Arvioijan matka IFS Food 6.1 -pätevyyteen oli pitkä ja parmesaanin makuinen
Sertifikaatti seinällä on tuotekehityksen tulosta
Sertifikaatin saaminen seinälle voi joskus olla myös sertifiointiyritykselle pitkän tuotekehitysmatkan tulos. IFS Food oli yksi sellainen, sillä työ sen saamiseksi Suomen markkinoille käynnistyi jo helmikuussa 2019, jolloin saimme toimintaympäristöstämme ensimmäisen signaalin IFS Food 6.1 -sertifioinnin lisääntyvästä tarpeesta tulevaisuudessa.
Vaikka olimme kuulleet huhuja, että IFS on ns. GFSI -standardeista yksi haastavimmista pätevöityä, halusimme uskoa omaan osaamiseemme ja monipuolistaa sertifiointipalveluita Suomen markkinoilla, koska IFS on suosittu Keski-Euroopassa. Niinpä päätimme, että kaksi elintarvikealan auditoijaa matkustaisi toukokuussa 2019 parmankinkun, parmesaanin ja balsamicon makuiseen Bolognaan hakemaan Kiwa Italian antaman IFS Food peruskoulutuksen. Kiwa Cermet on yksi IFS:n mukaisiin sertifiointiarviointeihin akkreditoitu toimija Kiwa -perheessä.
Työkokemus porttina kokeisiin
Peruskoulutuksen jälkeen CV purettiin kirjaimellisesti atomeiksi ja sieltä poimittiin paitsi korkeakoulutasoinen pohjakoulutus niin myös käytännön työkokemus elintarviketeollisuudesta sisältäen kaikki tuotetyypit ja elintarviketeollisuuden prosessit, joista auditoijalla oli todennettavissa olevaa kokemusta. Sen perusteella IFS antoi hyväksynnän tuote- ja elintarvikeprosessikohtaisiin kokeisiin.
Monipuolinen teollinen työkokemus eri toimialoilta auttoi ja lopputuloksena oli, että vain kananmunatuotteet ja lemmikkieläinruoka jäivät rannalle, koska niistä ei löytynyt riittävää näyttöä. Mahdollisuus tenttiä kaikki elintarvikeprosessit aukesi heti. Näin laaja tenttimisoikeus ei ole ihan tavallista, vaan auditoijat saattavat tenttiä vain osan ja auditoivat sitten vain siltä osin. Mutta pienellä, monialaisella markkinalla oli pakko yrittää saada mahdollisimman laaja auditointioikeus per auditoija.
Jännittävä tenttivaihe
Tenttioikeuksien saamisen jälkeen oli aika ilmoittautua ensimmäiseen mahdolliseen englanninkieliseen kokeeseen (IFS Written Exam). Kaikki vanhat elintarviketekniikan ja mikrobiologian oppikirjat oli kaivettu varastoista ja korkeakoulukirjastosta haettu uusiakin, sillä yritys ja halu onnistua oli korkealla.
Tentti tehtiin valvotusti ennalta määritellyissä paikoissa, ennalta määritellyillä kielillä ja mukana sai olla vain passi henkilöllisyyden todistamista varten ja pari kuulakärkikynää. Kirjallinen koe koostui kolmesta osasta eli standardiosaamisesta, alan lainsäädännöllisestä osaamisesta ja case-esimerkeistä. Tämän lisäksi kaikki elintarvikeprosessit tentittiin oman kysymyspatteriston kautta ja aikaa oli 20 min per tekninen kategoria. Silmissä vilisi D-arvot, F-arvot, pH/aw -arvot, valesaumat, suodatinluokat, HPP:t ja CIP:t.
Vaikka tiedossamme oli tentin vaativuus ja se, että kaikista yrittäjistä vain noin 60-65% läpäisee lopulta kokeen, tentti oli lopulta kovempi koettelemus kuin etukäteen ajattelimme. Vastausaika oli rajattu, monivalintatehtävissä oli yksi tai useampi oikea vastaus ja vääristä valinnoista tuli miinuspisteitä.
Ensimmäinen yritys ei onnistunut ja kovan työn jälkeen olo oli väsynyt. Entä jos emme vaan pääse läpi toisellakaan kerralla? Onko edessä vuoden karenssi ennen kuin saa edes uudelleen yrittää? Kirjallisista kokeista kuitenkin selvittiin toisella yrittämällä läpi ja suullinen koe (IFS Oral Exam) olikin sitten helpompi läpäistävä, kun auditointikokemusta oli kertynyt jo muista GFSI- vertaisarvioiduista ohjelmista. Suullisessa tentissä tentattiin auditoijan kykyä keskittyä esitetyn casen kannalta olennaisiin asioihin ja arvioida asioita riittävän monesta eri näkökulmasta. Siinä myös testattiin standardinlukutaitoja ja kykyä pisteyttää havainnot oikealle tasolle, sillä IFS Food on standardi, jonka vaatimuksia arvioidaan ja pisteytetään ns. rivi riviltä.
Tenttihuoneista auditointeihin
Ensimmäiset suomalaiset asiakkaat olisivat olleet valmiina jo keväällä 2020 ottamaan IFS Food auditoinnin. Kaikki oli järjestetty ja ehdimme helmikuun alussa huokaista, että näyttää siltä, että enää korona voi meidät pysäyttää. Niinhän se sitten tekikin. Italian Bolognasta oli varattu jo pätevä IFS -auditoija ottamaan näyttöauditointi Suomesta, mutta kuten uutisista luimme, niin korona koetteli Italiaa ja etenkin Lombardian aluetta kovasti, joten emme voineet auditoijaa sieltä Suomeen ottaa.
