Sertifiointiprosessin aikana ennen sertifikaatin myöntämistä hakijalla ei ole lupaa kertoa tai tiedottaa asiakkailleen tai muille osallisille, että hakijan puun alkuperäketjun hallintajärjestelmä vastaa, tai lähes vastaa, FSC-sertifioinnin vaatimuksia. Sertifioidun organisaation tulee muun muassa varmistaa, että puun alkuperäketjun hallinta noudattaa asiakirjan FSC-ST-40-004 Chain of Custody standard viimeisimpiä vaatimuksia, muita FSC-standardeja sekä mahdollisia muita sertifikaatissa mainittuja tuotemerkkejä yms. koskevia lisävaatimuksia: Myöntyä arviointien suorittamiseen vaadituin väliajoin samoin kuin sallia sertifioijan ennalta ilmoittamattomat tai lyhyelläkin varoitusajalla varaamat arvioinnit, ASIn (akkreditoija) todennusarvioinnit (witness audits) sekä sallia FSC:n velvoiteasiakirjoissa määriteltyjen, eriteltyjen tietojen julkaisu, Olla hyödyntämättä sertifiointiaan siten, että se aiheuttaa sertifioijalle, FSC:lle tai ASIlle haittaa tai huonomaineisuutta, ja olla antamatta sertifiointiinsa liittyviä lausuntoja, joiden voidaan olettaa olevan harhaanjohtavia tai luvattomia Korjata kaikki vakavat poikkeamat niihin sovellettavien standardien mukaisesti Inspectan määrittelemässä ajassa Olla voimassaolevan FSC-lisenssisopimuksen haltija. Ilmoittaa sertifioijalle 10 päivän kuluessa kirjallisesti muutoksista, jotka koskevat sertifioitua järjestelmää ja jotka voivat vaikuttaa sertifioinnin laajuuteen, voimassapysymiseen tai vaatimusten täyttymiseen. Tällaisia muutoksia voivat olla: Päästää sertifioijan tai FSC:n edustajat tarkastamaan (seuranta- tai muissa arvioinneissa) puun alkuperäketjun hallintaa sertifioinnin edellyttämässä laajuudessa arvioinnin kohteena olevalla alueella Oikeuttaa sertifioija viivyttämään, tai peruuttamaan, sertifiointipäätöksensä tekoa, jotta tämä saa selvitettyä uutta, tai lisätietoa, johon ei arviointiraportissa ole jo otettu kantaa, tai mikä sertifioijan näkökulmasta saattaa vaikuttaa arvioinnin tulokseen; Suostua siihen, että sertifioijan ei ole pakko myöntää, tai jatkaa sertifiointia, mikäli asiakkaan toiminnot ovat ristiriidassa sertifioijan velvollisuuksiin nähden siltä osin, mihin sertifioija on akkreditointisopimuksessaan ASIn kanssa sitoutunut tai mikäli sertifioijan mielestä nämä toiminnot vaikuttavat sertifioijan hyvämaineisuuteen negatiivisesti. Ymmärtää, että sertifioijalla ja FSC:llä on täysi oikeus uudistaa sertifiointivaatimuksia koko sertifioinnin voimassaoloajan, ml. kustannusten ja hintojen tarkistus, Ymmärtää että sertifioijalla, FSC: llä ja ASI: llä on oikeus tutustua luottamuksellisiin tietoihin, tutkia tarvittavia asiakirjoja ja pääsy laitteille, paikoille, alueille, henkilöstön luo ja laitoksille, jotka tarjoavat ulkoistettuja palveluja asiakkaille Ylläpitää tiedostoa puun alkuperäketjun hallintaan liittyvistä reklamaatioista ja korjaavista toimenpiteistä, Lopettaa sertifiointiin viittaaminen ja FSC-sertifiointimerkin käyttö sertifikaatin peruuntuessa kokonaan tai määräajaksi, tai kun sen voimassaolo on päättynyt Käyttää FSC-tavaramerkkejä sovellettavien standardien mukaisesti. Kiwalla on oikeus seurata FSC-tavaramerkkeihin ja FSC:n teollisiin oikeuksiin kohdistuvia loukkauksia; varmistaa, että FSC:n immateriaalioikeudet nimityksineen/nimineen säilyvät FSC:llä eikä mitenkään voida ymmärtää näiden oikeuksien kuuluvan asiakkaalle tai tämän päätöksen alaisiksi. Alla on esimerkki FSC COC -standardin sisällöstä Yleiset hallintajärjestelmävaatimukset Vastuut, johdon edustus ja avainhenkilöt Menettelytavat Koulutus Tallenteet Sitoutuminen CoC-asioihin, (esim. FSC-values ja OH & S). Politiikka / julkilausuma FSC: n keskeisistä työvoimavaatimukset Työvoimavaatimusten itsearviointi Valitusten käsittely FSC-poikkeava tuotteen hallinta FSC-kaupan vahvistuksen