Kiwalla uudistettiin sisäisen auditoijan koulutusta yhdessä asiakkaiden kanssa

Huhtikuisena aamuna Clarion Hotel Aviapolikseen on kokoontunut joukko asiantuntijoita, jotka työskentelevät myös sisäisen auditoinnin parissa. He ovat Kiwan tärkeimpien asiakkaiden edustajia, jotka on kutsuttu Kiwan sisäisen auditoinnin pilottikoulutukseen. Tavoitteena on kehittää suosittua koulutusta entistä tehokkaammaksi ja paremmin asiakkaiden tarpeita vastaavaksi. Sen vuoksi asiakkailta toivotaankin runsaasti palautetta päivän aikana. Kiwan markkinointi pääsi mukaan seuraamaan koulutuspäivää.

Päivän kouluttajana toimii HSEQ-tuotepäällikkö Sini Ahlgren, joka kertoo alkuun, että jatkossa koulutusta on vetämässä kaksi kouluttajaa. Näin on myös tänään, sillä paikalla on toisena kouluttajana pääarvioija Elina Selin. Koulutuksen tavoitteena on ymmärtää mitä auditointi on, miksi sitä tehdään sekä oppia hallintajärjestelmien yhteinen rakenne ja yhteiset piirteet.

Esittelykierroksella selviää, millaisia odotuksia yleisöllä on päivälle: ”Saada sisäiset auditoinnit fiksumpaan malliin”, ”hankkia korjattaville asioille käytännön ohjeistusta, etteivät ne jää vain sanahelinäksi”, ”löytää uutta näkökulmaa, ettei auditoinnit olisi aina samanlaisia”, kuuluvat vastaukset.

Päivä alkaa auditoinnin perusasioiden kirkastamisella

Audit-sana on latinaa ja se tarkoittaa kuuntelemista. Auditointi sen sijaan on järjestelmällinen, riippumaton ja dokumentoitu selvitys siitä, vastaavatko nykyiset toiminnot tehtyjä suunnitelmia. Koulutuksen aikana tärkeät auditoinnin perusasiat tulevat esille niin, että jokainen varmasti ymmärtää asian:

— Otetaan esimerkki Sinin työpäivästä. Tulitko tänään autolla? Elina kysyy.

— Kyllä tulin. Sini vastaa.

— Ajoitko päin punaisia?

— En tietenkään

— No jos olisit ajanut, niin mihin perustuu se, että et olisi saanut tehdä niin?

— *Sini miettii*

— Onko se vain yleinen olettamus, että punaisia päin ei saa ajaa vai perustuuko se johonkin?”

— Se perustuu tieliikennelakiin?

Tämä esimerkki johdatti keskustelun siihen, että kaikki auditoinnissa perustuu vaatimukseen, jolloin myös poikkeaman taustalla täytyy aina olla vaatimus, joka on jäänyt täyttymättä.

Case-esimerkit ja kouluttajien vuoropuhelu pitävät yleisön hereillä

Lounaan jälkeen koulutuksessa siirrytään johtamisjärjestelmästandardien vaatimuksiin.

”Millaisia kysymyksiä tekisit organisaation johdolle jatkuvan parantamisen näkökulmasta?” Elina kysyy yleisöltä.

Ensimmäinen vastaus tulee nopeasti: ”Kysyisin resursseista ja niiden riittävyydestä”.

Muutaman vastauksen jälkeen Elina kohdistaa katseensa takariviin, jossa istuu Kiwan tuotehallintapäällikkö Tiia Tuomi. Tiia on yksi sisäisen auditoinnin kouluttajista, mutta on tänään seuraamassa koulutusta yleisön puolella.

— Tiia, mitä sä vastaisit? Elina kysyy.

— Hmm…Miten voitte osoittaa ympäristösuojelun tason parantamisen? Tiia vastaa nauraen.

Tämä ei ollut päivän ensimmäinen kysymys, jossa Tiia joutui olemaan hereillä. Koulutuksen tunnelma on ollut rennon keskusteleva ja kysymykset lentelevät pitkin päivää kouluttajilta niin toisilleen kuin yleisöllekin.

