Rekrytointijärjestelmä (Sympa HR)
Rekisterinpitäjä
Inspecta Oy, PL 1000, 00581 Helsinki, p. 010 521 600, fi.asiakaspalvelu@kiwa.com
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Satu Kantokoski, PL 1000, 00581 Helsinki, p. 010 521 6356, satu.kantokoski@kiwa.com
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekrytointijärjestelmässä käsitellään työnhakijoiden antamia tietoja itsestään. Hakemuksen on voinut jättää joko avoimena hakemuksena tai hakemuksena tiettyyn täytettävään tehtävään.
Rekisterin tietosisältö
Rekrytointijärjestelmässä käsiteltäviä tietoja ovat hakijan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, sukupuoli, kotiosoite, tutkintotiedot, työnantaja- ja työtehtävätiedot, henkilökohtainen esittely, kielitaito, matkustusvalmius, ajokortti, oman auton käyttömahdollisuus, palkkatoive sekä ansioluettelo sen mukaan, mitä hakija on täydentänyt järjestelmään. Lisäksi järjestelmässä voidaan ylläpitää henkilön tilannetta rekrytointiprosessin vaiheesta.
Henkilön antamia tietoja säilytetään järjestelmässä enintään 24 kuukautta, jonka jälkeen ne poistuvat järjestelmästä automaattisesti.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Jos hakija tulee valituksi työsuhteeseen, rekrytointihakemuksesta siirretään tietoja henkilön perustiedoiksi henkilötietojärjestelmään. Siirrettäviä tietoja ovat sukunimi, etunimet, kutsumanimi, kotiosoite ja syntymäaika.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin kerättyjä tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa ei synny rekisteristä.
Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot
Tiedot ovat järjestelmäpalvelun tarjoajan Sympa Oy:n palvelimilla, joiden asianmukaisesta vartioinnista ja valvonnasta Sympa Oy on ilmoittanut sopimuksessaan. Palvelinsalien ulkopuolella säilytettävät tiedot salataan Sympa Oy:n toimesta. Tietoliikenneyhteys käyttäjän selaimen ja palvelinympäristön välillä on salattu. Sympa Oy:n ilmoituksen mukaan henkilötietojen näkyvyys on rajoitettu mahdollisimman suppeaksi ja henkilötietojen käsittelyä tehdään järjestelmätoimittajalla vain perustellusta syystä ja asiakkaan pyynnöstä. Sympa Oy on tehnyt yleisen toimintailmoituksen Suomen tietosuojavaltuutetulle suorittamastaan henkilötietojen käsittelystä.
Kiwa Inspectassa sähköisen järjestelmän käyttöoikeuden edellytyksenä on työsuhde Inspecta Group Oy:n tai sen tytäryhtiön kanssa. Kullakin käyttäjällä on henkilökohtainen tunnus ja salasana, jotka annetaan hänen käyttöönsä työsuhteen ajaksi. Käyttäjätunnukseen liitettyjen käyttöoikeuksien laajuus riippuu henkilön tehtävästä organisaatiossa. Käyttöoikeuksia ohjaa ns. minimitiedon periaate ja niiden käyttöä sekä tarvetta tarkkaillaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttötunnus muutetaan sellaiseen muotoon, ettei käyttäjä pysty sitä enää hyödyntämään.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen fi.asiakaspalvelu@kiwa.com.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjausta. Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen fi.asiakaspalvelu@kiwa.com.