Koulutusasiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Kiwa Impact Oy, PL 1000, 00581 Helsinki, p. 010 521 600, fi.asiakaspalvelu@kiwa.com

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Satu Kantokoski, PL 1000, 00581 Helsinki, +358 50 407 2433, satu.kantokoski@kiwa.com

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja koulutusosallistumisen järjestelyissä, laskutuksessa ja niihin välittömästi liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja koulutussuoritusten ylläpitämiseksi. Käsittelemme henkilötietoja edellä mainittua tarkoitusta varten oikeutetun etumme nojalla.

Mikäli järjestämme tarjoilua koulutuksen yhteydessä, voit halutessasi ilmoittaa meille erityisruokavaliotoiveitasi. Tätä tietoa käsittelemme ainoastaan suostumuksellasi ja poistamme tiedon koulutuksen jälkeen.

Miellä on lisäksi tiettyjä laista johtuvia velvoitteita käsitellä henkilötietoja esimerkiksi kirjanpitolain vaatimissa tilanteissa

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Koulutuksen tilaajan tiedot

Nimi
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Tehtävänimike
Yrityksen nimi

Koulutukseen osallistujan tiedot

Nimi
Sähköposti
Puhelinnumero
Kotiosoite
Yrityksen nimi
Henkilötunnus
Toimiala
Erityisruokavalio
Osallistumisaika
Pätevöitymisen aika
Pätevöitymisen arvosana
Pätevyyden loppumisaika
Kokeen kesto
Vastaukset koulutuksen aikana annettaviin tehtäviin
Työturvallisuuskortin numero
Osallistujan antama asiakaspalaute
Suoritettu koulutus
Koulutuksen nimi
Suoritettu pvm
Voimassa asti pvm

5. Henkilötietojen säilytysaika ja säilytysajan määrittämiskriteerit

Säilytämme henkilötietoja 7 vuotta koulutuksen järjestämisestä, jonka jälkeen ne poistetaan kokonaan tai henkilötiedot anonymisoidaan palauttamattomasti järjestelmästä riippuen.

Tieto mahdollisesta erityisruokavaliosta poistetaan heti kyseisen koulutuksen jälkeen.

Kirjanpitoaineistoa säilytetään lain vaatima aika

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan koulutuksen tilaajalta, osallistujalta itseltään, ja pätevyyksiä hallinnoivilta muilta tahoilta, kuten Työturvallisuuskeskus (TTK).

7. Henkilötietojen vastaanottajat

Joidenkin toimintojemme, kuten koulutusten järjestämisen, asiakastietojen hallinnan, laskutuksen ja laadunhallinnan toteuttamiseksi käytämme alihankkijoita. Tällöin siirrämme alihankkijoille henkilötietoja heidän tuottamansa palvelun edellyttämässä laajuudessa, ja he käsittelevät tietoja meidän lukuumme.

Lisäksi luovutamme henkilötietoja pätevyyksiä hallinnoiville tahoille, jotka käsittelevät tietoja itsenäisinä rekisterinpitäjinä.

Säännönmukaiset siirrot (henkilötietojen käsittelijöille)

AWS
Käsiteltävä tieto: Tilaajien ja osallistujien kaikki tiedot
Tarkoitus: Digitaaliset palvelut toimivat AWS-infrastruktuurissa
Tiedon sijainti: EU

Eventilla
Käsiteltävä tieto: Tilaajien ja osallistujien kaikki tiedot
Tarkoitus: Koulutusten järjestäminen
Tiedon sijainti: EU

Salesforce, Pardot, Hubspot
Käsiteltävä tieto: Tilaajien kaikki tiedot
Tarkoitus: Asiakastiedon hallinta
Tiedon sijainti: EU

Paytrail
Käsiteltävä tieto: Tilaajien kaikki tiedot
Tarkoitus: Tilausten laskuttaminen
Tiedon sijainti: EU

Snipcart, Mollie
Käsiteltävä tieto: Tilaajien kaikki tiedot
Tarkoitus: Tilausten laskuttaminen
Tiedon sijainti: Yhdysvallat

Visma/Wintime
Käsiteltävä tieto: Tilaajien kaikki tiedot
Tarkoitus: Tilausten laskuttaminen
Tiedon sijainti: EU

Microsoft, Teams, Onedrive
Käsiteltävä tieto: Tilaajien ja osallistujien kaikki tiedot
Tarkoitus: Koulutusten järjestäminen
Tiedon sijainti: EU

Webpropol
Käsiteltävä tieto: Osallistujien sähköposti ja heidän antama palaute
Tarkoitus: Koulutusten laadunhallinta
Tiedon sijainti: EU

Säännönmukaiset luovutukset (rekisterinpitäjille)

Työturvallisuuskeskus (TTK)
Työturvallisuuskorttikoulutuksen osallistujien kaikki tiedot.

Liikenteen turvallisuusvirastolle (TraFi).
Ammattipätevyyskoulutusten osallistujien kaikki tiedot.

Suomen Pelastusalan keskusjärjestö (SPEK)
Tulityö-, AS1-koulutusten osallistujien kaikki tiedot.

TUKES
TUKESin tenttien osallistujien kaikki tiedot.

Valvira
Hygieniapassi ja Vesityökortti-koulutuksen osallistujien tiedot.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Getcompetence-verkkokauppatilaukset käsitellään Snipcart-verkkokauppa-alustalla ja ja Mollie-maksutapa-operaattorilla, joiden tilaustiedot sijaitsevat Yhdysvalloissa.

Käytämme henkilötietojen siirtämiseen EU-komission hyväksymiä vakiolausekkeita, joihin voi tutustua EU-komission verkkosivuilla osoitteessa: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en

9. Henkilötietojen suojaaminen

Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Kiwa Impact Oy:n tietojärjestelmä ja laitteisto, jolla henkilötiedot sijaitsee on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä ja niiden käyttöoikeuksia on rajattu organisaation sisällä.

Käyttäessään alihankkijoita, kuten erilaisia pilvipalvelujen tarjoajia koulutuspalvelujen tuottamiseen, Kiwa on ulottanut samat vaatimukset koskemaan myös alihankkijoitaan.

Käyttäjätunnusten hallinta

Sähköisen järjestelmän käyttöoikeuden edellytyksenä on työsuhde Inspecta Group Oy:n tai sen tytäryhtiön kanssa. Kullakin käyttäjällä on henkilökohtainen tunnus ja salasana, jotka annetaan hänen käyttöönsä työsuhteen ajaksi. Käyttäjätunnukseen liitettyjen käyttöoikeuksien laajuus riippuu henkilön tehtävästä organisaatiossa. Käyttöoikeuksia ohjaa ns. minimitiedon periaate ja niiden käyttöä sekä tarvetta tarkkaillaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä työntekijän pääsy henkilötietoihin estetään.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä käsitellään ja saada jäljennös niistä.

Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai puutteellisen henkilötiedon oikaisemista.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan itseään koskevat tiedot ilman aiheetonta viivytystä.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä halutessaan siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittelyyn on pyydetty rekisteröidyn suostumus, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa syytä ilmoittamatta peruuttaa suostumuksensa.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä fi.asiakaspalvelu@kiwa.com

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä ilmenee epäkohtia. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi