Polku johtamisjärjestelmän sertifiointiin
Haluatko tietää kuinka laatujohtamisen järjestelmä (ISO9001) saadaan osaksi organisaatiotasi? Tästä kirjoituksesta selviää toimiva malli. Tervetuloa matkalle!
Joukko kysymyksiä nousee pintaan kun päätös johtamisjärjestelmän rakentamisesta on tehty. Motiivit on tunnistettu, vastuuhenkilöitä on nimetty ja liikkeellelähtö koittaa. Nyt siis suoraan jatkuvan parantamisen tielle. Asiakaslähtöisyyden tielle. Matkasta tulee antoisa. Se on varmaa kun johto on hankkeessa napakasti tukena ja mukana. Mutta… Mitä pitäisi tehdä seuraavaksi? Kauanko se kestää? Mitä se maksaa?
Vastaus kysymyksiin riippuu paljon siitä onko organisaatiossa asiantuntemusta standardin vaatimusten suhteen. Jos ei, niin pitää lähteä perustasosta liikkeelle ja tehdä selko standardin vaatimuksista. Kuulostaa hankalalta, mutta eipä hätää. Standardin vaatimukset ovat näet ”vain” hyvässä järjestyksessä oleva kokoelma hyviä johtamisen käytäntöjä. Siis järkeenkäypiä käytännöllisiä asioita, jotka hyvässä johtamisessa tulee ottaa huomioon ja toteuttaa. Asiat eivät ole avaruustiedettä, ei ylimääräistä työtä eikä vanhanaikaista byrokratiaa. Ne ovat mm. toimintaympäristön hahmottamista, tavoitteiden asettamista, niiden seurantaa, riskipohjaista toimintojen tarkastelua, mahdollisuuksien tunnistamista jne. Standardin vaatimukset kyllä omaksuu kun hieman perehtyy niihin etukäteen ja osallistuu päivän mittaiseen standardin sisältökoulutukseen.
Kun standardin vaatimusten perusteet on omaksuttuna, tarvitaan yleensä koulutusta johtamisjärjestelmän rakentamisessa. Johtamisjärjestelmän rakentamisesta on olemassa hyviä käytäntöjä ja perusteita joiden myötä tavoite saavutetaan. Hyviä kokemuksia on siitä kun asiaa on lähestytty projektina. Projekti alkaa luonnollisesti projektisuunnitelman tekemisestä. Lisäksi perehdytään toiminnan ja prosessien kuvaamisen eri tapoihin joista organisaatio voi valita itselleen kaikkein sopivimmat. Voi myös kehittää omia toiminta- ja kuvaustapoja. Tärkeintä on, että organisaatio hyötyy välittömästi, toiminta kehittyy ja sen seurauksena kukin standardin vaatimus täyttyy. Järjestelmän rakentamisessa on hyvä muistaa, että matka on vähintään yhtä tärkeää kuin päämäärä. Siinä avautuu hieno mahdollisuus uudenlaiseen yhteistyöhön, vuorovaikutukseen ja läpinäkyvyyden edistämiseen organisaatiossa. Järjestelmän rakentamisen perusteet koulutetaan 1+1 päivän mittaisella valmennuksella. Se on aika tiukka setti. Päivien välissä on noin kuukausi, jolloin työ saadaan jo hyvään alkuun ja draivi päälle!
Nyt on saatu standardin perusteet hallintaan ja järjestelmän rakentamistyön periaatteet selville. Rakentamistyön jatkuessa on aika ottaa seuraava askel eli sisäiseen auditointiin perehtyminen. Siinä on kyse organisaation toiminnan vakiinnuttamisesta ja kehittämisideoiden tunnistamisesta. Vakiinnuttaminen tapahtuu toimintatapojen ja prosessien säännöllisellä ja systemaattisella tarkastelulla, jossa havainnoidaan niiden haluttujen tulosten syntymistä. Kun vuorovaikutus ihmisten kesken toimii, syntyy myös ideoita. Laajasti ottaen sisäiset auditoinnit ovat koko organisaation strategian jalkauttamista. Sisäisessä auditoinnissa arvioidaan omaa toimintaa kehittämisen tarkoituksessa. Koulutus on yleensä paikallaan, koska hyötyjen saavuttamisen kannalta ei ole yhdentekevää kuinka ja millä sisällöllä auditoinnit toteutetaan. Ne eivät saisi olla laatupäällikön vuosittainen rypistys juuri ennen sertifioijakumppanin tekemää ulkoista auditointia. Sisäiset auditoinnit parhaimmillaan rullaavat johdon päätöksellä läpi vuoden jakaantuen kiertävästi useamman henkilön kesken organisaation koosta riippuen. Näin myös työmäärä jakaantuu ja tieto parhaista käytännöistä. On hyväksi jos myös johto osallistuisi kiertävästi auditointeihin. Näin johto osoittaa samalla sitoutumisensa, oppii organisaatiosta syvällisesti ja johtaa esimerkillään. Sisäiseen auditoinnin valmennus annetaan 1+1 päivän koulutuksessa. Päivien välissä auditointia tehdään osana järjestelmän rakentamista. Koulutuksen käyneet voivat opastaa organisaation jäseniä.
