Vadybos sistemų sertifikavimas

Pirmasis audito etapas

UŽSAKOVAS, likus ne mažiau kaip 10 darbo dienų iki numatytojo pirmojo audito etapo, turi pateikti setifikavimo įstaigai organizacinę valdymo struktūrą, vadybos sistemos dokumentus.

Sertifikavimo įstaiga, įvertinusi vadybos sistemos dokumentus, UŽSAKOVUI pateikia pirmojo audito etapo planą. Planas pateikiamas likus ne mažiau kaip 5 darbo dienoms iki numatytos audito datos.

Sertifikavimo įstaiga per 7 darbo dienas nuo pirmojo audito etapo atlikimo UŽSAKOVUI pateikia rašytinę pirmojo audito etapo ataskaitą. Jei audito metu buvo nustatytos neatitiktys, jos turi būti ištaisytos iki antrojo audito etapo.

Antrasis audito etapas

Likus ne mažiau kaip 5 darbo dienoms iki numatytos audito datos, sertifikavimo įstaiga pateikia UŽSAKOVUI antrojo audito etapo planą.

Sertifikavimo įstaiga per 7 darbo dienas nuo antrojo audito etapo atlikimo UŽSAKOVUI pateikia rašytinę antrojo audito etapo ataskaitą. Audito metu nustatytos neatitiktys turi būti ištaisytos ne vėliau kaip per 90 kalendorinių dienų.

Sertifikatas išduodamas esant teigiamiems audito rezultatams.

Priežiūros auditai

Sertifikavimo įstaiga priežiūros auditus atlieka ne rečiau kaip kartą per metus. Pirmas priežiūros auditas atliekamas ne vėliau kaip po 12 mėnesių nuo paskutinės sertifikavimo (antrojo audito etapo) dienos, antrasis priežiūros auditas atliekamas ne vėliau kaip po 24 mėnesių nuo paskutinės pirminio sertifikavimo (antrojo audito etapo) dienos. Visi priežiūros auditai planuojami atsižvelgiant į ankstesnio audito rezultatus.

Jei ankstesnio audito metu UŽSAKOVO vadybos sistemoje buvo nustatyta esminių neatitikčių (visiškas taikomų standartų reikalavimų nevykdymas, vidaus audito, monitoringo nevykdymas, vadovybinės ir vadybos sistemos veiksmingumo analizės nebuvimas, pasikartojantis teisinių reikalavimų nevykdymas, avarinės situacijos, aplinkos apsaugos aspektų nevaldymas ir pan.), sertifikavimo įstaiga turi teisę atlikti neplanuotą (neeilinį) auditą.

Sertifikavimo įstaiga per 5 darbo dienas iki planuojamo arba neeilinio priežiūros audito informuoja UŽSAKOVĄ ir pateikia audito planą.

Pakartotinis sertifikavimas

Ne vėliau kaip po 36 mėnesių nuo paskutinės pirminio sertifikavimo (antrojo audito etapo) dienos, sertifikavimo įstaiga atlieka vadybos sistemos įvertinimą (pakartotinį sertifikavimą) tokia pačia tvarka kaip sertifikavimo auditas.

Po sėkmingo pirminio ar pakartotinio sertifikavimo audito, sertifikavimo įstaiga išduoda sertifikatą, nurodant sertifikavimo sritį ir standartą, pagal kurį buvo atliktas vadybos sistemos įvertinimas.

Sertifikatas galioja tris metus, jei UŽSAKOVAS sudaro sąlygas sertifikavimo įstaigai atlikti priežiūros auditus.

Sertifikavimo įstaiga sustabdo sertifikato galiojimą, jei UŽSAKOVO vadybos sistema neatitinka sertifikavimo kriterijų (sertifikavimui taikyto standarto reikalavimų) arba kitais su standartų galiojimu susijusiais pagrindais.

Apie sertifikato galiojimo sustabdymą sertifikavimo įstaiga raštu informuoja UŽSAKOVĄ, nurodydama neatitiktis ir terminą joms pašalinti. Nustatytu terminu nepašalinus neatitikčių, sertifikato galiojimas nutraukiamas. Apie sertifikato galiojimo nutraukimą sertifikavimo įstaiga raštu informuoja UŽSAKOVĄ.

