Tietosuojakäytäntö
Asiakas-ja toiminnanohjausjärjestelmä
Rekisterinpitäjä
Inspecta Oy, PL 1000, 00581 Helsinki, p. 010 521 600, asiakaspalvelu@inspecta.com
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Ville Välikangas, PL 1000, 00581 Helsinki, p. +358 50 436 4605, ville.valikangas@inspecta.com
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen ja palvelusuhteiden hoitamiseksi.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri pitää sisällään järjestelmän sisäisistä käyttäjistä sekä asiakkaiden yhteyshenkilöistä mahdollisesti seuraavia tietoja tapauskohtaisesti
Järjestelmänkäyttäjän yksilöintitiedot
Nimi, titteli, puhelinnumero, sähköposti, toimipiste ja osoitetiedot
Asiakkaan henkilön yksilöintitiedot
Nimi, Yritys, Puhelinnumero, sähköposti, postiosoite, titteli, pätevyys
Muut tietotyypit/ryhmät joihin henkilöntiedot yhdistetty
- Tiedot asiakkaan tilaamista palveluista
- Tiedot asiakkaan toimipaikoista, joihin henkilö liittyy
- Tiedot asiakkaan laitteistoista, joissa henkilö yhteyshenkilönä
- Tiedot pöytäkirjoista/asiakasdokumenteista joihin henkilö liittyy
- Tiedot sopimuksista, joissa henkilö asiakkaan yhteyshenkilönä
- Tiedot laskuista, joissa henkilö yhteyshenkilönä
- Tiedot yhteyshenkilön yhteydenotoista Kiwa Inspecta Suomen asiakaspalvelukeskukseen
Säännönmukaiset tietolähteet
Järjestelmän käyttäjätieto pohjautuu yrityksen HR-järjestelmän tietoihin.
Asiakkaiden yhteyshenkilöistä tietoja kertyy rekisterinpitäjän omassa toiminnassa asiakashallinnan ja yhteistyön kautta sekä asiakastöiden suorittamisen yhteydessä kaikkien työntekijöiden toimesta.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin.
Joidenkin palveluidemme osalta toimitamme asiakkaillemme palvelun raportin / pöytäkirjan kolmannen tahon tuottaman tulostuspalvelun kautta. Tällaisessa tapauksessa siirrämme vastaanottajan tiedot palvelua tuottavalle taholle. Siirrettäviä ja palvelua ohjaavia tietoja näissä tapauksissa ovat henkilön nimi ja hänen edustamansa yrityksen osoitetiedot.
Tietyssä osassa toimintajärjestelmää käytämme asiakasraportointiin lomakepohjaista sovellusta, joka lukee täytettävälle lomakkeelle tiedot automaattisesti Kiwa Inspectassa käytössä olevasta toiminnanohjausjärjestelmän päätietokannasta ja raportin valmistuttua kirjoittaa osan lomakkeella olevasta tiedosta takaisin kyseiseen tietokantaan.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Euroopan Unionin eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kiwa Inspecta voi kuitenkin käyttää toiminnanohjauksessaan kolmansien osapuolien tarjoamia tietojärjestelmiä ja pilvipalveluita osana toiminnanohjausjärjestelmän kokonaisuutta ja näissä henkilötietojen käsittely voi tapahtua osittain Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Toiminnanohjausjärjestelmässä siirto mahdollistuu tietosuoja-asetuksen artiklan 45 mukaisella komission päätöksellä.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa ei synny.
Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot
Tiedot ovat järjestelmäpalveluntarjoajan datakeskuksien palvelimilla, joiden asianmukaisesta vartioinnista, suojaamisesta ja valvonnasta yritys on ilmoittanut sopimuksessaan ja tietosuoja-asetuksen sopimusliitteessä.
Kiwa Inspectan toiminnanohjausjärjestelmän päätietokannan tietoturvasta voit lukea lisää osoitteesta trust.salesforce.com.
Toiminnanohjausjärjestelmän kokonaisuus on suojattu asianmukaisesti ja kaikki siinä toimivat palveluntarjoajat ovat sitoutuneet suojaamaan palveluihin tallennettujen tietojen turvallisuutta toimittajasopimuksissaan. Tietoja säilytetään pääsääntöisesti käyttämiemme palveluntarjoajien palvelimilla sähköisessä muodossa. Teemme yhteistyötä vain sellaisten tahojen kanssa, jotka ovat sitoutuneet vahvaan tietoturvaan.
Tietoihin voi päästä käsiksi vain oikeilla salasanoilla ja tunnuksilla. Käyttäjiä hallinnoidaan Kiwa Inspectan toimesta.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen asiakaspalvelu@inspecta.com.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjausta. Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen asiakaspalvelu@inspecta.com.