Tässä vaiheessa on tyypillisesti aikaa kulunut keskimäärin noin puoli vuotta vaihdellen organisaatiokohtaisesti sen mukaan kuinka suurella ajallisella panostuksella ao henkilöt ovat voineet järjestelmää valmistella ja perehdyttää väkeä. Yhdeksässä kuukaudessa voi hyvinkin olla valmista. Joskus aiemminkin. Laajemmat organisaatiokokonaisuudet tarvitsevat aikaa usein vastaavasti enemmän. Ennen varsinaista sertifiointiarviointia asiaan voidaan ottaa vauhtia ns kuiluanalyysillä. Kuiluanalyysissä tarkistellaan organisaation valmiuksia varsinaiseen sertifiointiprosessiin. Päivän mittaisen kokouksen pohjalta syntyy raportti, josta selviää pääpiirteittäin järjestelmän vahvuudet ja kehittämistarpeet.
Lopulta koittaa sertifiointiarviointi. Organisaatiolle nimitetään toimialaa hyvin tunteva pääarvioija akkreditoidun sertifiointikumppanin toimesta. Pääarvioijan johdolla arviointi suoritetaan kahdessa vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa käydään läpi organisaation johtamisjärjestelmään liittyvä dokumentaatio ja menettelyt pöydänääressä. Toisessa vaiheessa dokumentaatiota verrataan käytäntöön. Silloin myös haastatellaan organisaation väkeä laajemmin. Ensimmäisen ja toisen vaiheen välissä on yleensä aikaväli kuukaudesta kolmeen. Toiseen vaiheeseen ryhdytään kun ensimmäisessä vaiheessa havaitut puutteet on oikaistu. Sertifikaatti voidaan myöntää toisen vaiheen jälkeen kun arvioinnissa tunnistetut poikkeamat on korjattu ja niistä raportoitu pääarvioijalle.
Sertifikaatti sinänsä on saavutus, jota kannattaa kyllä liputtaa kaikissa medioissa. Halutessasi sertifiointikumppanisi auttaa varmasti mielellään osaltaan tiedottamisessa. Uutiskirje kannattaa laatia ja jakaa kaikille sidosryhmille eri medioita käyttäen. Tiedotetta kannattaa jakaa ainakin paikallisiin lehtiin, toimialan julkaisuihin ja tietysti somessa. Erityisesti asiakkaat kannattaa tehdä asiasta tietoiseksi. Koko hanke kuitenkin tähtää lopulta asiakkaiden odotusten erinomaiseen täyttämiseen. Kun teillä on sertifikaatti, kuulutte parhaaseen prosenttiin suomalaisia yrityksiä. Juhliminen koko porukalla asiakkaiden kanssa on paikallaan.
Mitä sertifikaatin hankkiminen maksaa. Tässä mainittujen koulutusten kurssimaksut ovat noin 2300 euroa. Tämän lisäksi tulee investointikustannuksia kuiluanalyysistä ja sertifiointiarvioinnista. Sertifioinnin budjetti- tai täsmällinen tarjoushinnoittelu selviää nopeasti omalta sertifiointikumppaniltasi. Kustannukset muodostuvat akkreditointimääräysten mukaisesti organisaation koon sekä toiminnan volyymin ja luonteen perusteella.
Kaikki ei ole valmista sertifikaatin jälkeen. Yhden saavutuksen loppupiste on seuraavan alku. Sertifikaatti on tunnustus standardin vaatimusten täyttämisestä, jonka keskeinen osa on jatkuva parantaminen. Kuukausien kehittämistyön jälkeen on muodostettu organisaation oma struktuuri joka tukee jatkuvassa parantamisessa systemaattisesti. Hyödyt kumuloituvat vuosien mittaan toiminnan kehittyessä. Sertifikaatin voimassapitämiseksi sertifiointikumppanin on tehtävä vuosittainen seuranta-arviointi, jossa todetaan jatkuvan parantamisen mallin olevan aktiivinen. Seuranta-arviointi on laajuudeltaan suppeampi kuin ensimmäinen eli sertifiointiarviointi. Sertifikaatin ”ylläpidosta” lisää seuraavalla kerralla. Vastaavalle polulle pääset muuten muidenkin järjestelmien suhteen, kuten esim Työterveys- ja turvallisuus- sekä ympäristöjärjestelmä.
Hyppää polulle!
Mikäli tälle polulle lähteminen kiinnostaa, katso tutustu Polku sertifiointiin -koulutuksiimme.
Blogin kirjoittaja Timo Halttula toimii Kiwa Inspectassa sertifiointipalveluiden myyntipäällikkönä.