Kiwa Inspecta certificering: Udruster dig til fremtiden.

Virksomheden informerer Kiwa Inspecta om virksomhedens forretningsområde og størrelse, hvad angår ydelser, som danner grundlaget for Kiwa Inspecta tilbud og enhver anden følgende aftale. Virksomheden skal oplyse Kiwa Inspecta om forhold vedr. myndighedsgodkendelser og autorisationer til de produkter/ydelser, virksomheden tilbyder. Et underskrevet tilbud returneret til Kiwa Inspecta er accept af, at certificeringen kan påbegyndes. Kiwa Inspecta skal udføre ydelserne under reglerne for den pågældende akkrediteringsordning.

Dette er en frivillig audit (ikke normal medtaget i et tilbud), hvor virksomhedens ledelsessystem bliver gennemgået på områder aftalt med virksomheden. Kiwa Inspecta udarbejder herudfra en rapport, der indeholder de punkter, der kan forbedres inden certificeringen.

Formålet med fase 1 er:

• Afklaring af ledelsessystemets omfang (organisatorisk/fysisk)
• At sikre, at virksomheden har planlagt ledelsessystemet i overensstemmelse med krav herunder, at ledelsessystemet er dokumenteret i overensstemmelse med krav
• Etablering af grundlag for planlægning og gennemførelse af fase 2

Fase 1 omfatter en gennemgang af system­dokumentationen og evt. et besøg hos virksomheden.

Fase 1 besøget rapporteres til virksomheden med angivelse af eventuelle problemområder og forbedringsområder. Korrektioner/ korri­gerende handlinger skal være behandlet og lukket af virksomheden før fase 2 besøget.

I passende tid forud for fase 2 besøget modtager virksomheden en plan for gennem­førelse af fase 2 besøget.

​ Formålet med fase 2 certificeringsaudit er at bedømme:

• Om virksomhedens ledelsessystem er indarbejdet i overensstemmelse med krav
• Om virksomhedens ledelsessystemer implementeret og effektivt
• Om virksomhedens ledelsessystem kan realisere virksomhedens politik og målsætninger

Virksomheden har pligt til:

• At forsyne auditteamet med informationer som gør det muligt at bedømme, om virksom­hedens ledelsessystem er dokumenteret i overensstemmelse med krav
• at give auditteamet adgang til faciliteter, personale og registreringer, således at teamet kan verificere, at virksomhedens system er indarbejdet og vedligeholdt
• At samarbejde med auditteamet ved behandling af afvigelser.

Auditbesøget gennemføres i overensstemmelse med Kiwa Inspecta’s procedurer og vil indeholde følgende elementer:

• Indledende møde med virksomhedens øverste ledelse for at bekræfte gyldighedsområdet for certificeringen og tydeliggøre rapporteringsmetoden samt praktiske informationer omkring forløbet for fase 2. Mødet kan omfatte en kort
  rundvisning på virksomheden, hvis dette ikke tidligere har fundet sted. På mødet deltager de guider, der skal ledsage auditorerne
• Auditering af virksomhedens processer ved interview af ledelse og medarbejdere
• Afsluttende møde, hvor auditresultater præsenteres for virksom­hedens øverste ledelse

På det afsluttende møde vil ledende auditor:

• Præsentere auditresultater – herunder positive observationer, eventuelle afvigelser og forbedringsområder – med henvisning til krav
• Drøfte behovet for eventuelle korrektioner/korrigerende handlinger med virksomheden
• Præsentere forslag til tidsramme for behandling af eventuelle afvigelser

​​Afvigelse:

​Dokumentation for eventuelle afvigelser og problemområder modtages af virksomheden ved afsluttende møde.

Dokumentation for virksomhedens behandling af rejste afvigelser/problemområder fremsendes til Kiwa Inspecta iht. fastlagt tidsramme – maksimalt 90 dage.

Det kan forekomme, at Kiwa Inspecta må gennemføre opfølgende besøg på virksom­hedens anlægsområde med henblik på verifikation af korrektioner/korrigerende handlinger.

Korrektioner/korrigerende handlinger verificeres af Kiwa Inspecta således:

• Fase 1 besøg: Verifikation før fase 2 audit
• Fase 2 besøg: Verifikation før sagsverifikation og certifikatudstedelse
• Overvågningsbesøg: Verifikation inden for 90 dage
• Recertificeringsaudit: Verifikation før sagsverifikation og certifikatudstedelse

Korrektioner og korrigerende handlinger skal være gennemført og verificeret inden for 90 dage efter afvigelser eller problemområder er rejst af Kiwa Inspecta.

Ved meddelelse af store og kritiske afvigelser foretages en vurdering af om certificeringen kan opretholdes i perioden, hvor afvigelsen(-erne) behandles.

Hvis verifikation ikke kan gennemføres inden for 90 dage forbeholder Kiwa Inspecta sig ret til at gennemføre ny bedømmelse, som kan omfatte besøg på virksomhedens anlægsområde.

Kiwa Inspecta udsteder certifikatet, når alle korrigerende handlinger er accepteret. På certifikatet fremgår hvilken standard/bekendtgørelse, som virksomheden er certificeret efter.

