Riippumattoman arviointilaitoksen toteuttamalla toimituskyvyn Green Card®-arvioinnilla palvelutoimittaja osoittaa toimituskykynsä niissä asioissa, joita suuret tilaajaorganisaatiot ovat yhdessä määritelleet. Green Card® on Kiwa Inspectalle rekisteröity arviointimenetelmä, jossa yrityksen laaduntuottokykyä siis tarkastellaan toimituskyvyn näkökulmasta. Green Card® -menettelyllä on laajan tilaajakunnan valtuutus.
Toimituskyvyn arvioinnin (Green Card®) tarkoitus
Toimittajan arvioinnilla varmistetaan, että toimittajaverkostoa kehitetään hallitusti, toimittajariskejä pyritään minimoimaan ja tilaajien sekä alihankkijoiden yhteiset tarpeet ja odotukset täyttyvät. Vaikka kaikki vaatimukset eivät heti olisikaan toivotulla tasolla, ne välittyvät arvioinnin yhteydessä toimittajan/toimittajaksi haluavan organisaation tietoon. Mahdolliset puutteet ja kehittämismahdollisuudet tunnistetaan ja toimittajalle annetaan näistä seikkaperäiset suositukset. Ennen kaikkea kyse on laaduntuottokyvyn varmistamisesta ja sen jatkuvasta kehittämisestä. Yrityksen toimituskykyä voidaan tarkastella myös kattavammalla, työterveys- sekä työturvallisuusasiat huomioivalla HSEQ- arvioinnilla.
Palvelujen kilpailutuksessa tilaajat voivat hyödyntää kyseistä toimittaja-arviointia eli toimituskyvyn Green Card® -arviointia (tai HSEQ-arviointia) asettaessaan toimittajan sekä alihankkijan kyvykkyydelle tasovaatimuksia. Yrityksen toiminta todennetaan suurten tilaajien yhteistä vaatimustasoa vasten. Tarkoituksena on varmistaa, että tilaajaklustereissa toimivien yli 50 suuren tilaajan yhdessä sopimat vähimmäisvaatimukset täyttyvät tai jos puutteita on, niin ne ovat tiedossa ja tulevat viedyiksi kehittämistoimenpiteiden kohteiksi.
Toimituskyvyn arvioinnin (Green Card®) kohteet
Todennettavia asioita toimituskyvyn Green Card® - arvioinnissa ovat esimerkiksi:
- miten toimittava yritys organisoi toimintansa, jotta lopputuloksella on onnistumisen edellytykset
- miten toimittava yritys varmistaa lopputulosten vaatimustenmukaisuuden
- millaista on työn suunnittelu, organisointi ja johtaminen
- miten toimittava yritys pitää yhteyttä asiakkaaseen ja millaisiin laadunvarmistuksellisiin käytänteisiin sillä on valmius
- mitkä resurssit ja pätevyydet ovat käytettävissä ja miten niitä kehitetään
- johtavatko asiakaspalautteet toiminnan kehittämiseen
- mitkä valmiudet organisaatiolla on juurisyiden analysointiin ja ennaltaehkäiseviin toimiin
Toimituskyvyn arvioinnin (Green Card®) toteutustapa
Toimituskyvyn Green Card® -arviointi perustuu organisaation tekemään itsearviointiin, jota ammattiarvioija täydentää yhden päivän läpikäynnillä toimittajan päätoimipaikalla (tai tilaajan hyväksymässä toimipisteessä). Monitoimipaikkaisissa organisaatioissa arviointikäyntiä täydennetään kansainvälisten (IAF) mitoitusperusteiden mukaisella näytteenotolla luotettavan lopputuloksen varmistamiseksi.
Läpikäynti tuottaa selkeän raportin siitä, miten toimittaja tai alihankkija kykenee täyttämään tilaajan laatuvaatimukset. Arvioinnissa havaituista kehittämistarpeista sekä puutteista kirjoitetaan tarkat toimenpidesuositukset. Arvioidulla organisaatiolla on mahdollisuus oikolukea raportti ja korjata mahdolliset virheet ennen sen viimeistelyä.
Toimituskyvyn Green Card®-arviointi tuottaa kilpailuetua, mutta jos määrätty Green Card® -vaatimustaso täyttyy, myöntää Inspecta Sertifiointi Oy toimittajalle tai alihankkijalle sertifikaatin osoituksena vaatimusten täyttymisestä. Sertifikaatista ei peritä erillistä maksua, mutta sen voimassaolo edellyttää tilaajien määrittelemiä uusinta-arviointeja. Muutkin tilaajat ottavat tällaiset evidenssit mielellään huomioon toimittajavalinnoissaan.
Toimituskyvyn arvioinnin (Green Card®) kustannukset
Toimituskyvyn Green Card® -arvioinnin kustannukset yksitoimipaikkaiselle toimittajaorganisaatiolle koostuvat kiinteästä arviointihinnasta, johon lisätään matkustuskustannukset toteutuman ja Kiwa Inspectan hinnaston mukaan. Tietyillä toimialoilla on tehtävä lisäksi maksullisia kohdekäyntejä. Monitoimipaikkaiset organisaatiot arvioidaan siten että ensimmäiseksi arvioidaan päätoimipaikka (tai tilaajan hyväksymä muu keskeinen toimipiste) ja arviointia täydennetään IAF:n periaatteiden mukaisesti lyhyillä noin puolen päivän käynneillä oheisen mitoitusohjeen mukaisesti.
Green Card®-arviointeja hankinnoissaan hyödyntävät organisaatiot
Taustaa
Inspecta Sertifointi Oy:lla on yli 10 vuoden kokemus kolmannen osapuolen alihankkija ja toimittaja- arvioinneista. Laaduntuottokykyä arvostavat tilaajat ovat organisoituneet Yhteisen työpaikan palvelutoimittajien HSEQ–klusteriin, jonka puheenjohtajana Kiwa Inspecta toimii. Tilaajat ovat suurteollisuusyrityksiä, joilla on yleensä aidattuja tehdasalueita, joille tulevien toimittajien tulisi olla hyväksyttyjä.
Klusterin noin 50 tilaajajäsenellä on pääpiirteissään samat kriteerit toimittajiensa laaduntuottokyvylle ja näistä on hiljattain julkaistu standardi PSK 8404. Green Card® oli tämän standardin lähdeaineistona ja on myös päivitetty sen mukaiseksi.