1. SERTIFIKĀCIJA

---

1.1. SĀKOTNĒJAIS AUDITS UN DOKUMENTĀCIJAS ANALĪZE

Sākotnējā audita mērķis ir iepazīties ar uzņēmuma darbību un specifiku, pārliecināties par sistēmas pamatelementu darbību, saņemt sistēmas sertifikācijai nepieciešamo dokumentāciju, ar Pasūtītāju pārrunāt sertifikācijas vizītes norisi un nepieciešamos nodrošinājumus no Pasūtītāja puses, kā arī sniegt atbildes uz neskaidrajiem jautājumiem.

Uz sākotnējo auditu Pasūtītājam jānodrošina pieeja apstiprinātajai vadības sistēmas dokumentācijai. Šai dokumentācijai jāsatur darbojošos procedūru saraksti un atsauces uz standartiem, ja tie tiek pielietoti saistībā ar piedāvāto produktu vai pakalpojumu; veikto vadības pārskatu rezultāti un veikto auditu rezultāti. Pasūtītājam jānodrošina iespēja auditoru vajadzībām nokopēt visu nepieciešamo informāciju.

Sākotnējā audita beigās vadošais auditors iepazīstina uzņēmuma pārstāvjus ar konstatējumiem un ja nepieciešams ar jomām, kuras pilnveidojamas pirms sertifikācijas audita. Ja sākotnējā audita gaitā tiek konstatētas neatbilstības, kuras neļauj uzsākt vadības sistēmas sertifikāciju, auditors to paziņo audita noslēguma sarunā.

Pēc sākotnējā audita tiek veikta dokumentācijas analīze ar mērķi noskaidrot, vai Pasūtītāja vadības sistēma atspoguļo standarta prasību izpildījumu. Nepieciešamības gadījumā Inspecta var pieprasīt papildus informāciju vai dokumentāciju.

Pēc sākotnējā audita pabeigšanas Inspecta Pasūtītājam nosūta ziņojumu, kurā tiek norādītas sākotnējā audita un dokumentācijas analīzes laikā fiksētie konstatējumi (neatbilstības, novērojumi) un ja nepieciešams veicamās darbības līdz sertifikācijas auditam.

1.2. SERTIFIKĀCIJAS AUDITS

Sertifikācijas audita mērķis ir pārliecināties par Pasūtītāja vadības sistēmas atbilstību attiecīgo standartu prasībām.

Ne vēlāk kā piecas darba dienas pirms plānotā audita, Inspecta nosūta Pasūtītājam audita plānu.

Lai nodrošinātu veiksmīgu sertifikācijas audita norisi, Pasūtītājam nepieciešams:

• nodrošināt auditorus ar atbilstošu informāciju, kas var pamatot slēdzienu, ka Pasūtītāja vadības sistēma ir pilnībā dokumentēta atbilstoši attiecīgo standartu prasībām;
• nodrošināt auditoriem pieejamību visām telpām, darbiniekiem un pierakstiem, lai varētu pārbaudīt, kā Pasūtītāja vadības sistēma ir ieviesta un uzturēta;

Sertifikācijas audits noris saskaņā ar Inspecta procedūrām un sastāv no sekojošiem elementiem:

• atklāšanas sanāksme, kurā piedaloties Pasūtītāja vadības pārstāvjiem tiek apstiprināta sertificējamā darbības sfēra, un izskaidrota audita kārtība;
• vadības sistēmas novērtēšana, kuras gaitā var tikt konstatētas neatbilstības;
• noslēguma sanāksme, kurā apkopo audita rezultātus un informē ziņo Pasūtītāja vadības pārstāvjus par audita slēdzienu. Noslēguma sanāksmes mērķis ir prezentēt audita atklājumus un secinājumus tādā veidā, lai nodrošinātu, ka tos saprot Pasūtītājs, un vienotos par laika periodu, kurā Pasūtītājam ir jāizstrādā nepieciešamais korektīvo darbību plāns

1.3. KOREKTĪVĀS DARBĪBAS

Pasūtītājam jāanalizē atklāto neatbilstību cēloņus un neatbilstību ziņojuma formā jānorāda korektīvās darbības audita laikā konstatēto neatbilstību novēršanai. Aizpildītā forma jānodod Inspecta kopā ar apliecinājumiem par korektīvo darbību izpildi.

Korektīvās darbības ir jāveic Inspecta norādītajā laikā. Ja tas netiek izdarīts, Inspecta ir tiesības izsniegt atteikumu sertifikācijai vai anulēt jau izsniegto sertifikātu.

Korektīvās darbības kas izriet no sākotnējā audita laikā konstatētajām neatbilstībām ir jāveic līdz sertifikācijas audita uzsākšanai.

2.1. UZRAUDZĪBA

Vadības sistēma Pasūtītājam ir jāuztur saskaņā ar attiecīgo standartu standarta prasībām. Uzraudzības auditus Inspecta veiks vismaz reizi gadā. Pirmais uzraudzības audits tiks veikts ne vēlāk kā 12 mēnešus pēc sākotnējās sertifikācijas audita pēdējās dienas. Visi uzraudzības auditi tiek plānoti vadoties no iepriekšējā audita rezultātiem. Ja iepriekšējā auditā konstatētas būtiskas neatbilstības, tad laika posms līdz nākošajam auditam var tikt samazināts līdz 6 mēnešiem.

Uzraudzības vizīšu plānošanu veic vadošais auditors. Uzraudzības plāni tiek sastādīti tā, lai katrs Pasūtītāja vadības sistēmas elements atbilstības sertifikāta trīs gadu darbības laikā vismaz vienu reizi tiktu novērtēts.

