Sertifikaattien, arviointien ja tarkastusten hallintaohjelmisto
Rekisterinpitäjä
Inspecta Sertifiointi Oy, PL 1000, 00581 Helsinki, p. 010 521 600, fi.asiakaspalvelu@kiwa.com
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Vesa Haakana, PL 1000, 00581 Helsinki, p. 010 521 600, vesa.haakana@kiwa.com
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriin merkitään ne tiedot, joita rekisterinpitäjä tarvitsee työntekijöistään, alihankkijoistaan ja asiakkaistaan hoitaessaan järjestelmä- ja tuotesertifikaattien hallintaa ja näihin liittyvien arviointien ja tarkastusten toteuttamista ja raportointia.
Tietojen käyttöalueet ovat: postitukset (ml. asiakasviestintää) ja em. tehtävissä tarvittavat yhteydenotot ja raportoinnit.
Rekisterin tietosisältö
Ohjelmistoon kerätään seuraavat tiedot:
- asiakkaat: henkilön nimi, tila, tehtävä, rooli, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- työntekijät ja alihankkijat: nimi, käyttäjätunnus, arvonimi, tila, sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilönumero, arvioija- tai tarkastajapätevyydet, koulutus, kielitaito, arviointi- ja tarkastuskokemus
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään. Pätevyystiedot tuodaan rekisterinpitäjän muista tietovarannoista manuaalisin keinoin ja kokemustieto tuotetaan ohjelmiston omista arviointi- ja tarkastustiedoista.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Kaikkien rekisteröityjen tietojen osajoukkoja (käytännössä vain nimi) tulostetaan asiakkaille toimitettaviin arviointi- ja tarkastusraportteihin.
Laskuihin (tekninen rajapinta Wintime-ohjelmistoon) siirtyy työntekijöistä ja alihankkijoista henkilönumero.
Asiakastyytyväisyyskyselyihin siirtyy asiakkaan yhteyshenkilön sähköpostiosoite sekä työntekijöistä ja alihankkijoista nimi, yksilöllinen tunniste sekä rooli kyseisessä arvioinnissa tai tarkastuksessa.
Asiakkaiden yhteystiedoista koostetaan tiedotustarpeisiin sähköpostien osoitelistauksia.
Työntekijöiden ja alihankkijoiden yhteystiedoista koostetaan tiedotustarpeisiin sähköpostien osoitelistauksia.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin kerättyjä tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Tuotetut raportit ovat tietoluokkaa LUOTTAMUKSELLINEN, mikä rajaa tietojen saatavuuden asiakaskohtaiseksi.
Osoitelistaukset suojataan rekisterinpitäjän yleisten vastaavien tilapäisten henkilötietorekistereiden suojausperiaatteiden mukaisesti.
Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot
Ohjelmistoon pääsevät kirjautumaan vain sen rekisteröidyt käyttäjät antamalla henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Tietoihin ei ole pääsyä ulkopuolisilla eikä organisaation henkilöillä, joilla ei ole tunnuksia järjestelmään. Pääsyoikeuksia hallinnoidaan Kiwa Inspectan toimesta.
Järjestelmässä ei ole arkaluontoisia tai salassa pidettäviä henkilötietoja.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen fi.asiakaspalvelu@kiwa.com.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjausta. Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen fi.asiakaspalvelu@kiwa.com.