De norm NEN 4400-1 is gericht op de inlenersaansprakelijkheid uitzendbureau en bevat eisen waar Nederlandse uitzendbureaus, payrollbedrijven en onderaannemers zich aan moeten houden als het gaat om onder meer omzetbelasting, loonheffingen en werknemersdossiers. Doel van deze NEN certificering uitzendbureau is het fraudebestendig maken van het inlenen van arbeid en uitbesteden van werk en zo het risico voor opdrachtgevers te beperken.
Fiscale en sociale verplichtingen
Met de NEN 4400 norm kan worden bepaald of een uitzend- payroll-onderneming of (onder)aannemer aan de verplichtingen voldoet. Daarmee worden verplichtingen bedoeld als aangifte en afdracht van loonbelasting, omzetbelasting en sociale verzekeringspremies, het administreren van identiteitsdocumenten, het uitvoeren van identiteitscontrole en controleren of iemand gerechtigd is om te werken in Nederland.
NEN 4400-1 managementsysteem
De norm NEN 4400-1 en het daaruit voortvloeiende keurmerk uitzendbureau is niet alleen bedoeld voor degene die arbeid inhuurt, maar ook voor degene die werk aanneemt. Om het NEN 4400-1 certificaat en het bijbehorende uitzendbureau en payroll keurmerk te behalen, dient u enkele zaken aantoonbaar hebben geregeld. Daarvoor stelt u een managementsysteem op waarin u laat zien hoe u voldoet aan de NEN 4400-1 norm. Aan sommige eisen voldoet u waarschijnlijk al, aangezien die voortkomen uit wet- en regelgeving.
Eisen Stichting Normering Arbeid
Naast de eisen uit de norm heeft de Stichting Normering Arbeid (SNA) aanvullende eisen opgesteld. Denk hierbij aan:
- Aangifte en afdracht van loonheffingen en omzetbelasting;
- Eventuele strijdigheid van loonbetaling met de Wet Minimumloon;
- Controle op de personeelsdossiers.
Stappenplan naar NEN 4400-1 certificering
Een NEN 4400-1 traject en de daaruit voortvloeiende SNA-certificering start met de uitvoering van de initiële inspectie voor de NEN 4400-1 (inclusief SNA-eisen) Op basis van deze inspectie stelt Kiwa vast of het bedrijf in aanmerking komt voor een NEN 4400-1 inspectiecertificaat. Hiermee kan een onderneming worden opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA).
Vervolginspecties
Nadat het inspectiecertificaat is verleend, voert Kiwa regelmatig vervolginspecties uit. Tijdens deze bezoeken wordt beoordeeld of de organisatie nog aan de eisen uit NEN 4400-1 voldoet. De eerste vervolginspectie vindt plaats na zes maanden en betreft een volledige inspectie. Dat wil zeggen dat alle eisen uit de norm NEN 4400-1 worden beoordeeld. Een jaar na de verstrekking van het certificaat vindt er nogmaals een volledige vervolginspectie plaats. Vanaf de derde vervolginspectie vindt er afwisselend een verkorte en een volledige toetsing op de eisen uit NEN 4400-1 plaats. Als er kritische afwijkingen worden vastgesteld, kan een extra bezoek worden uitgevoerd.