Seuraavaksi valkokankaalle ilmestyy kuva kissasta. Nimittäin ylipainoisesta Ossi-kissasta, joka pahimmillaan kuolee, ellei jotain tehdä. Eräs yleisöstä toteaa, että Ossi raukka tuskin itse voi tehdä mitään, mutta omistajalle tulisi antaa koulutus ja asettaa tavoite. Elina tarttuu tähän ja toteaa olevan täysin oikein ajateltu, että tavoitteet voidaan kohdistaa myös muualle ja osoittaa epäsuorasti. Kun Ossi-kissan riskienarviointi-case on käsitelty, nousee yleisöstä toive lisätä kyseinen kalvo jaettuun koulutusmateriaaliin. Sini kirjaa toiveen ylös ja lupaa toteuttaa sen.

Koulutuksessa käsiteltiin johtamisjärjestelmästandardien vaatimuksia.

Kahden kouluttajan taktiikka osoittautuu toimivaksi

Koulutuksen päätteeksi yleisö vastaa puhelimillaan Mentimeter-kyselyyn, jossa pyydetään kuvaamaan päivän koulutusta kolmella sanalla. Valkokankaalle alkaa muodostua värikäs sanapilvi: ”käytännönläheinen, asiapitoinen, innostava, keskusteleva, haastava, kehittävä, ajatuksia herättävä, kattava, selkokielinen…”. Arvokkaita kommentteja ja palautetta on kerätty myös pitkin päivää ja ne tullaan huomioimaan uudistetussa koulutuksessa.

Elina ja Sini ovat koulutuksen jälkeen selvästi iloisella tuulella. ”Mukavampi kouluttaa, kun pystyy keskustelemaan ja toisesta saa tukea, jos ajatus katkeaa. Itsekin saa koulutuksesta enemmän irti ja käytännön esimerkkejä on helpompi antaa”, Elina sanoo. Kahden kouluttajan taktiikka saa kannatusta myös yleisöltä: ”Joutuu keskittymään ja pysyy eri tavalla hereillä, kun kouluttajat heittävät palloa toisilleen. Syntyi ikään kuin asiantuntijoiden battle keskenään. Se toimi kivasti ja teki koulutuksesta hauskemman ja rennomman”, toteaa projektipäällikkö Köpi Voutilainen Lujatalolta.

Kuva koulutusmateriaalista. Toimintajärjestelmän ydinajatus.

Asiakkailta kehuja ja kehitysehdotuksia

Koulutuksen päätteeksi asiakkailta kiitosta saa kouluttajat ja heidän tapansa tuoda asioita esille. ”Olen aina tykännyt Kiwan henkilöstöstä. He osaavat pitää koulutukset niin, että pysytään asiassa, eikä lähdetä juurikaan harhailemaan. Huomaa, että he tietävät tarkalleen mistä puhuvat ja tietotaito on hyvällä tasolla”, Voutilainen sanoo.

Kehitys- ja laatujohtaja Seppo Issakainen WSP Finland Oy:lta kehuu Ossi-kissan esimerkkiä havainnollistavaksi, mutta toivoo, että jatkossa konkreettisia esimerkkejä olisi enemmänkin. ”Standardit antavat tietyt vaatimukset, mutta kokonaiskuvan ja niiden hahmottaminen omassa toiminnassa on keskeinen haaste”, Issakainen sanoo. Myös Voutilainen painottaa esimerkkien tärkeyttä haastavan ”standardikielen” ymmärtämisessä.

Issakaisen mukaan on ehdottoman tärkeää osallistaa asiakkaita koulutusten kehittämiseen. ”Kiwa on opettanut meitä hirveästi tässä auditoinnissa ja siinä, miten standardeja pitää hyödyntää. Mielellään tuon omaa tietouttani teille, että mitä me tarvittaisiin lisää”, Issakainen toteaa. Voutilainen on samalla linjalla: ”Todella hyvä asia, että asiakkaita osallistetaan, sillä meitähän tässä koulutetaan. Jos meiltä ei kysytä, niin ei voida tietää mitkä ovat meidän tarpeet.”

Koko päivän kestävät koulutukset ovat raskaita mutta Issakaiselle ja Voutilaiselle jäi päivästä hyvä fiilis. ”Tämä herätti taas ajattelemaan asioita hieman eri tavalla. Tiedän myös, että jos tulee ongelmia, voin aina laittaa viestiä Kiwan kouluttajille, että olenko ymmärtänyt asian ihan väärin. Kiwa tuntuu aidosti asiakaslähtöiseltä ja palveluhenkiseltä, joten auditointien ulkopuolellakin voi olla yhteydessä ja kysyä apua”, Voutilainen sanoo lopuksi.