tukeminen Raaka-aineen hankinta ja toimittajat Toimittajien tiedot (FSC -sertifiointi), tiedon varmistaminen FSC-tietokannasta Toimitusten tietojen tarkistus ostolaskuista ja rahtikirjoista Raaka-aineen vastaanotto ja varastointi Sertifiointiosuuden siirto tuotteisiin, llaskennat Tuoteryhmät (ks. FSC Product Classification -asiakirja) Sertifiointitiedon, FSC-erän seuranta raaka-aineluokittain /FSC Claim -luokittain Muuntokertoimet (paljonko raaka-aineesta saadaan valmista tuotetta / hukan osuus) Sertifioitujen tuotteiden määrän laskenta (FSC) FSC-raaka-aineen hallinnan keino 1) fyysinen erillään pito, 2) määräjärjestelmä vai 3) prosenttijärjestelmä FSC-materiaalitaseet ja laskennat FSC-vuosiyhteenveto Myynti/markkinointi, asiakaspalvelu ja lähettäminen Sertifioitujen tuotteiden myynti ja markkinointi Sertifiointitiedon ilmoittaminen asiakkaalle myynti- ja lähetysasiakirjoissa, Lähettäminen; lähetysasiakirjat FSC-logon käyttö Hallintajärjestelmävaatimukset Alihankinta, ns. riskialihankinta on arvioitava erikseen. Jos yritys teettää osan FSC-tuotannosta toisessa yrityksessä Siirry FSC-sertifikaatin palvelukuvaukseen
Yritys sertifioidaan FSC-puun alkuperästandardia (FSC-STD-40-004) vastaan seuraavissa tapauksissa: yrityksen kaikki toimittajat ovat FSC-sertifioituja ja yrityksen käyttämä raaka-aine on vähintään FSC Controlled Wood -sertifioitua TAI yritys käyttää FSC-tuotteiden valmistuksessa fyysisen erillään pidon järjestelmää Mikäli yrityksellä on käytössään ei-FSC-sertifioituja toimittajia, joiden raaka-ainetta käytetään FSC-järjestelmän piirissä, on mahdollista tehdä FSC Controlled Wood (FSC CW) -sertifiointi. Tällöin raaka-aine kontrolloidaan FSC-STD-40-005 standardia vastaan. FSC Controlled Wood -standardi mahdollistaa ei-FSC-sertifioidun ja FSC-sertifioidun raaka-aineen sekoittamisen FSC Controlled Wood -standardin perusteella yritys muuttaa ei-FSC-sertifioidun raaka-aineen FSC- standardin mukaiseksi FSC Controlled Wood -raaka-aineeksi. Siinä varmennetaan, että ei-FSC-sertifioiduilta toimittajilta hankittu raaka-aine täyttää FSC-kontrolloinnin vaatimukset. Vaatimuksina ovat muun muassa: kaiken lainsäädännön noudattaminen raaka-aineen hankinnassa alkuperäiskansojen oikeuksien kunnioittaminen, sekä korkean suojeluarvon (HCV) metsien ominaisuuksien turvaaminen raaka-aineen hankinnassa. Kontrollointi ulottuu toimitusketjun kautta aina metsään saakka ja liittyy usein metsissä tehtävien hakkuiden arviointiin ja kelpuutukseen. FSC Controlled Wood -raaka-aineesta on periaatteessa tiedettävä, mistä ja minkälaisesta metsästä puu on lähtöisin. Raaka-aineen hankintaketjun todentaminen tehdään toimittajittain Raaka-aineen hankintaketjun kelpoisuuden ja raaka-aineen todentaminen on haastavaa, sillä yrityksen pitää käydä todentamassa toimittajien ja toimitusten kelpuutusta. Tavallisesti tämä toteutetaan käymällä toimittajien toimistolla, jossa yritys perehtyy heille toimitetun puun asiakirjoihin sekä hakkuukohteisiin esimerkiksi metsäkäyttöilmoitusten, metsäsuunnitelmien ja ilmakuvien perusteella. Joskus tulee tarve käydä tutustumassa kohteisiin metsässä. Maastoon mennään esimerkiksi silloin, jos hakkuu tapahtuu mahdollisella korkean suojeluarvon (HCV) kohteella. Näillä kohteilla vain varovaiset kuten poimintaluonteiset hakkuut voisivat olla mahdollisia. Ennen arviointia on oltava kuvaus FSC-STD-40-005:n edellyttämästä DDS-järjestelmästä (ei-FSC-sertifioidun raaka-aineen hankinnan ohje), jossa yritys kuvaa, kuinka se varmistaa FSCn vaatimat asiat ei-FSC-sertifioidusta raaka-aineesta. Tämä voi olla esimerkiksi materiaalien sekoittumisen poissulkeminen kuljetuksessa tai puutavaran varastoinnissa. FSC CW edellyttää sisäistä arviointia omasta DDS-järjestelmästä ja sen katselmointia. Näistä toiminnoista on tehtävä raportit ja muistiot osana järjestelmää. FSC Controlled Wood -standardi edellyttää Inspectan tekemää sidosryhmäkuulemista hyvissä ajoin ennen sertifiointia ja uudelleensertifiointia. FSC Controlled Wood -sertifiointiarvioinnista ja seurannoista laaditaan myös julkinen yhteenveto, joka on nähtävänä FSC-tietokannassa. https://info.fsc.org/ Siirry FSC-sertifioinninin palvelukuvaukseen
