Turvallisuusjohtajan blogi: Ostamisen osaamista vai toimittajan tallomista - turvallisuusvaatimukset toimittajaverkostossa

 

Ostamisen osaamisella vai toimittajan tallomisella 

Miten varmistetaan turvallisuusvaatimusten täyttyminen toimittajaverkostossa?Tänä päivänä alkaa olla jo itsestään selvyys se, että toimitusketjulta vaaditaan tiettyjen laatuvaatimusten täyttymistä, jotta voidaan varmistaa koko toimittajaverkoston sitoutuminen samaan laaduntuottokykyyn kuin ostajalla. Myös turvallisuuden saralla yhä useammin toimittajalta kaivataan näyttöä siitä, että kaikilla turvallisuuden osa-alueilla se kykenee toimimaan vaaditulla tasolla. Yritysturvallisuuden oraakkeliryhmä kokoontui maaliskuussa Katajanokan vankilan Tutkinta-kabinettiin pohtimaan keinoja, joilla varmistetaan turvallisuusvaatimusten täyttyminen toimittajaverkostossa.

Massiivisten muurien sisäpuolelle, jyhkeän tammisen pöydän ympärille kokoontuivat yritysturvallisuuden asiantuntijat Veli-Pekka Nurmi, Matti Koskinen, Mats Fagerström ja Rauno Hammarberg sekä Kiwa Inspectan asiantuntijat Mikko Törmänen, Janne Helenius ja Jyrki Lahnalahti. Koko asiantuntijaryhmä tyrmäsi ajatuksen siitä, että menestyksen polulle päästäisi toimittajia tallomalla. Tämän päivän kumppanuussuhteisiin ei kuulu painostaminen tai hyväksikäyttäminen. Veli-Pekka Nurmi otti esimerkiksi ihmisten kanssakäymisen, jossa toista pakottamalla saa aikaan vain vähiten työtä vaativan minimisuorituksen. Silloin kun ollaan tilanteessa, jossa hyvästä suoriutumisesta hyötyvät kummatkin osapuolet, niin varmasti kummatkin tekevät parhaansa. Sitä voidaan kutsua aidoksi kumppanuudeksi ja partner-suhteeksi.

Osaamisen ostaminen vaatii taitoa

Helsingin kaupungin turvallisuus- ja valmiusyksikön päällikkö Matti Koskinen toivoo, että hankintaverkostojen ja toimitusketjujen toiminta perustuu yhteistyöhön. Koskinen ottaa esimerkiksi Helsingin kaupungin hankinnat, jolloin tavoitteena on win-win-win-tilanne. Tässä voittajia eivät ole vain ostaja ja myyjä, vaan myös yhteiskunta. Osallistujat ajavat siis oman hyvänsä lisäksi yhteistä hyvää sekä yhteiskunnan hyvää.

Veli-Pekka Nurmi muistuttaa, että yrityksen ostavat osaamista. Jos yrityksessä on jo kaikki osaaminen ja vielä paremmalla tasolla kuin myyjällä, niin miksi ihmeessä palveluita edes ostettaisiin oman talon ulkopuolelta. Aivan kuten rekrytoitaessakin, myös toimittajaa valitessa pitäisi aina päätyä itseään viisaampaan. Wärtsilän turvallisuusjohtaja Rauno Hammarberg toivoo, että yritykset valitsisivat toimittajikseen sellaisia, jotka ovat tavoitetasossaan lähimpänä ostajan omaa tavoitetasoa niin laadussa kuin turvallisuudessakin. Hän näkee, että pitkäaikaisissa kumppanuuksissa kehitystyötä tehdään yhdessä eli kumppanuus vie kumpaakin yritystä kohti tavoitetasoa.

 

Paras sopimus on sellainen, johon ei tarvitse palata

Hankintaosaaminen näkyy myös tehdyissä sopimuksissa. Valitettavan usein myös turvallisuusasiantuntijoilla on tullut vastaan sopimusluonnoksia tai tarjouspyyntöjä, jossa lueteltuna on valtava määrä erilaisia vaatimuksia. Tarjoajan on pyhästi luvattava täyttävänsä kaikki vaatimukset ilman, että niitä lopulta tarvitsee todentaa mitenkään. Kovin usein ostajan on vain uskottava tarjoajan lupaus. Jyrki Lahnalahti pohtii myös vaatimusten sisältöä ja sopimisen kulttuurieroja:- Jos sopimuksessa lukee, että toimittaja noudattaa hyvää turvallisuuskulttuuria, niin tarkoittaako se lopulta mitään muuta kuin näitä sanoja paperilla?

Yrityksillä tulee olla taito ja ymmärrys tehdä kumppaniverkostonsa kanssa sopimuksia, joissa vaatimukset ja kontrolli ovat oikealla tasolla. Yritys ampuu itseään jalkaan vaatimalla sopimusneuvotteluissa mahdottomia. Koska jonkun on kuitenkin päästävä vaatimusseulasta läpi, niin tarjoajalle jää vaihtoehdoksi vain valehtelu, muistuttaa Veli-Pekka Nurmi.