Ensimmäinen sovittu IFS witness -arviointi jouduttiin perumaan ja kaikkialla keskityttiin luonnollisesti akuuttiin kriisinhallintaan. Hetkeen mistään ei ollut mitään varmuutta ja mietittiin, että miten tästä eteenpäin. Kohdalle osui kuitenkin myös hyviä sattumia ja IFS -lanseeraus saatiin palautumaan raiteilleen akuuteimman kriisin hellitettyä.
Ensimmäinen IFS auditointi Suomessa
Auditoinnit päästiin aloittamaan Suomessa elokuussa 2020. Ensimmäinen IFS Food auditointiasiakas oli Pyhännällä sijaitseva snackstehdas Real Snacks, joka on Oikia -sipsien kuten Tavis Timon ja Mausteisen Matildan koti. Auditoijana toimi Riikka Eerola ja jännitimme miten helppoa se pisteyttäminen sitten tositilanteessa on. Auditointi saatiin järjestymään suunnitellusti ja Real Snacksin reipas tiimi Pyhännänjärven rannalta oli valmistautunut ensimmäiseen IFS -auditointiinsa.
CASE: Real Snacks
Arja Kastarinen, CEO, Real Snacksiltä tiimeineen kertoo ajatuksia auditoinnista ja siihen valmistautumisesta:
Miten valmistauduitte IFS -auditointiin?
Tutustumalla standardiin huolellisesti sekä sisäisen auditoinnin kautta. Tehtiin myös GAP auditointi yhteistyössä Foodwestin kanssa. Lisäksi täydensimme laadunhallintaan liittyviä dokumentteja tarvittavilta osilta ja kertasimme henkilöstön kanssa oikeita toimintatapoja.
Miten IFS -auditointi teidän kokemuksenne mukaan poikkesi FSSC -auditoinnista?
Auditointi tuntui paljon kiireisemmältä. Tiukat kaksi päivää, jotta ehdittiin kaikki käydä läpi.
IFS-auditoinnissa keskusteltiin paljon henkilöstön pätevyydestä ja päätösten tieteellisestä tai lakisääteisestä perustelusta. Tuntui, että pelkkä käytännön osaaminen ei riittänyt, vaan asioiden täytyi olla tarkemmin perusteltuja myös paperilla.
Jokainen standardin kohta käytiin auditoinnissa läpi rivi riviltä, eli auditointi oli yksityiskohtaisempi ja kokonaiskuva ei ratkaissut vaan ”detaljien summa”.
Millaisia ajatuksia organisaatiossa on herännyt IFS -auditoinnin jälkeen?
Pelkästään positiivisia, paljon on kehitettävää, mutta kaikki kehitys parantaa yrityksemme toimintaa.
Yllättävää oli myös se, että joiltain osin koimme saavamme jopa ”helpotuksia” ja yksinkertaistamista, kuten vuokaavioiden yhdistäminen samankaltaisten prosessien osalta. Saimme uskoa siihen, että olemme oikealla tiellä ja entistä vahvemman näkökulman siihen, että koko laatujärjestelmä ja sen toimivuus perustuu siihen, että tunnistamme toimintamme riskit ja rakennamme laatujärjestelmää siltä pohjalta, kuinka pystymme näitä riskejä laatujärjestelmän avulla hallitsemaan.
Miten evästäisille muita ensimmäiseen IFS -auditointiin valmistautuvia?
Kun luulet käyneesi standardin läpi, käy se vielä kolme kertaa uudestaan. Pohdi tulkintoja ja mieti ovatko nämä asiat juuri meidän yrityksessämme kunnossa. Standardin sisäistäminen on kaikista tärkeintä. Nosta esille standardin kohdat jotka ovat kriittisiä omassa yrityksessänne, tee korjaavia toimenpiteitä ajoissa, jotta käytännöt ovat koko henkilöstölle tuttuja.
Harkitse ulkopuolista apua/konsultaatiota jo ennen auditointia: ulkopuolisen silmät havaitsevat epäkohdat paremmin ja valmistautuminen auditointiin on varmempaa. Itse auditointi kannattaa ottaa oppimistilanteena ja mahdollisuutena vielä parantaa toimintaa.
Huolellinen valmistautuminen ja ulkopuolinen sparraus kannattavat, itse auditoinnissa ei ole mitään kummallista, teemme kaikki työtä sen eteen, että elintarviketurvallisuus on hyvällä tasolla, kysehän on jatkuvasta parantamisesta eikä se työ tule valmiiksi koskaan, mutta auditoinnin kautta saa taas eväitä kehittämiseen.
Tuotekehitystyö on nyt ylittänyt lanseerausvaiheen kalkkiviivat ja ylläpitoa on hyvä jatkaa, sillä IFS Food on osoittautumassa vaivan arvoiseksi. Ja olemmehan me Kiwa Inspectalla hyvin ylpeitä siitä, että toimme IFS:n suomenkielellä Suomeen!
Lisätietoa IFS:stä:
Tutustu IFS -standardeihin: https://www.ifs-certification.com/index.php/en/standards
IFS Academyn video IFS Food:n eri kategorioista: https://www.youtube.com/watch?v=bdH5sSaXhzo
IFS Academyn video IFS Food:n pisteytysjärjestelmästä: https://www.youtube.com/watch?v=9a3Q9huE3ZI
IFS näkyy myös syksyn 2020 koulutuskalenterissamme: https://www.kiwa.com/fi/fi/palvelutyyppi/koulutus/elintarvikkeet/
Lisätietoja Kiwa Inspectan elintarvikeketjuun kuuluvista standardeista:
Teija Paananen
Tuoteryhmäpäällikkö, pääarvioija
Email: teija.paananen@kiwa.com
Puh. 040 550 3243