Julkishallinnon asiakirjanhallinnan digitalisoituminen kohdistaa lukuisia vaatimuksia asiakirjojen sähköiseen käsittelyprosessiin ja erityisesti sen loppupäähän – asiakirjojen luotettavaan sähköiseen pysyväissäilytykseen. Kun tavoitteena on puhtaasti sähköinen arkisto, täytyy asiakirjojen käsittelyprosessin mahdollistaa tämä lopputulos jo prosessin alusta lähtien. Kansallisarkiston SÄHKE2 -normiston tavoitteena on varmistaa, että tietojärjestelmän sähköisessä prosessissa muodostuvat asiakirjatiedot ovat todistusvoimaisia myös yksinomaan sähköisessä muodossa säilytettynä.

SÄHKE2-sertifioinnin kattavuus

Kiwa Inspectan SÄHKE2-sertifiointipalvelu kattaa sertifioitavien järjestelmien alustavan tarkastuksen, varsinaisen sertifiointitarkastuksen sekä vuositarkastukset, joiden tarkoituksena on varmistaa sertifioitujen tuotteiden säilyminen vaatimuksenmukaisena ohjelmistoversiosta toiseen.

SÄHKE2-sertifioinnin edut

SÄHKE2-sertifioinnin avulla ohjelmistotoimittaja voi osoittaa kehittämiensä järjestelmien soveltuvuuden tukemaan luotettavan sähköisen pysyväissäilytyksen prosesseja. SÄHKE2-sertifikaatti on puolueettoman ja akkreditoidun sertifiointielimen antama todistus siitä, että järjestelmä täyttää kaikki siihen kohdistuvat normiston vaatimukset. Lisäksi se osoittaa, että toimittajan kehitysprosesseihin on rakennettu tarvittavat kontrollit SÄHKE2-vaatimuksenmukaisuuden säilyttämiselle.

SÄHKE2-kriteeristöt

SÄHKE2–tietojärjestelmäsertifiointi perustuu Kansallisarkiston SÄHKE2–normiin ja siitä johdettuihin tietojärjestelmiä koskeviin kriteeristöihin. Normia ja kriteeristöjä kehittää Kansallisarkisto.

Tietojärjestelmäkohtaiset SÄHKE2-sertifiointikriteerit on siirretty Kansallisarkistolta Kiwa Inspectan hallintaan. Sertifiointikriteerit voi ladata alla olevista linkeistä. Huom! Kriteereihin ei ole siirtovaiheessa tehty sisältömuutoksia lukuun ottamatta pieniä korjauksia. Mahdolliset muutokset käyvät ilmi kunkin dokumentin lopussa olevasta versiotaulukosta.

Kriteeristöjä on kolme erilaista tietojärjestelmien tyypin mukaisesti:

Kriteeristöt yhdessä tietojärjestelmän kehittämiseen liittyvien prosessivaatimusten kanssa muodostavat sen vaatimuskokoelman, jota vasten SÄHKE2-sertifiointi tapahtuu. SÄHKE2-sertifiointi on perustyypiltään tuotteeseen kohdistuvaa varmennusta, mutta tietojärjestelmätuotannon ja -kehityksen erityispiirteiden mukaisesti se sisältää myös vaatimuksia tuotteen laadunvarmistukseen erityisesti ohjelmistojen muutosten hallinnan osalta.

 

eAMS-järjestelmä

eAMS-järjestelmä ohjaa asiakirjallisen tiedon muodostumista, käsittelyä ja hallintaa. eAMS-järjestelmä pohjautuu sähköiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan (eAMS), jossa kuvataan tehtävien käsittelyvaiheet ja asiakirjatyypit sekä niiden oletusmetatietoarvot (esimerkiksi säilytysaika).

eAMS-järjestelmän rooli organisaation tietojärjestelmäarkkitehtuurissa on toimia keskitettynä asiakirjallisten tietojen hallinnan välineenä ja oletusmetatietoarvojen lähteenä. eAMSista käytetään myös termiä tiedonohjausjärjestelmä (TOJ).

Myönnetyt sertifikaatit:

  • Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä 1.3
  • Tieto Classify v.1.1
  • Triplan WebArkki v.1.2
  • OpenText Content Suite Platform (Content Server 16 + Records Management Module version 16)
  • Fujitsu CaseM Tiedonohjaus 3.2.
  • Visma TOJ v2
  • M-Files Asianhallinta 2015.1
  • CGI Virta 3.1.7
  • Aku Pirinen Professional Services Oy, TOJWeb v. 1.0.
  • Profium Sense Sähköinen Arkisto versio 4.2.

 

Operatiivinen tietojärjestelmä

Operatiivisella tietojärjestelmällä tarkoitetaan tietojärjestelmää, jossa asiakirjatieto syntyy, sitä käsitellään ja muokataan. Operatiivisessa tietojärjestelmässä syntyvä, muodostuva ja käsiteltävä asiakirjatieto saa eAMSiin määritellyt oletusmetatietoarvot ja metatietojen muodostuminen on hallittua.

Myönnetyt sertifikaatit:

  • Triplan TWeb 5.2
  • Fujitsu CaseM Asianhallinta 1.1
  • Tieto Public 360° v.4.1
  • Innofactor Dynasty 360° versio JH 1.0 (4.1 SP7)
  • Innofactor Dynasty 6.3 SP2
  • Innofactor Dynasty 10
  • Visma Case Manager v2
  • M-Files Asianhallinta 2015.1
  • CGI Virta 3.1.7

 

Säilytysjärjestelmä

Säilytysjärjestelmällä tarkoitetaan tietojärjestelmää, jossa tietoa ei enää käsitellä tai muokata, vaan sinne tallennetun tiedon käsittely on päättynyt. SÄHKE2-sertifikaatti ei tarkoita, että tietojärjestelmä olisi sertifioitu tiedon pitkäaikaista tai pysyvää säilyttämistä varten, vaan sillä varmistetaan vain, että säilytysjärjestelmä täyttää ominaisuuksiltaan SÄHKE2-normin vaatimukset.

Myönnetyt sertifikaatit:

  • Visma Consulting Oy X-Archive versio 5.0.0
  • Kuntien Tiera Sähköinen arkistointi, versio 1.02
  • OpenText Content Suite Platform (Content Server 16 + Records Management Module version 16)
  • CGI Suomi Oy Rondo R8
  • Fujitsu CaseM Arkisto 1.1
  • Visma Archive v2
  • Canon Säilö 2020
  • Triplan Arkisto v 5.4 SP2
  • M-Files Arkistointi 2015.3 (alustaversio 2015.3)
  • Hyland Onbase 18.0.1.45
  • SoftCo 10 versio 10.2.8
  • Disec Oy Disec Yksa v4
  • Innofactor Dynasty Arkisto versio 10.0
  • Profium Sense Sähköinen Arkisto versio 4.1.
  • Ricoh Finland Oy DocuWare 7.4
  • Älyarkisto Oy Arcista 2.1
  • Tieto Finland Oy Espoo ohjelmistotuote eArchive 360° versio 5.12