Docrates - Standardien mukaiset prosessit ja toimintatavat viranomaismääräysten ja sisäisen laatutyön tukena
Lukuisat ulkoiset viranomaismääräykset ja ohjeistukset, omat sisäiset prosessit sisältäen compliance committeen sekä sisäiset auditoijat, ovat valvoneet, että Docrateksella asioita tehdään laadukkaasti. Syöpäsairauksien diagnostiikkaan, hoitoon ja seurantaan erikoistuneen yksityisen syöpäsairaalan Docrateen toimitusjohtaja Ilpo Tolonen ajatteli, että heillä tehtiin jo mahdollisimman hyvää työtä laadun ja riskienhallinnan näkökulmasta. Siitä huolimatta ulkopuolinen arvio haluttiin, jotta voitiin varmistua, että sisäiset prosessit ja auditoinnit löytävät toiminnan laadun ylläpidon ja kehittämisen kannalta kaiken oleellisen. Tämän ajatuksen myötä huhtikuussa 2021 alkoi haastava prosessi, jonka lopputulemana Inspecta Sertifiointi myönsi Docrateelle helmikuussa 2022 johtamisjärjestelmä standardi ISO 9001 sekä terveydenhuollon standardi ISO 15224 mukaiset sertifikaatit.
Tolosen mukaan myös asiakkaat ja yhteistyökumppanit kyselevät sertifioinneista. Docrates on kansainvälinen sairaala, jolla on yhteistyökumppaneita useissa maissa ja asiakkaita oli vuonna 2021 koronapandemiasta huolimatta 48:sta eri maasta. Myös sertifiointiprojektissa Docrateen laatupäällikkönä toiminut farmaseutti ja lääkekeskuksen hoitaja Hanna Kangasmäen mielestä on hyvä tarkastella toimintaa ulkopuolisenkin silmin: ”Kun ajattelee itse tekevänsä oikein, niin sitä helposti vähän sokeutuu omalle työlleen”.
Prosessi alkoi kuiluanalyysillä, huipentui sertifiointiin ja jatkuu edelleen
”Sertifiointiprosessi aloitettiin kuiluanalyysillä, jossa arvioitiin kohta kohdalta sen hetkisen laatujärjestelmän tilannetta ja kehittämiskohteita”, Kangasmäki kertoo. Varsinaisen sertifiointiarvioinnin ensimmäisessä vaiheessa käytiin läpi Docrateen etukäteen lähettämiä materiaaleja, kuten prosessikuvauksia, työohjeita, laatutavoitteita ja mittareita. Ensimmäisessä vaiheessa löytyneiden puutteiden korjaaminen oli edellytys toisen vaiheen arviointiin. ”Arvioinnin toisessa vaiheessa prosesseja tarkasteltiin erityisesti eturauhassyöpäpotilaan hoitoprosessin kautta. Tähän vaiheeseen kuului myös ennakkomateriaalin tarkastelu sairaalassa sekä henkilökunnan haastattelut yksiköittäin”, Kangasmäki avaa. Kun havaittujen puutteiden korjaamisesta oli annettu näyttö, voitiin sertifiointi myöntää.
Laatutyö ei kuitenkaan pääty sertifiointiin, vaan jatkuu edelleen. Joulukuussa arvioijat palaavat tarkastamaan, että laatutyössä mennään oikeaan suuntaan ja käytäntö on sertifioinnin odottamalla tasolla. ”Meille on todella upea asia, että auditoijat tulevat tekemään vuosittaiset seurannat ja kontrollit. Liiketoimintammekin kasvaa ja rekrytoimme jatkuvasti uusia ihmisiä, joten sertifioinnin mukainen toiminta pitää opettaa myös uusille työntekijöille. Seuranta-arvioinneillahan se tulee varmistettua, että näin on myös tapahtunut”, Tolonen sanoo.