​

Sammen med certifikatet kan virksomheden modtage Kiwa Inspectas logo. Virksomheden er berettiget til at bruge certifikatet og evt. logoet i reklamemæssigt øjemed. Virksomheden kan bruge det pågældende logo på visitkort, brevpapir og andet reklame og brochuremateriale. Ønsker virksomheden at anvende logo andre steder, skal Kiwa Inspecta godkende dette. Kiwa Inspecta vil auditere brugen af logoet på vedligeholdelsesbesøgene. DANAK's logo må ikke bruges eller gengives på andet end det fremsendte godkendte certifikat.

​

​

Ved henvisning til certificeringsstatus, kræver Kiwa Inspecta følgende betingelser overholdt af virksomheden:

• Erklæring om certificering skal være korrekt
• Brug af certificeringsdokumentet, eller dele af det, må ikke kunne give anledning til misvisning
• Tilbagetrækkes certificeringen, må virksomheden ikke længere henvise til den f.eks. i reklamemateriale
• ​Ved Indskrænkning af certificeringsområdet skal virksomhedens reklamemateriale rettes
• ​Virksomheden må ikke henvise til sin systemcertificering, hvis det kan tolkes som dækning af et produkt eller en ikke-certificeret proces
• ​Virksomheden må ikke give indtryk af at certificeringen dækker mere end reelt er certificeret
• ​Certificeringen må ikke bruges på en måde der kan bringe Kiwa Inspecta og / eller certificeringssystemet i miskredit og mindske offentlighedens tillid til certificeringen

Kiwa Inspecta skal foretage vedligeholdelsesbesøg for at sikre, at virksomhedens certificering bliver opretholdt. Hvert 3. år foretages en recertificering, og certifikatet fornyes. Virksomheden er forpligtet til omgående at informere Kiwa Inspecta, hvis virksomhedens produkter/ydelser eller organisationen bliver ændret i et omfang, som vil have indflydelse på virksomhedens ledelsessystem og som vil bevirke ændringer på deres certifikat. Dette kan være ændringer af afdelinger, ekstra afdelinger, faste skiftehold, procesændringer, ændre af ejerskab, ændring i gyldighedsområde m.m. Kiwa Inspecta vil herefter foretage de nødvendige foranstaltninger, f.eks. et ekstra besøg og/eller ændre certifikatet.

​

Suspendering, tilbagetrækning, ændring af standard eller indskrænkning af certificeringens gyldighedsområde​.

Tilbagetrækning af et certifikat er en sag som kun Kiwa Inspectas ledelse kan afgøre. Kiwa Inspecta vil suspendere eller tilbagetrække en certificering hvis f.eks.:

• Virksomheden går konkurs
• Virksomheden overtages af anden virksomhed som ikke ønsker at videreføre certificeringen
• Betaling for besøg og/eller opfølgningsbesøg sker ikke
• Afvigelser er efter gentagende henvendelse ikke lukket
• Systemet er efter gentagende opfølgningsbesøg ikke vedligeholdt
• Virksomheden ikke tillader gennemførelse af audit med de krævede intervaller
• Virksomheden frivillig beder om suspendering

​Virksomheden gøres skriftligt opmærksom på konsekvenserne af suspenderingen, og skal skriftligt afstå fra at markedsføre sig som certificeret.

Virksomheden gøres skriftligt opmærksom på at alle reklamedokumenter samt hjemmesider mm. skal logoet fjernes fra og at Kiwa Inspecta vil udføre spotcheck at dette er udført. Suspenderinger vil have en maksimumperiode på 6 måneder. Er der i den fastsatte periode ikke rettet op på de forhold der har ført til suspenderingen, indskrænkes eller tilbagetrækkes certificeringen. Indskrænkes certificeringen, skal denne stemme overens med certificeringsgrundlaget (dokumenteres ved audit).

Er de forhold der har ført til suspenderingen af en sådan art at certificeringen ikke kan opretholdes, trækkes certificeringen tilbage. Virksomheden gøres opmærksom på at de skal afstå fra at markedsføre sig med den nævnte standard/proces som de var certificeret til. Virksomheden gøres opmærksom på at alle reklamedokumenter samt hjemmesider mm. skal referencen til standard/processen fjernes fra og at Kiwa Inspecta vil udfører spotcheck på at dette er udført.

​Hvis virksomheden bringer forholdene i orden inden for suspenderingsperioden, og dette kan dokumenteres ved auditering af virksomheden, ophører suspenderingen og certificeringen forsætter til udløbsperioden afsluttes.

Ændringer/reduktion af certifikatets gyldighedsområde i forhold til:

• Ny revision af standarden
• Udvidelse af gyldighedsområdet
• Ændringer i virksomhedens konstruktion /verifikation, eller at de ikke producere det aktuelle produkt /ikke har den aktuelle proces mere

Ved udvidelse/indskrænkning af gyldighedsområde, implementeres disse efter den næstkommende audit, såfremt det godkendes.

Ved nye standarder skal virksomheden skriftligt gøres opmærksom på ændringerne. For ændringer i certificeringsstandarden vil overgangstiden normalt være 1 år, med mindre der fra akkrediteringsmyndigheder angives andet. Implementeringen af ændringen auditeres ved næstkommende besøg. På auditrapporten dokumenteres at virksomheden har bragt certificeringen ajour.

​Fristen for produkt/proces ændringer er normalt 6 måneder. Implementeringen af ændringen auditeres ved næstkommende besøg. På auditrapporten dokumenteres at virksomheden har bragt certificeringen ajour.