siirtyi pääosin vuodella eteenpäin. Näin ollen suuri osa valmistelevia töitä, kuten projektisuunnitelmat sekä turvallisuussuunnitelmat olivat jo pääosin tehtynä, ja niitä pystyttiin kevyen päivittämisen myötä hyödyntämään vuoden 2021 suurseisokkiin valmistautumisessa.

Koko organisaation yhteinen projekti

Koko Kiwan organisaatio osallistui projektiin tavalla tai toisella. Mukana oli työmaatoimintojen lisäksi paljon erilaisia tukevia toimintoja, kuten ICT, kalustonhallinta, laatu- ja alihankkijoiden hallinta, henkilöstöhallinta, talousosasto, turvallisuusosasto sekä viestintä. Jokaisella toiminnolla oli omat määrätyt vastuualueet, mutta yhteisten palaverikäytäntöjen ja tiedonjaon kautta pidettiin huolta kokonaisuudesta ja siitä, että projektiryhmä tiesi koko ajan missä mennään eri toimintojen osalta.

Turvallisuus on kaikki kaikessa

Turvallisuusohjeet ja laatusuunnitelmat ovat iso osa valmistelua, tällä kertaa turvallisuusdokumentit päivitettiin myös koronan osalta. Varsinaisen huoltoseisokin aikana turvallisuuskoordinaattorit ovat aktiivisesti mukana kentällä seuraamassa työskentelyä turvallisuuden näkökulmasta, joten myös henkilöstön resursointi oli oleellinen osa valmistautumista. Kaikkien työmaalla työskentelevien piti käydä läpi asiakkaan turvallisuuskoulutukset, tämän lisäksi myös Kiwan omia turvallisuuskäytäntöjä päivitettiin erityisesti vaarallisten töiden osalta.

Osaltamme projektissa sattui yksi tapaturma, jossa drone-tarkastuksen aikana laitteen nostama kemikaalipöly aiheutti altistumisen kahdelle henkilölle. Tämä oli riski, jota ei aikaisemmin oltu tunnistettu. Altistumisesta ei aiheutunut poissaoloja ja huomioimme tämän jatkossa turvallisuusohjeistuksessamme. Jakamalla tietoa tapahtuneesta, myös muut toimijat voivat jatkossa huomioida riskin omassa turvallisuustyössään.

Asiantuntijoita myös muista Kiwa-maista

Projektin laajuuden vuoksi oma henkilöstömme ei riittänyt kattamaan kaikkia asiakkaiden tarpeita, vaan tarvitsimme lisää asiantuntijoita työmme tueksi. Kiwa on maailmanlaajuinen konserni, ja huomattava osa alihankkijoitamme olivatkin henkilöstöä muista Kiwa-maista. Alihankkijoiden osaamisen varmistaminen, laadun varmistaminen, henkilöstön kouluttautuminen, työluvat sekä tarvittavat veronumerot työllistivät henkilöstö- sekä laatuosastoa. 

Henkilöiden sekä laitteiden hallinta isossa roolissa

Yksi suurimmista projektiorganisaation tehtävistä oli löytää oikeat ja osaavat henkilöt jokaiseen tehtävään. Suunnittelun alkuvaiheessa avoimia tehtäviä oli luonnollisesti paljon, mutta pala kerrallaan resurssit varmistuivat. Kuten jokaisessa projektissa, niin tässäkin osa nimistä vaihtui matkan varrella, kunnes kaikki tehtävät voitiin lukita omille osaaville vastuuhenkilöilleen. 

Paitsi henkilöitä, projektiin tarvittiin myös suuri määrä erilaisia laitteita varsinaisen työn suorittamiseen. Laitteistoa hankittiin lisää, kaikki käytettävät laitteet tarkastettiin ja tarvittaessa kalibroitiin ennen projektin alkua. Laitteiden tuli olla toimintakunnossa sekä oikeassa paikassa oikeaan aikaan, jotta projektin oli mahdollista edetä aikataulussaan. 

Korona toi lisämausteensa kaikkeen

Kevään 2021 suurseisokin erityispiirre oli tietysti Covid-19. Epidemia teetti lisätyötä niin suunnittelun kuin töiden toteutuksenkin osalta. Tämä tarkoitti ennakointia, uusia toimintamalleja, viikoittaisia testauksia kentällä työskenteleville, suojavarustusta ja suurta määrää erilaisia ohjeita mm. turvavälien ja hygienian osalta; työmaalla, siirtymissä, taukotiloissa, majoituksissa. Myös projektinhallinta ja erilaiset palaverit hoidettiin suurelta osin etänä. Suuri kiitos koko henkilöstömme, joka otti vastaan uudet toimintamallit ja noudatti annettuja ohjeistuksia esimerkillisesti koko projektin ajan.

Riskienhallinta on merkityksellistä työtä kulissien takana

Isoissa projekteissa on aina riskejä. Näiden tunnistaminen ja niihin liittyvät suunnitelmat ovat iso osa valmistautumista. Riskit voivat liittyä esimerkiksi turvallisuuteen, laatuun, henkilöstön riittävyyteen tai terveyteen, koronaan, laitteiston ja järjestelmien toimivuuteen. Silloin kun riskit eivät toteudu, olemme onnistuneet. Varasuunnitelmat taas mahdollistavat projektin sujuvan jatkumisen, mikäli ennakoitu riski käy toteen.

Lessons learnt

Projekti sujui osaltamme hyvin, mutta jokainen projekti tuo uutta opittavaa ja aina löytyy myös parannettavaa. Olemme keränneet kaikilta osallistujilta palautetta ja parannuskohteita omalla kyselyllä, johon saimme hyvin vastauksia. Kaikki palaute on kerätty yhteen ja käyty myös keskustellen läpi projektiryhmän sisällä. Näistä otetaan kehitysajatukset käyttöön seuraaviin projekteihin. Vastaavia lessons learnt -keskusteluja on käyty myös yhdessä asiakkaan kanssa ja löydetty yhteisiä parantamisen sekä tehostamisen kohteita.

Isot projektit ovat innostavia ja tempaavat mukaansa paljon henkilöstöä eri toiminnoista. Projektien ulkopuolella yrityksen toiminta kuitenkin jatkuu normaalisti. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että projektin ulkopuolinen henkilöstö nousee erittäin tärkeään rooliin paikallisten toimintojen ylläpitäjinä. Sen myötä on helppo todeta, että onnistuminen isossa projektissa on aina onnistuminen koko organisaatiolle.