Esant poreikiui, sertifikato taikymo sritis gali būti išplėsta. UŽSAKOVUI pateikus paraišką ir papildomus dokumentus, pagrindžiančius sertifikato taikymo srities praplėtimą, sertifikavimo įstaiga patikrina vadybos sistemos atitiktį reikalavimams ir priima sprendimą dėl sertifikato taikymo srities praplėtimo.

Sertifikato taikymo sritis gali būti siaurinama tais atvejais, kai sertifikavimo įstaiga turi įrodymų, kad neįmanoma palikti galioti ankstesnę sertifikato taikymo sritį. Šiuo atveju sertifikavimo įstaiga sustabdo sertifikato galiojimą ir apie tai informuoja UŽSAKOVĄ.

UŽSAKOVUI atsisakius siaurinti sertifikavimo sritį, sertifikato galiojimas nutraukiamas.

Jei keičiama sertifikato taikymo sritis (išplečiama arba susiaurinama), išduodamas naujas sertifikatas.

Sertifikatas nurodo standartus, kurių reikalavimai buvo įvertinti įmonės Vadybos sistemoje, ir jų taikymo sritį. Sertifikatas ir sertifikavimo nuoroda gali būti naudojama, tik tuomet, jeigu yra laikomasi šių reikalavimų:

• sertifikatas ir nuoroda apie sertifikavimą gali būti naudojama tik kartu su informacija apie sertifikuotą vadybos sistemą bei jos taikymo sritį;
• sertifikatas, jo dalis, sertifikavimo ženklas ir nuoroda apie sertifikavimą nebus naudojami klaidinančiu būdu;
• sertifikavimo taikymo srities susiaurinimo atveju, bus pataisytos visos nuorodos reklamose ir kitose Organizaciją reprezentuojančiose priemonėse;
• sertifikatas ir nuoroda į vadybos sistemos sertifikavimą negali būti naudojami tokiu būdu, kuris reikštų, kad sertifikavimo įstaiga sertifikavo produktą (paslaugą) ar gamybą (procesą);
• nuo sertifikato galiojimo sustabdymo ar nutraukimo, bus nutrauktas sertifikato, sertifikavimo ženklo ir nuorodų į sertifikavimą naudojimas visose reklamose ir kitose Organizaciją reprezentuojančiose priemonėse, kuriose yra nuoroda apie sertifikavimą;
• sertifikatu ir nuoroda apie sertifikavimą galima naudotis tik sertifikato galiojimo laikotarpiu;
• sertifikatas nebus naudojamas taip, kad darytų žalą sertifikavimo įstaigos ir/arba sertifikavimo sistemos reputacijai ir įtakotų visuomenės pasitikėjimo praradimą.

• sertifikavimo ženklas yra išduodamas sertifikuotoms Organizacijoms kartu su vadybos sistemos sertifikatu;
• be raštiško sertifikavimo įmonės sutikimo sertifikavimo ženklas negali būti perduodamas tretiesiems asmenims;
• sertifikuotos įmonės sertifikato galiojimo laikotarpiu įgyja teisę naudotis šiuo sertifikavimo ženklu išskirtinai tik sertifikate nurodytai taikymo sričiai ir tik sertifikuotai organizacijos veiklai;
• sertifikuotos įmonės privalo naudoti išduotos formos logotipą;
• sertifikuotos įmonės turi teisę naudoti jiems suteiktą sertifikavimo ženklą ant reklaminės medžiagos, vizitinių kortelių, blankų, internetinėse svetainėse, el. pašto laiškuose ir kitose panašiose reprezentuojančiose priemonėse. Sertifikavimo ženklą galima naudoti el. pašto laiškuose arba internetinėse svetainėse, jei yra užtikrinta, kad sertifikavimo ženklo nebus galima nukopijuoti;
• sertifikavimo ženklas neturi būti klaidinančiai naudojamas ant produktų arba tokiu būdu, kad tai reikštų, jog sertifikavimo įstaiga sertifikuoja produktus (paslaugas) ar gamybą (procesą);
• sertifikavimo ženklas negali būti klaidinančiai naudojamas ant laboratorinių tyrimų, kalibravimo ar patikrinimų ataskaitų, sąskaitų, susietų su produktais. Sertifikuota yra Organizacijos vadybos sistema, o ne jo gamyba (procesas) ar produktas (paslauga).
• sertifikavimo ženklą draudžiama naudoti kitoms organizacijos nesertifikuotoms paslaugoms;
• nutrūkus sertifikato galiojimui, Organizacija įpareigota nedelsiant pašalinti ženklą nuo bet kurios reprezentacinės priemonės ir jo nebenaudoti.

