Audit in Remoto, un valore aggiunto per le attività di Certificazione e Ispezione
L’emergenza sanitaria diffusasi su scala globale a causa del virus COVID-19 ha provocato per oltre due mesi un lockdown in molti Paesi, con un blocco quasi generalizzato di buona parte delle attività produttive e un azzeramento degli spostamenti. In Italia, gli Organismi TIC (Testing, Inspection e Certification), poiché svolgono attività funzionali e di indifferibile necessità, hanno continuato a operare. In questo contesto, le tecniche di Audit in remoto hanno rappresentato la soluzione per fornire con rigore servizi di ispezione e certificazione a supporto delle aziende per la continuità delle loro attività.
L'audit a distanza è già possibile da tempo, grazie a strumenti digitali utili e sicuri. Ma è soprattutto in tempi di allontanamento sociale, che l’erogazione di verifiche in remoto è diventato un’ottima soluzione per non interrompere i processi di Certificazione e Ispezione.
Ma cosa sono gli audit in remoto, quando possono essere utili e che valore aggiunto danno alle aziende? Scopriamolo insieme!
Cosa sono gli audit in remoto?
Durante un audit remoto (o e-audit), gli strumenti di comunicazione digitale a disposizione vengono utilizzati per condividere e ottenere documenti ed evidenze in modo sicuro e permettono di verificare le attività svolte dall’azienda verificata, in accordo ai requisiti delle normative applicabili all'audit.
I principali documenti tecnici che disciplinano le attività in remoto sono:
- IAF MD 4:2018 “Mandatory document for the use of information and communication technology (ICT) for Auditing/Assessment purposes”
- IAF ID 3:2011 “Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CABs and Certified Organizations”
- IAF ID 12:2015 – “IAF Informative Document Principles on Remote Assessment”
- ISO 19011:2018 “Linee guida per audit di sistemi di gestione”
Ma un audit in remoto è molto di più di un audit “da scrivania” dove il controllo dei documenti e delle evidenze avviene a distanza. Durante una verifica in remoto, l’auditor e l'organizzazione sottoposta ad audit lavorano contemporaneamente al progetto di audit.
Ciò avviene in un ambiente di lavoro virtuale, in cui le parti coinvolte si scambiano le informazioni necessarie per la valutazione dei documenti di audit in un modo più veloce e smart. Questo perché all’interno dello “spazio di lavoro virtuale” è possibile condividere e modificare in tempo reale i documenti, creare momenti di videoconference e chat comuni e programmare ed assegnare le singole attività da svolgere.
Quali sono i vantaggi degli audit in remoto?
Gli audit in remoto sono particolarmente adatti e vantaggiosi per attività di analisi documentale e per le interviste alle risorse coinvolte, spesso in sedi diverse della stessa organizzazione, ma soprattutto offrono la possibilità di svolgere attività di audit anche in luoghi difficilmente raggiungibili o dove le condizioni di sicurezza sanitaria non sono garantite.
A distanza di soli due mesi dall’introduzione delle tecniche di Audit in remoto è stato possibile individuare diversi vantaggi derivanti dall’utilizzo di strumenti digitali per le attività di verifica. Tra cui:
- Condivisione sicura e protetta dei documenti di audit
- Ottimizzazione dei tempi di audit
- Riduzione del numero di trasferte dedicate e relativi costi
Uno dei vantaggi più importanti dell’Audit in remoto è sicuramente che lo svolgimento della verifica in remoto è eco-friendly. Gli audit in remoto infatti grazie alla riduzione del numero di trasferte dedicate, garantiscono un minor impatto sull’ambiente in termini di CO2 emessa e un ridotto consumo di carta.
Per maggiori informazioni
Per maggiori informazioni sulle attività di audit in remoto e valutare la possibilità di usufruire delle verifiche a distanza contatta il tuo referente Kiwa oppure scrivici a info@kiwacermet.it o contattaci al numero +390514593111.
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