Hyvä sopimus ja realistiset vaatimukset ovat perusta hyvälle ja kehittyvälle kumppanuussuhteelle. Asiantuntijaryhmässä saa kannatusta ajatus, että hyvä sopimus vaikuttaa kumpaankin. Kumpikaan osapuolista ei saa olla sanelija, joka pullistelee isommilla muskeleilla. Parhaassa kumppanuussuhteessa kummallakin osapuolella on kyky pullistella, mutta vain niin, että saadaan aikaan ”kauhun tasapaino”. Kummallakin sopijapuolella pitää olla pelissä paukkuja niin, että sopimuksen kariutuminen, yhdessä tekemisen loppuminen, on kummallekin menetys. Paras sopimus on sellainen, johon ei tarvitse koskaan palata, muistuttaa Nurmi.

Luottamusta, mutta myös kontrollia ja seurantaa

Kiwa Inspectan liiketoimintajohtaja Mikko Törmänen haastoi asiantuntijaryhmää pohtimaan sitä, miten vaatimuksiin liittyvän kontrollin pitää toteutua verkostoissa. Asiantuntijaryhmä vertasi hyvää toimittaja-tilaaja-suhdetta ihmissuhteeseen jo myös sen takia, että yksikään yritys ei käy sopimusneuvotteluita vaan se tapahtuu aina ihmisten välillä. Yritysten kumppanuussuhteissa, aivan niin kuin ihmissuhteissakin, tulee kumppanien jakaa yhteiset periaatteet ja tahtotila.

– Päästään tilanteeseen, että sopimusta ei tarvitse enää lukea pilkuntarkasti, koska kumppanit jakavat yhteiset tavoitteet. Hyvä sopimus on järkevä ja joustava, Koskinen kiteyttää.

Kokemus siitä, että osapuolet toisiaan tukien pääsevät kummatkin tavoitteisiinsa, saa aikaan arvostusta, joka on edellytys luottamukselle. Hyvä kumppanuus on lopulta enemmän kuin tehty sopimus.

Hyvästä kumppanuussuhteesta ja luottamuksesta huolimatta asiantuntijat peräänkuuluttavat myös kontrollia ja seurantaa. Kontrollin määrä voi perustua esimerkiksi siihen, mikä on yksittäisen sopimuksen riski. Helenin yritysturvallisuuspäällikkö Mats Fagerström näkee, että hyvien sopimuskäytäntöjen ja yhteistyön lisäksi tarvitaan toiminnan mittareita, joilla sopimuksen toteutumisen lisäksi voidaan ohjata toimintaa. Mittareilla tulee kyetä seuraamaan sitä, toteutuuko sovittu palvelutaso ja ollaanko oikealla polulla kohti tavoitetilaa. Oikein rakennetulla mittaristolla kyetään siis sekä ohjaamaan toimintaa että varmistamaan sovittu laatutaso. – Poikkeamista tulee olla sovittuna sanktiot, muistuttaa Fagerström.

Yksittäisistä keinoista kokonaisuuden hallintaan

Kun halutaan lähteä listaamaan keinoja, joilla voidaan osoittaa turvallisuusvaatimusten täyttyminen, päästään suureen kokoelmaan erilaisia menetelmiä, selvityksiä, lippuja ja lappuja. Turvallisuusselvitykset, tilaajavastuu-palvelu, viranomaisyhteistyö, järjestelmäkuvaukset, turvallisuuskoulutus, seurantakokoukset... Kaikilla näillä varmasti saavutetaan pieni viipale suuresta kokonaisuudesta, mutta kun jokainen näistä kirjataan hankintasopimukseen ja valvotaan niiden täyttymistä päästään valtavaan määrään erilaisia vaatimuksia.
– Kun vaatimuksia on suhteettomasti, niin mitä tahansa luvataan. Se on ulkokultausta, muistuttaa Veli-Pekka Nurmi.

Asiantuntijaryhmä korostaa hankinnoissa kumppanuutta, arvoja, kummankin kehittymistä ja yhteisiä tavoitteita. Rauno Hammarberg muistuttaa, että jos toimittaja laitetaan vain täyttämään sopimusehdot, niin rima on matalalla. Hän näkee, että turvallisuus koko toimittajaketjussa perustuu siihen, että myös toimittaja haluaa kehittää turvallisuutta. Kun toimittajalla lähtökohta on korkeammalla kuin sopimustaso, niin kokonaisuudella on mahdollisuus kehittyä.

Kiwa Inspectan tuotepäällikkö Janne Helenius nosti kissan pöydälle ja peräänkuulutti kokonaisuuden kehittämistä ja arviointia. Myös turvallisuuden eri osa-alueiden arviointiin on jo olemassa standardeja, joita vasten yrityksen suoriutuminen voidaan arvioida. Viitekehys ja työkalu yritysturvallisuuden johtamiskokonaisuuden kehittämiseen ja arviointiin, ilman subjektiivisia näkemyksiä ja isoa läjää erilaisia lupauksia, mahdollistaa toimittajaehdokkaiden vertailun suorituksen, kyvykkyyden, kehittymisen ja tavoitteiden perusteella. Tavoitteenahan on tunnistaa paras kumppani, joka täyttää ostajan vaatimukset, mutta myös tukee ostajan kehittymistä niin laadun kuin turvallisuudenkin osalta. Oikean kumppanin valinta, yhteistyö ja yhdessä kehittyminen luovat kilpailuetua.