Suurten laitemäärien tarkastusten sujuvuus vaatii luottamusta sekä yhdessä sovitut pelisäännöt
Renta vuokraa rakennuskoneita ja laitteita yritys- sekä yksityisasiakkaille ympäri Suomea. Yhteistyö Kiwan kanssa pitää sisällään mm. käyttöönottotarkastuksia, määräaikaistarkastuksia sekä perusteellisia määräaikaistarkastuksia henkilönostimiin, rakennushisseihin ja kuormausnostureihin, lisäksi myös työväline- ja nostoapuvälinetarkastuksia ja koulutusyhteistyötä.
Rentan Tekninen päällikkö Mika Heikkilä sekä Kiwa Inspectan Aluepäällikkö Juha Seppänen tapasivat toisensa ensimmäistä kertaa jo parikymmentä vuotta sitten rakennushissin tarkastuksen yhteydessä. Työmaa sijaitsi Tampereen Hervannan asuinalueella ja Seppänen muistaa vielä hissityypinkin: Scanclimber PM 1200. Siitä alkoi yhteistyö, eikä vielä ole tullut erimielisyyksiä. Tänään tapaamme Pirkkalassa, Rentan upouudessa toimipisteessä osoitteessa Autokeskuksentie 3.
Yhdessä sovittu toimintamalli tarkastuksiin
Rentalla on Suomessa henkilönostimia vajaa kolmisen tuhatta kappaletta, siihen päälle tulee vielä rakennushissit, kuormausnosturit, työvälineet ja nostoapuvälineet. Vaikka Kiwa ei suoritakaan kaikkien Rentan toimipisteiden tarkastuksia, on tarkastettavia laitteita kuitenkin erittäin paljon.
”Meillä ajetaan kuukausittain lista seuraavan 3kk aikana tulevista tarkastuksista toimipisteittäin. Lista menee edelleen toimipisteen esimiehelle, joka tekee ratkaisut sen mukaan missä kone milloinkin on, onko se töissä vai kotona. Jos kone on kotona, voidaan tilata tarkastus heti, jos se on töissä, niin tarkastellaan koska se palautuu, vai tarkastetaanko laite työmaalla. Se on jatkuvaa pientä pelaamista aikataulujen kanssa. Lähtökohta kuitenkin on se, että tarkastus ei saa missään vaiheessa mennä vanhaksi.” kertoo Heikkilä Rentan arjesta, ja jatkaa:
”Mieluiten suoritamme tarkastuksen varikolla, sillä työmaalla on niin paljon muuttuvia tekijöitä. Esimerkiksi kone on työmaalla käytön jäljiltä, eli sitä ei ole voitu pestä, joka olisi tarkastusta ajatellen hyvä tehdä. Pyrimme siihen, että kone palautuu varikolle. Jos työmaan aikataulut venyvät eikä se palaudukaan, niin silloin voi tulla ns. hässäkkätilanteita. Aikataulu siis elää koko ajan.”
Yhteistyö aikataulujen suhteen onkin tiivistä, ja yleensä Rentan tarkastukset suoritetaan noin viikon sisään tilauksesta, usein nopeamminkin.
Raportointikäytännöt asiakkaan toiveiden mukaan
”Olemme yhdessä sopineet toimintamallin. Teemme ja raportoimme tarkastukset kuten on sovittu, myös laskutus on tärkeää hoitaa sovitun mukaisesti. Näillä yhteisillä pelisäännöillä homma toimii ja yhteistyötä on helppo jatkaa.” kertaa Seppänen.
Rentan tapauksessa tarkastuspöytäkirja lähetetään tiettyyn sähköpostiosoitteeseen, josta se arkistoituu heidän omaan järjestelmäänsä. Näin varmistetaan, että kaikki pöytäkirjat pysyvät tallessa.
Eri laitteille voi olla myös erilaisia käytäntöjä. ”Jokainen ymmärtää, jos rakennushissi on työmaalla ja usein vastaavan mestarin työhuoneessa on se tarkastuskirja. Jos tarkastus tehdään työmaalla eikä tarkastajalla ole mahdollisuutta tehdä pöytäkirjaa työmaalla, niin homma ei siinä kohtaa toimi, ja pöytäkirja löytää tiensä kirjan väliin vasta puolen vuoden päästä. Pöytäkirja tulee tehdä heti tarkastuskäynnin yhteydessä, jotta se on käytettävissä työmaalla.” lisää Seppänen.