Apeliacijos pateikiamos tais atvejais, kai yra pagrįstų pretenzijų dėl sertifikavimo įstaigos sertifikavimo proceso metu priimto sprendimo. Skundai pateikiami visais kitais atvejais, jei yra pagrįstų pretenzijų dėl sertifikavimo įstaigos veiksmų ar neveikimo. Skundus ir apeliacijas dėl sertifikavimo įstaigos veiklos galima pateikti el. paštu, paštu arba asmeniškai sertifikavimo įstaigos buveinės adresu.

Minimali informacija, kurią reikia įtraukti į skundą ar apeliaciją, yra tokia:

• pareiškėjas (vardas, pavardė, adresas, kontaktinis asmuo ir telefono numeris);
• adresas;
• skundo ar apeliacijos pobūdis (problemos aprašymas, jei įmanoma, pateikiant pagrindimą su nuorodomis į standartus ar norminius aktus).

Per 14 dienų nuo skundo gavimo jį peržiūri įstaigos vadovas, pasitaręs su kokybės vadybininku ir įmonės vadovu. Nagrinėjant skundą, esant reikalui, dalyvauja ir įstaigos darbuotojai, kurie nėra suinteresuoti galutiniu skundo peržiūros rezultatu. Jei skundas pagrįstas, įstaigos vadovas užtikrina, kad būtų imtasi tinkamų priemonių problemai išspręsti. Jei skundas susijęs su sertifikuotu klientu, sertifikavimo tarnyba turi susisiekti su atitinkamu klientu, informuodama jį apie skundo gavimą, tačiau neatskleisdama skundo pateikėjo dėl konfidencialumo. Sertifikavimo įstaiga peržiūri skundą pagal savo kompetenciją. Jei skundas yra susijęs su sertifikuota vadybos sistema, prireikus, svarstant skundą, gali būti patikrintas sertifikuotos vadybos sistemos efektyvumas.

Apeliacijai nagrinėti šaukiamas neeilinis sertifikavimo įstaigos tarybos posėdis, kuriame valdybos pirmininkas informuoja valdybos narius apie apeliacijos pobūdį. Sertifikavimo įstaigos vadovas užtikrina tinkamą apeliacijos nagrinėjimą, kuris užtikrintų nediskriminacinį skundo nagrinėjimą. Asmenys, dalyvavę sertifikavimo procese arba priėmę sprendimus dėl sertifikavimo, negali dalyvauti apeliacijos procese. Jei nagrinėjant apeliaciją daroma išvada, kad panašią apeliaciją taryba peržiūrėjo anksčiau, tuomet apeliacijos peržiūros procese reikia atsižvelgti į ankstesnės apeliacijos rezultatus. Jei įmanoma, sertifikavimo įstaigos taryba posėdyje nedelsdama parengia rekomendacijas dėl sertifikavimo įstaigos veiksmų. Jei to padaryti neįmanoma ir reikalinga eksperto pagalba situacijai išspręsti, parenkamas tinkamas dalyvis (kuris nėra suinteresuotas paveikti galutinį apeliacijos rezultatą).

Su apeliantu derinama atitinkamo eksperto kandidatūra. Tai reiškia, kad apeliantas turi pateikti rašytinį patvirtinimą, kad jis priėmė ar atmetė kandidatą. Apelianto atmetimas ir kandidato atmetimo priežastys raštu pateikiamos sertifikavimo įstaigos tarybos pirmininkui. Jei atmetimo pagrindai yra pakankami, taryba išsirenka kitą kandidatą ir iš naujo derina. Kai apeliacijos ekspertas pateiks savo vertinimą, sertifikavimo įstaigos taryba jį peržiūrės ir nuspręs dėl tolesnių veiksmų. Sertifikavimo įstaigos taryba informuoja apeliantą ir sertifikavimo įstaigos vadovą apie priimtas rekomendacijas. Sertifikavimo įstaigos vadovas užtikrina nurodytų priemonių vykdymą ir jas įgyvendinus, raštu informuoja skundo pareiškėją ir sertifikavimo įstaigos tarybą.