L’audit virtuale si configura come un’opzione rilevante nel processo di miglioramento continuo dell’attività ispettiva, diventando un’alternativa all’approccio standard, utile soprattutto nel caso di audit in luoghi remoti o potenzialmente pericolosi.
Ma cosa sono gli audit in remoto, quando possono essere utili e che valore aggiunto danno alle aziende? Scopriamolo insieme!
Frequent Asked Question (FAQ)
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Cos’è un Audit in remoto?
Un audit remoto, noto anche come audit virtuale, rappresenta un’attività ispettiva condotta a distanza, utilizzando strumenti e metodologie ICT come videoconferenza e condivisione di documenti in cloud per la raccolta, il controllo e la valutazione dei documenti e delle evidenze, riproponendo così a distanza (e in modo virtuale) l’attività di audit in presenza.
Nello specifico, durante un audit remoto, gli strumenti di comunicazione digitale a disposizione vengono utilizzati per condividere e ottenere documenti ed evidenze in modo sicuro, effettuare interviste con il personale, condividere immagini tramite webcam, anche dei luoghi, degli ambienti e dei processi e permettono di verificare le attività svolte dall’azienda verificata, in accordo ai requisiti delle normative applicabili all'audit.
Ciò avviene in un ambiente di lavoro virtuale, in cui le parti coinvolte si scambiano le informazioni necessarie per la valutazione dei documenti di audit in un modo più veloce e smart. Questo perché all’interno dello “spazio di lavoro virtuale” è possibile condividere e modificare in tempo reale i documenti, creare momenti di videoconference e chat comuni e programmare ed assegnare le singole attività da svolgere.
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Sulla base di quali norme sono possibili gli audit in remoto?
I principali documenti tecnici che disciplinano le attività in remoto sono:
- IAF MD 4:2018 “Mandatory document for the use of information and communication technology (ICT) for Auditing/Assessment purposes”
- IAF ID 3:2011 “Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CABs and Certified Organizations”
- IAF ID 12:2015 – “IAF Informative Document Principles on Remote Assessment”
- ISO 19011:2018 “Linee guida per audit di sistemi di gestione”
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Perchè gli audit in remoto?
Fino a gennaio 2020, il ricorso alle tecniche in remoto per lo svolgimento delle attività di verifica, pur contemplato nella documentazione tecnica ed incluso nelle procedure, è stato adottato in maniera residuale.
Tuttavia, tale soluzione ha rappresentato nel periodo di emergenza COVID-19 la chiave per garantire la continuità del business, permettendo di mantenere e rilasciare certificazioni anche in tempi di distanziamento fisico. L'audit a distanza, infatti, era già possibile da tempo, grazie a strumenti digitali utili e sicuri, ma solo in tempi di allontanamento sociale, l’erogazione di verifiche in remoto è diventata un’ottima soluzione per non interrompere i processi di Certificazione e Ispezione.
Un recente studio condotto da esperti di UNI e ACCREDIA evidenzia proprio come l’audit da remoto sia stato nel corso dei primi mesi del 2020 un passaggio obbligato, ma che in futuro potrebbe rivelarsi un potente strumento adisposizione non solo degli organismi di certificazione, ma dell’intero mercato.
Questo poiché, anche a prescindere dal momento, l’audit virtuale si configura come un’opzione rilevante nel processo di miglioramento continuo e di cambiamento dell’attività di audit dei sistemi di gestione. La modalità remota di svolgimento degli audit, insomma, promette di proseguire anche in futuro e di estendersi sempre più, diventando lentamente un’alternativa all’approccio standard e non “emergenziale”, senza dimenticare che in certi casi la verifica virtuale è necessaria, o raccomandabile, come nel caso di luoghi remoti o potenzialmente pericolosi.
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Quali tipologie di audit in remoto possono essere condotte?
L'audit in remoto è utile per quelle tipologie di audit in cui le evidenze vengono raccolte attraverso la revisione della documentazione, la valutazione delle registrazioni nei sistemi informativi e i colloqui con le persone. Le attività a distanza, condotte in accordo ai documenti tecnici e alle norme internazionali che disciplinano le modalità di esecuzione degli audit in remoto, possono essere audit gestibili parzialmente o completamente a distanza come, ad esempio, quelli in accordo alle norme dei Sistemi di Gestione: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 27001 e ISO 22000.
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Cosa serve per un audit in remoto?
Durante un audit a distanza, il auditor e l'organizzazione oggetto di audit lavorano contemporaneamente in un ambiente di lavoro virtuale, dove le parti coinvolte si scambiano le informazioni necessarie. Per poterlo fare correttamente, è necessaria una tecnologia affidabile e sicura: un ambiente online professionale come Team o Skype e una connessione internet stabile e veloce. Controlla di avere a disposizione una webcam, un comodo auricolare con un microfono di buona qualità.
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Quali sono i vantaggi degli audit in remoto?
Gli audit in remoto sono particolarmente adatti e vantaggiosi per attività di analisi documentale e per le interviste alle risorse coinvolte, spesso in sedi diverse della stessa organizzazione, ma soprattutto offrono la possibilità di svolgere attività di audit anche in luoghi difficilmente raggiungibili o dove le condizioni di sicurezza sanitaria non sono garantite.
A qualche mese dall’inizio del potenziamento delle tecniche di Audit in remoto è stato possibile individuare diversi vantaggi derivanti dall’utilizzo di strumenti digitali per le attività di verifica. Tra cui:
- Condivisione sicura e protetta dei documenti di audit
- Ottimizzazione dei tempi di audit
- Riduzione del numero di trasferte dedicate e relativi costi
Uno dei vantaggi più importanti dell’Audit in remoto è sicuramente che lo svolgimento della verifica in remoto è eco-friendly. Gli audit in remoto infatti grazie alla riduzione del numero di trasferte dedicate, garantiscono un minor impatto sull’ambiente in termini di CO2 emessa e un ridotto consumo di carta.
