Audit in remoto: parola ai protagonisti!

L’emergenza sanitaria che ci ha colpito nel 2020, imponendoci una società in cui il distanziamento fisico è obbligatorio e gli spostamenti sono limitati, ha fatto nascere l’esigenza di utilizzare strumenti alternativi per la continuità aziendale. In questa ottica, gli Audit in remoto, hanno rappresentato un’ottima soluzione per non interrompere i processi di Certificazione e Ispezione e di conseguenza l’attività delle organizzazioni. Abbiamo dunque chiesto ad alcuni protagonisti di quest’attività di raccontarci la loro esperienza per comprendere quali sono realmente i vantaggi ed eventuali criticità nella conduzione di un audit a distanza.

Gianluca Foschini, Auditor - Kiwa Italia e Ing. Luca Ampolla, Quality Manager - Pietro Galliani S.p.A.

Gian Luca Foschini, Auditor Kiwa Italia ISO 9001 e 13485 per i settori legno, plastica, meccanica e macchine dal 2003, anche se non aveva mai condotto un Audit in Remoto prima dell’emergenza sanitaria/pandemia, riscontra come limite principale il non poter prendere visione diretta delle attività operative e non poter cogliere segnali tipici della comunicazione non verbale che al contrario potevano emergere durante una verifica in presenza. Tuttavia, sottolinea il valore aggiunto di poter svolgere l’attività di verifica, step fondamentale dell’iter di certificazione, con qualunque condizione climatica, di fuso orario e di localizzazione geografica.

La buona riuscita delle verifiche a distanza deriva anche dalla risposta tempestiva che Kiwa è stata in grado di fornire, grazie alla definizione di procedure specifiche e la predisposizione di adeguati strumenti informatici sicuri e al passo con le tecnologie odierne.

Dunque, di sicuro l’audit in remoto è nato dall’esigenza di trovare strumenti alternativi alle attività in presenza ma rappresenta ad ogni modo per gli esperti del settore un’opportunità da studiare attentamente nel prossimo futuro per poter cogliere potenziali vantaggi e per poter arginare criticità legate agli spostamenti più complessi.

Non meno centrale nell’attività di verifica è senza dubbio l’azienda nella quale viene condotto l’audit. A tal proposito abbiamo chiesto all’Ing. Luca Ampolla, Quality Manager dell’azienda Pietro Galliani S.p.A., azienda che produce semilavorati metallici non ferrosi, di descrivere la loro prima esperienza di Audit a distanza condotto per la verifica di sorveglianza e rinnovo della Certificazione ISO 9001.

In questo periodo di emergenza sanitaria, quale importanza ha rivestito per voi la possibilità di utilizzare la modalità dell’audit in remoto?

A causa dell’emergenza legata al COVID-19, l’audit nella sua forma “classica” presenta un rischio potenziale per tutte le persone coinvolte. L’audit da remoto è stata la risposta alla necessità odierna di rispettare i requisiti sanitari imposti per la pandemia. È chiaro che l’evoluzione del classico audit divenuto di questi tempi “e-audit” è stato di fondamentale importanza, in quanto il mancato svolgimento avrebbe inevitabilmente creato notevoli disagi rispetto al monitoraggio dell'integrità del sistema in relazione alle modifiche di contesto, inoltre sarebbe stato causa di ritardi nel percorso di rinnovo e sorveglianza.

Quali sono i vantaggi riscontrati durante l’attività di Audit? E quali le maggiori criticità se individuate?

Tra i vantaggi che ho riscontrato nell’audit da remoto posso certamente citare l'ottimizzazione delle tempistiche programmate. Ma anche ad esempio la possibilità di condividere lo schermo del proprio computer in modo da valutare simultaneamente la stessa documentazione di supporto.

Oppure come nel caso della Pietro Galliani S.p.A., che possiede numerose sedi, il team Galliani ha colto l’occasione per partecipare all’evento restando ognuno nella propria postazione di lavoro, in ufficio, oppure in homeworking presso il proprio domicilio. Ciò si traduce in efficienza e ottimizzazione del tempo per le risorse del gruppo.

Non meno importante è la riduzione dei rischi da interferenza con le attività/processi aziendali in corso che possono avere impatto con le risorse umane impegnate nell’audit, come ad esempio possibili incidenti, infortuni ed ovviamente rischio di contagio da Covid.

Personalmente non ho rilevato importanti criticità, ma di certo non sono da sottovalutare possibili problemi con la tecnologia. Occasionalmente le connessioni di rete non sono molto affidabili, e possono in alcuni casi interrompere o rallentare la conduzione dell’audit. Inoltre, è necessario assicurare la riservatezza e la privacy durante le pause dell’attività di audit, per esempio silenziando i microfoni o mettendo in pausa le videocamere.

Abbandonate le restrizioni imposte dall’attuale Emergenza Sanitaria, ritieni che l’audit in remoto debba/possa rimanere come modalità di svolgimento delle attività di verifica?

Ritengo che l’audit in remoto abbia enormi potenzialità di sviluppo e che possa affermarsi come alternativa alle prassi standard pre-Covid. L’audit classico necessita di essere affiancato da strumenti smart che consentano maggiore agilità, si tratta del naturale evolversi dei fatti, citando Ovidio “chi non è preparato oggi sarà ancora più impreparato domani".

Kiwa e l’audit in remoto 

In questo contesto, le tecniche di Audit in remoto hanno rappresentato per Kiwa la soluzione per fornire con rigore servizi di ispezione e certificazione a supporto delle aziende per la continuità delle loro attività.

Durante una verifica in remoto, l’auditor e l'organizzazione sottoposta ad audit lavorano contemporaneamente in un ambiente di lavoro virtuale, in cui le parti coinvolte si scambiano le informazioni necessarie per la valutazione dei documenti di audit in un modo più veloce e smart.

All’interno dello “spazio di lavoro virtuale” è infatti possibile condividere e modificare in tempo reale i documenti, creare momenti di video-conference, chat comuni e programmare ed assegnare le singole attività da svolgere.

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