Rovaseudun Markkinakiinteistöt Oy - Kiinteistöjen määräaikaistarkastukset kiinteistöjohtamisen tukena
Rovaseudun Markkinakiinteistöt Oy:n omistuksessa on monipuolinen kiinteistövalikoima liiketila-, toimisto- ja hallikiinteistöjä, joista yrittäjät voivat etsiä kaipaamansa toimi- ja tuotantotilat tai tapahtuma-alueet. Kun Rovaseudun Markkinakiinteistöt Oy:n kiinteistöpäällikkö Tuomas Alakunnas aloitti tehtävässään reilu vuosi sitten, oli tilanne se, että henkilövaihdoksien myötä kiinteistöjen korjaushistoriasta oli vain vähän dokumentaatiota. Tiedossa kuitenkin oli, että rakennuksilla on korjausvelkaa ja jotain oli tehtävä.
Vuonna 2021 Rovaniemen Markkinakiinteistöt aloitti korjausvelkatilanteen korjaamisen teettämällä kuntoarviot 80%: iin kiinteistökannastaan. Samalla saatettiin myös PTS:t kuntoon. Kun kokonaiskuva kiinteistöjen kunnosta oli selvillä, nousi keskusteluihin tarpeet korjausvelan seurannasta ja mittaamisesta. Tässä vaiheessa päätettiin ottaa käyttöön Kiwan uusi palvelu, kiinteistöjen määräaikaistarkastus, joka räätälöitiin Rovaseudun Markkinakiinteistöjen tarpeeseen sopivaksi. Palvelun tarkoituksena on seurata kiinteistön elinkaaren vaiheita ja tuoda asiakkaalle tietoon kriittiset investointeja tai huoltoja vaativat osa-alueet heidän kiinteistökokonaisuudestaan.
Palvelu räätälöitiin tarpeisiin sopivaksi
Aluksi tehtiin alustava tarvekartoitus, jonka pohjalta laadittiin suunnitelma katselmuksen toteutuksesta ja raportoinnista. Toisessa tapaamisessa sovittiin 2-3 pilottikohdetta palvelun testaukseen. Seuraavaksi määräaikaistarkastukset suoritettiin pilottikohteissa ja kolmannessa vaiheessa käytiin läpi näiden pilottikohteiden raportit. Raportointia päädyttiin muokkaamaan paremmin Rovaseudun Markkinakiinteistöjen tarpeita vastaavaksi.
Alakunnaksen mukaan raportoinnista kevennettiin pois ylimääräisiä taustoittavia asioita sekä lisättiin visuaalisuutta kuvilla ja taulukoilla. ”Meille oleellinen asia on myös kuntoluokat, jotka ovat määritelty taloteknisille järjestelmille ja rakenneosille. Halusin, että kiinteistökohtaiset raportit ovat ytimekkäitä ja sisältävät vain oleelliset asiat. Tämä tavoite saavutettiin ja se osoittaa mielestäni ammattitaitoa”, Alakunnas sanoo. Alakunnaksen mielestä kiwalaisten kanssa muodostui kehittävä ilmapiiri, jossa sai vapaasti ideoida. Hän koki saaneensa itse vaikuttaa palvelun konseptiin: ”Ilman toimivaa yhteistyötä, palvelua tuskin olisi otettu käyttöön”.
”Näen Kiwan ennen kaikkea asiantuntevana ja puolueettomana toimijana. Heidän kanssaan on ollut helppo työskennellä. Arvostan sitä, että Kiwalta saa korkealaatuisia palveluja laajalla rintamalla. Tilaajan työtä helpottaa myös se, että Kiwalla toimii ns. yhden luukun periaate. Eli vaikka kaikkea osaamista ei välttämättä löytyisi täältä paikallisesti, niin voin silti asioida Kiwan paikallisen yksikön kanssa ja vaadittu osaaminen järjestetään. Lisäksi Kiwan asiantuntijat ovat asiansa osaavia ja huomioivat muun muassa kiinteistön käyttäjät hyvin kohdekierroksilla. Se antaa ammattimaisen kuvan toiminnasta.” Tuomas Alakunnas, kiinteistöpäällikkö, Rovaseudun Markkinakiinteistöt Oy
Kunnossapidon ennakoitavuus paranee ja asiakkaiden arki sujuu
Kiwa oli ennestään tuttu Rovaseudun Markkinakiinteitöt Oy:lle muun muassa erilaisien laitteistotarkastuksien, sisäilmatutkimuksien ja muiden asiantuntijapalveluiden kautta. Nyt voimassa on jatkuva sopimus myös kiinteistöjen määräaikaistarkastuksista. Sopimuksen myötä joka vuosi tehdään sovittuun kohdejoukkoon kiinteistöjen määräaikaistarkastukset noin kahden vuoden syklillä korjausvelkatilanteen päivittämiseksi. Se tarkoittaa, että yksittäinen rakennus kierretään kerran kahdessa vuodessa ja seurataan elinkaaren etenemistä sekä tarvittavia toimenpiteitä.
”Tämän prosessin seurauksena haluamme välttää tulevaisuudessa samankaltaista tilannetta, jossa korjaustarve lähtee kumuloitumaan hallitsemattomasti”, Alakunnas toteaa. Hänen mukaansa määräaikaistarkastukset vaikuttavat tietysti myös siihen, ettei vikailmoituksia tule ja kaikki toimii. ”Suurin hyöty palvelusta meille on ennakoitavuuden parantuminen kiinteistöjen kunnossapidossa. Asiakkaillemme se ilmenee sen sijaan arjen sujuvuutena, eli vältymme yllättäviltä korjaustarpeilta ja kiinteistötekniikan vikatilanteilta”, Alakunnas sanoo.
Alakunnas suosittelee kiinteistön määräaikaistarkastuksia suuremman kiinteistömassan omistajille ylläpitämään kuntoarvion tuottamaa aineistoa. "Kuntoarvio ostetaan kerran 5-10:ssä vuodessa mutta tämä on kevyempi prosessi ja halvempi palvelu, jota ei kannata ajatella kertaostona. Hyöty tulee nimittäin siitä, että nähdään muutos. Palvelu kuitenkin edellyttää jatkuvaa prosessia katselmuksien toteuttamiseksi esimerkiksi 2-3 vuoden välein sekä jo tehtyä kuntoarviota pohjatiedoksi”, Alakunnas kuvaa.
"Kiinteistön määräaikaistarkastus on kustannustehokas työkalu kiinteistön omistajan omaisuuden hallintaan. Palvelun avulla Rovaseudun Markkinakiinteistöt pystyy seuraamaan kiinteistöjensä elinkaaren eri vaiheita. Kiinteistön määräaikaistarkastuksen avulla pystytään pureutumaan rakennusosiin ja tekniikkaan riittävän tiheällä syklillä. Näin ollen varmistutaan rakennuksen toimivuudesta, huollon ja korjausten tarpeesta sekä käyttäjäviihtyvyydestä.
Kiinteistön määräaikaistarkastuksen toimivuuden räätälöinti Rovaseudun Markkinakiinteistölle oli sujuvaa, koska ideointi oli molemmin puoleista. Tuomaksella oli omia tarpeita palvelun suhteen ja pystyimme niihin vastaamaan. Yhteistyöllä saavutettiin nykyinen toimintamalli, jota tulemme jatkossakin kehittämään tarpeiden kehittyessä." Mikko Tapojärvi, asiakkuuspäällikkö, Kiwa Inspecta