”Olemme kiitollisia, että valitsimme kumppaniksi Kiwan. Arvioijat tekivät ammattitaitoista työtä, positiivisella asenteella meitä haastaen. Jos jokin asia jäi epäselväksi puolin tai toisin, niin vastaukset saatiin nopeasti. Prosessi oli yhdessä tekemistä, vuoropuhelu toimi ja yhteydenpito oli ajantasaista. Eihän tässä helpolla pääse mutta ei pidäkään päästä, kun kehitetään prosesseja ja niiden pitää oikeasti olla sertifikaatin edellyttämällä tasolla." Ilpo Tolonen, toimistusjohtaja, Docrates
Projektissa kaikilla oli yhteinen tavoite
Tolosen mukaan Docrateella oli etukäteen sellainen käsitys, että Kiwa on rakentava kumppani kaikissa auditoinnin vaiheissa ja auttaa ymmärtämään standardin vaatimuksia myös tulevia tarpeita ajatellen. Olettamus myös osui oikeaan: ”Standardia ei luettu sanasta sanaan, vaan arvioijat ymmärtävät mitä standardilla haetaan ja mihin se meidän toimintaa vie. Taustalla oli siis yhteinen tavoite laadun parantamisesta sekä potilasturvallisuuden ja tyytyväisyyden kehittämisestä”, Tolonen kertoo. Docrateelta prosessin aikana toimintaa olivat kehittämässä myös eri osastoilla työskentelevät sisäiset auditoijat, jolloin standardin vaatimukset jalkautuvat saman tien käytäntöön. ”Tämä ei ollut mikään hallinnon tekemä harjoitus, vaan koko henkilökunnan yhteinen harjoitus”, Tolonen kiteyttää.
"Koin, että yhteistyö sujui jouhevasti ja hyvässä yhteisymmärryksessä. Saimme neuvoja sellaisiin epäselviin standardinkohtiin, joita emme ihan heti ymmärtäneet. Tuntui, että auditoija tunsi standardin kuin omat taskunsa, sillä vastaukset tulivat kuin apteekin hyllyltä." Hanna Kangasmäki, projektin laatupäällikkö, farmaseutti ja lääkekeskuksen hoitaja, Docrates
Selkeät prosessit helpottavat arkea
Tolonen iloitsee, että selkeät toimintatavat helpottavat koko henkilökunnan työtä. ”Sisäinen laatutyö paranee ja saamme yhtenäisempiä käytäntöjä eri osastoilla ja koko yhtiössä. Se on tärkeää myös uuden henkilökunnan perehdyttämisessä. Eli voimme kertoa, että näin meillä toimitaan laadun ylläpitämiseksi”, Tolonen sanoo. Kangasmäki kokee asian samalla tavoin: ”Kun yksiköissä on selkeät ohjeet, niin tietää jo työtä tehdessään tekevänsä asiat oikein ja toimintamallien mukaisesti, eikä tarvitse sitä työprosessia sen enempää miettiä”. ”Sanoisin että toimitusjohtaja nukkuu yönsä paremmin, kun tietää, että asiat ovat kunnossa. Ja niin varmasti muutkin”, Tolonen lisää.
"Docrates on tehnyt pitkäjänteistä toiminnan- ja laadunkehittämistyötä aivan yrityksen alkumetreiltä saakka. Laadun kehittäminen ja sen ylläpitäminen ei ole irrallinen osa yrityksen arkea vaan näkyy kaikessa tekemisessä, ajattelussa ja myös henkilöstön ja johdon vahvassa sitoutumisessa. Prosessimainen ajattelutapa, vahva asiakaslähtöisyys sekä ISO standardien vaatimukset luovat vahvan tukirungon toiminnan jatkuvalle kehittämiselle. Koko Docrateen henkilöstö voi ylpeänä esitellä hyvällä työllä ansaittua sertifikaattia." Anna-Maria Mäkelä, pääarvioija, Kiwa Inspecta