Inspecta vismaz 2 nedēļas pirms plānotās uzraudzības vizītes informē Pasūtītāju. Uzraudzības vizītes tiek veiktas pēc līdzīga principa kā sertifikācijas audits.

2.2. RESERTIFIKĀCIJA

Ne vēlāk, kā trīs gadus pēc sertifikāta izdošanas, vai pēc pēdējā resertifikācijas audita, Inspecta veic pilnu sertificētās vadības sistēmas novērtēšanu (resertifikācija) pēc tādiem pašiem principiem kā sertifikācijas auditam.

3.1. SERTIFIKĀCIJA UN LOGO LIETOŠANA

Sekmīga sertifikācijas audita gadījumā, Inspecta izsniedz sertifikātu, norādot standartu pēc kura veikts audits, un sertifikāta darbības sfēru. Sertifikāts ir derīgs trīs gadus ar nosacījumu, ka Inspecta noteiktajos termiņos tiek veikta uzraudzība un reizi trīs gados tiek veikta sistēmas resertifikācija.

3.2. SERTIFIKĀTA PĀRTRAUKŠANA UZ LAIKU

Sertifikāta pārtraukšana uz laiku tiek piemērota, ja ir atklātas neatbilstības, kuras nepieļauj turpmāku sertifikāta uzturēšanu. Lai atjaunotu sertifikāta spēkā esamību, Pasūtītājam ir jāveic atbilstoši sistēmas pilnveidošanas pasākumi, kas novērš neatbilstības.

Kamēr Inspecta uzrādītās neatbilstības attiecībā uz sertificēto vadības sistēmu netiek novērstas, pasūtītājs nedrīkst izmantot sertifikātu un lietot atsauces uz sertifikāciju.

3.3. SERTIFIKĀTA DARBĪBAS SFĒRAS PAPLAŠINĀŠANA VAI SAŠAURINĀŠANA

Sertifikāta darbības sfēru var paplašināt gadījumā, ja to vēlas Pasūtītājs, kurš iesniedz pieteikumu un papildus dokumentus, kas apliecina šādas rīcības pamatotību, Inspecta veic pārbaudes par vadības sistēmas atbilstību un pieņem lēmumu par sertifikāta darbības sfēras paplašināšanu.

Sertifikāta darbības sfēra tiek sašaurināta gadījumos, ja Inspecta rīcībā ir informācija, ka sertifikāta lietošana tā līdzšinējā apjomā nav iespējama, vai arī, ja to pieprasa Pasūtītājs. Pamatojoties uz institūcijas rīcībā esošo informāciju, Inspecta pieņem lēmumu par sertifikāta darbības sfēras sašaurināšanu.

Paplašinot vai sašaurinot sertifikāta darbības sfēru tiek izsniegts jauns sertifikāts.

Gadījumā, ja sertifikāta darbības sfēra tiek sašaurināta, iepriekš izdotais sertifikāts tiek atcelts. Sertifikāta darbības sfēras paplašināšanas gadījumā iepriekš izdotā sertifikāta atcelšana nav nepieciešama.

3.4. SERTIFIKĀTA UN SERTIFIKĀCIJAS LOGO LIETOŠANAS ANULĒŠANA

Sertifikāta un logo lietošanas anulēšana nozīmē, ka Pasūtītājiem tiek atņemtas tiesības izmantot Inspecta izsniegto sertifikātu un logo, kā arī lietot atsauces uz to.

Inspecta ir tiesības anulēt sertifikātu šādos gadījumos:

• ja tiek pārkāpti sertifikāta vai sertifikācijas logo lietošanas nosacījumi;
• ja Pasūtītājs Vadības sistēmai konstatētās neatbilstības nav novērsis audita ziņojumā norādītajā termiņā;
• ja Pasūtītāja darbības vai bezdarbības rezultātā Inspecta nav iespējams veikt Sistēmas uzraudzības auditu vai ārpuskārtas auditu;
• ja tiek konstatētas būtiskas neatbilstības Vadības sistēmā.

Inspecta konstatējot pārkāpumus, fiksē apstākļus un faktus, pamatojoties uz kuriem tiek pārtraukta sertifikācijas darbība. Inspecta paziņo Pasūtītājam par sertifikāta un logo lietošanas pārtraukšanu un no tā izrietošajām sekām. No tā brīža, mēneša laikā Pasūtītājam ir jāizņem no apgrozības visi materiāli, kuros ir lietota atsauce uz sertifikāciju.

3.5. SŪDZĪBAS UN APELĀCIJAS

Apelācijas iesniedzamas gadījumos, ja ir pamatotas pretenzijas attiecībā uz Inspecta pieņemto lēmumu sertifikācijas procesa ietvaros.

Sūdzības iesniedzamas visos pārējos gadījumos, kad ir pamatotas pretenzijas pret Inspecta darbību vai bezdarbību.

Ar sūdzību un apelāciju izskatīšanas kārtību var iepazīties mājas lapā www.kiwa.lv.

Ja sūdzības vai apelācijas izskatīšanas rezultāts nav pieņemams tās iesniedzējam, iespējama tālāka rīcība saskaņā ar Latvijas Republikas normatīvajiem aktiem.

3.6. KONFIDENCIALITĀTE

Inspecta uzskatīs par stingri konfidenciālu informāciju, kas iegūta Pasūtītāja Vadības sistēmas sertifikācijas procesa laikā, un neizpaudīs to trešajām personām bez iepriekšējas Pasūtītāja rakstiskas piekrišanas, izņemot Latvijas Republikas normatīvajos aktos noteiktos gadījumus un gadījumus, kad to pieprasa akreditācijas birojs.