Yhteistyö perustuu luottamukseen
Yhteistyötä Rentan ja Kiwa Inspectan välillä on tehty Rentan perustamisvuodesta 2016 asti. Koska yhteistyö oli alkanut kauan sitä ennen, Rentan oli helppo valita Kiwa Inspecta kumppaniksi, sillä luottamus Heikkilän ja Seppäsen välillä oli rakentunut jo vuosia.
”Kyllähän meillä pääsääntöisesti hommat on toimineet hyvin, yksi puhelinsoitto niin homma on ratkaistu tavalla tai toisella.” sanoo Heikkilä, ja Seppänen jatkaa:
Asiakkaan liiketoiminta sekä laitteiden erityispiirteet on hyvä tuntea tarkasti
”Jos haluamme toimia lakien ja asetuksia mukaan, laitteet tulee olla tarkastettuja ja asiakkaamme saavat tarkastetut ja turvalliset laitteet käyttöönsä. Kyllähän se on kaikilla tänä päivänä tiedossa, ketkä laitteiden parissa työskentelee, että näissä on tarkastusvelvollisuus ja tarkastukset pitää olla voimassa. Se on usein myös ensimmäinen asia, joka katsotaan.” sanoo Heikkilä.
Turvallisuuden lisäksi liiketoiminnan kannalta tärkeäksi asiaksi nousee jo aikaisemmin keskusteluissa mainittu aikataulutus. Esimerkiksi kuormausnosturin pematissa (perusteellinen määräaikaistarkastus) täytyy laite purkaa ennen tarkastusta, ja sitten taas kasata tarkastuksen jälkeen. Tämän kaiken aikatauluttaminen voi joskus olla haasteellista ja vaatii yhteistyötä sekä joustoa. Tärkeää on, että laite on mahdollisimman vähän pois käytöstä, joka tarkoittaa sitä, että purku, tarkastus ja kasaaminen täytyy aikatauluttaa keskenään sujuvaksi.
Rakennushissillä taas on omat erityispiirteensä. Ensinnäkin, se tulee tarkastaa rakennus työmaalla viikoittain perehtyneen henkilön toimesta. Jos tarkastuksia jää tekemättä, aiheutuu siitä myös helposti ylimääräisiä vikoja ja korjaustoimenpiteitä. Pienellä piittaamattomuudella voi tulla jopa kymmenien tuhansien remontti, joka olisi ollut tarkastuksilla vältettävissä. Viikoittaisella tarkastuksella viat ovat usein ennakoitavissa ja ne voidaan korjata sopivaan aikaan. Jos vika tulee yllättäen, niin huolto on pääsääntöisesti normaalin työajan ulkopuolella kiiretyönä ja työmaalla työt seisovat sen vuoksi, että hissiä ei voi käyttää, jolloin kulut kasvavat myös sitä kautta. Yleisesti ajatellen, hissi pysäyttää koko työmaan, henkilönostin pysäyttää vain sen käyttäjän. Lisäksi hissi on korjattava paikan päällä, mutta henkilönostimen voi helpommin korvata toisella laitteella.
”Kiwalla on tietynlainen brändi jo pitkältä ajalta, ja se asettaa jo käsityksen tarkastajien ammattitaidosta. Teillä on pitkään alalla olleita vanhoja konkareita, joita tunnen, ovat oikein asiantuntevia kavereita. Toki tullut myös uutta väkeä. Voin suositella Kiwa Inspectaa, eikä minulla ole negatiivista sanottavaa.” summaa Heikkilä yhteistyötä, ja lisää lopuksi naurahtaen: ”Tosin ei ole kokemuksia muista”.
Tiivis yhteydenpito näkyy keskustelun mutkattomuutena, ja tämänkin keskustelun lomassa on sujuvasti hoidettu myös mm. harrastuksiin ja vapaa-aikaan liittyviä haasteita, muisteltu menneitä ja suunniteltu tulevaa.
Juha Seppänen: ”Tämä yhteistyö toimii kyllä. Aina kehitettävää löytyy puolin ja toisin, mutta uskon, että molemmat olemme tyytyväisiä. Kun asiat tehdään kuten sovittu, niin yhteistyö jatkuu luontevasti. Voimme soittaa puolin ja toisin hyvinkin matalalla kynnyksellä.”