3 februar 2017

Samsvarsvurdering

Mange ledere i norske bedrifter synes det er vanskelig å ha oversikt over alle lover og forskrifter innenfor HMS-lovgivningen.  En slik oversikt skal sikre at bedriften oppfyller HMS-internkontrollforskriften sitt krav om at virksomhetens aktiviteter skal planlegges, utføres i vedlikeholdes i samsvar med HMS-lovgivningen. HMS-internkontrollforskriften har også et krav om at virksomheten skal kartlegge særlig viktige krav.

Hvorfor gjennomføre en samsvarsvurdering?

HMS-internkontrollforskriften stiller ikke krav om gjennomføring av samsvarsvurdering, men det er en god metode for å sikre at din bedrift er i samsvar med alle relevante lovkrav innenfor HMS-lovgivningen. 
Den internasjonale standarden for ledelsessystem for miljø, ISO 14001 og den kommende arbeidsmiljøstandarden ISO 45001 har et krav om samsvarsvurdering. For å oppfylle kravene i standardene må bedriften bestemme hvilke samsvarsforpliktelser den har. Dette gjelder både lovkrav og andre krav fra interessenter. Når samsvarsforpliktelsene er identifisert skal bedriften gjennomføre en samsvarsevaluering.

Hvordan gjennomføres en samsvarsvurdering?

Kiwa utarbeider en oversikt over aktuelle lover og forskrifter som kartlegges basert på bedriftens bransjetilhørighet og bedriftens aktiviteter. Deretter identifiseres særlig viktige krav.

I samarbeid med nøkkelpersoner i bedriften og representanter for de ansatte utføres samsvarsvurderingen i 3 trinn:

  1. Sikre at alle relevante krav er identifisert i forhold til bedriftens kontekst, organisasjon og aktiviteter
  2. Synliggjøre hvordan kravene blir ivaretatt ved å identifisere de HMS-aktiviteter og HMS-rutiner som er etablert i bedriften og hvilke resultater av disse som viser at bedriften er i samsvar med kravene
  3. Dokumentere samsvarsvurderingen

I forbindelse med dette arbeidet kan det bli avdekket krav som bedriften ikke er i samsvar med. Dette danner grunnlag for et forbedringsarbeid for å sikre at bedriften utøver sitt aktiviteter i samsvar med kravene.

Samsvarsvurderinger må gjennomføres regelmessig for å sikre at bedriften til enhver tid oppfyller de aktuelle kravene. Dette innebærer at bedriften må etablere rutiner for å innhente informasjon om endringer i kravene. Deretter må bedriften vurdere hvilke konsekvenser endringene kan få. Videre må dere beslutte hva som må gjøres for å sikre at bedriften er i samsvar med de nye kravene.

Eksempel på en samsvarsvurdering

Lov og forskrift Særlig viktige krav Ivaretakelse
Forskrift om utforming og innretning av arbeidsplasser og arbeidslokaler (arbeidsplassforskriften) Kapittel 2. Krav til arbeidsplasser og arbeidslokaler.
Kapittel 3. Krav til personalrom m.m.
§ 4-2 og 4-3 Rømning- og redningsutstyr og brannforebygging.
Kapittel 6. Sikring av farlige arbeidsplasser og områder.
Kapittel 7. Kjemikalier og forurensning i arbeidsatmosfæren.
Vernerunde
Rutine for førstehjelpsutstyr og opplæring i førstehjelp.
Brannverninstruks
Resultat av risikovurdering og handlingsplan for å redusere risiko
Rutiner for utførelse av arbeid/arbeidsinstrukser.
Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning Kapittel 2. Medvirkning.
§2-1 Arbeidstakers medvirkning.
§2-2 Verneombudets oppgaver og medvirkning.
§2-3 Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver.
§2-4 Behandling av planer for bygningsmessige arbeider m.m.
Kapittel 3. Valg av verneombud og AMU.
Kapittel 7. Risikovurdering
Kapittel 8. Opplæring
Medvirkning og samarbeid
Verneombud velges av og blant de ansatte hvert annet år. 
Verneombudet deltar på grunnopplæring i arbeidsmiljø.
Resultat av risikovurdering og handlingsplan for å redusere risiko
Informasjon og opplæringsmatrise

Nytte av samsvarsvurdering

En samsvarsvurdering er en god metode for å bidra til at bedriften til enhver tid har kontroll på særlig viktige lovkrav som bedriften må oppfylle, og for å dokumentere at virksomheten utøves i tråd med disse kraven. 
Samsvarsvurderingen dokumenterer på en oversiktlig måte hvordan kravene er oppfylt og hvordan bedriften kan dokumentere dette. 
En samsvarsvurdering skaper tillitt hos kunder og myndigheter.

Les mer om hvordan Kiwa kan hjelpe deg med å gjennomføre en HMS samsvarsvurdering her