Meillä on kokemusta puun alkuperäketjun hallinnan sertifioinnista Suomessa ja muualla maailmassa jo vuodesta 2000 alkaen. FSC COC-sertifiointia Kiwa on tehnyt vuodesta 2007. FSC-sertifiointi on kansainvälisen akkreditointiorganisaation ASI:n akkreditoimana. (asi.assurance.org). Kiwa on ainoa Suomeen akkreditoitu FSC-sertifioija. Yritys pääsee FSC-sertifioiduksi ottamalla yhteyttä meihin ja aloittamalla kanssamme FSC-sertifiointipolun. 1. Ensimmäinen työvaihe on laatia omasta puun alkuperäketjun hallinnan menettelystä kuvaus. Kuvauksen pitää olla riittävän yksityiskohtainen, jotta FSC standardien vaatimusten toteutuminen voidaan todeta. Kuvauksessa kerrotaan: miten yritys varmistaa toimittajien FSC- sertifioinnin ja ylläpitää listaa toimittajista, tunnistaa raaka-aineen ostolaskuissa ja vastaanotossa, pitää FSC- sertifioituja raaka-aineita tai puolivalmisteita erillään tai hallitsee FSC-määriä laskennassa, siirtää sertifiointitietoa tuotteeseen ja hoitaa FSC-tuotteiden myynnin ja ilmoittaa oikean sertifiointiväittämän ja tiedot asiakkaille. 2. Menettelyohjeesta tulee myös käydä ilmi eri vaiheiden vastuumäärittelyt, vastuuhenkilöiden pätevyyden varmistaminen, tiedostojen/tallenteiden hallinta ja niiden 5 vuoden säilytys, mahdolliseen alihankintaan liittyvät menettelyt, sisäinen koulutus asian tiimoilta, sitoutuminen CoCn-arvoihin, työntekijöiden oikeuksien kunnioittaminen sekä työterveys ja työturvallisuusasiat sekä valitusten käsittely. Myös FSC-logon ja tuotemerkin käytöstä on oltava omat ohjeet. Samoin ohjeet mahdollisen FSC-poikkeavan tuotteen hallintaan. 3. Viimeistään ohjeen valmistuttua tai jo aiemmin yritys täyttää ja allekirjoittaa FSC-lisenssisopimuksen ja Kiwan hakemuslomakkeen FSC COC-sertifioinnista. Ne on lähetettävä Kiwaan ohjeen kera. Yrityksen sertifiointi on aina kaksivaiheinen prosessi. Ensimmäisessä vaiheessa arvioimme yrityksen valmiuden sertifiointiin tutustumalla aineistoihin tavallisesti etänä. Kommentoimme esim. puutteita ohjeistuksessa tai laskennassa. Kun ohjeisto ja kuvaus ovat riittävät ja hakija on sertifiointivalmis, teemme varsinaisen sertifiointiarvioinnin paikan päällä (2. vaihe). Arvioinnissa käydään läpi ohjeistus, koulutukset, haastatellaan yrityksen työntekijöitä sekä perehdytään raaka-aineen hallintaan, FSC-laskentoihin ja FSC-materiaalin käsittelyyn sekä tuotantoon. Yritys saa sertifikaatin, kun/jos sertifiointiarvioinnissa esille tulleet vakavat poikkeamat (jotain olennaista puuttuu tai on väärin) on korjattu. Hakija on sertifioitu, kun hakijan tiedot ovat FSC-tietokannassa. info.fsc.org. FSC sertifikaatti on voimassa enintään viisi vuotta. Seuranta-arvioinnit tehdään tavallisesti enintään 12 kuukauden välein. Uudelleensertifiointiarviointi on sitten noin 3-6 kuukautta ennen sertifikaatin päättymistä. FSC-puun alkuperäketjun hallinnan sertifiointimenettely Kiwan ohjeessa ABC 760 on kuvattu FSC-puun alkuperäketjun hallinnan arviointi- ja sertifiointimenettely. Sen on aina FSC-sertifiointitarjouksen liitteenä. Siirry FSC-sertifioinnin palvelukuvaukseen
Kiwa Sertifioinnin rahoitus perustuu asiakaslaskutukseen. Asiakkailta laskutetaan sertifioinneista sertifikaattien vuosimaksut liikevaihtoon perustuen. Lisäksi arviointikäynneistä laskutetaan työaikaan, matka-aikaan ja matkakustannuksiin liittyviä kuluja. Erilliset sertifioinnin vuosihinnastot ovat saatavissa esim. sertifiointitarjousten mukana.
