Mitä sertifiointi tarkoittaa? Mikä on johtamisjärjestelmä?
Sertifiointiin, sertifikaattiin, standardeihin, poikkeamiin ja vaatimusten mukaisuuteen liittyy paljon epätietoisuutta ja jopa hämmennystä. Mitä sertifiointi oikeasti tarkoittaa ja mitä hyötyä sertifikaatista on? Kaiken standardijargonin sijaan Kiwan tuotehallintapäälllikkö on suomentanut meille sertifioinnin lyhyen oppimäärän, jolla jokainen ymmärtää sertifioinnin merkityksen ja johtamisjärjestelmän olemassaolon tarkoituksen.
Mikä on standardi tai sertifikaatti?
Standardit ovat täynnä kieltä, jota kukaan ei ymmärrä. Ne ovat täynnä lauseita ja otsikoita, joista kukaan ei saa mitään selvää. Usein yrityksen johto tai laatuvastaava on sertifiointilaitokseen yhteydessä, ja sanoo, että me tarvitsemme sertifikaatin. Asiakas vaatii. Mutta mitä ihmettä sertifikaatti oikein tarkoittaa?
Yleensä ensimmäisenä asiakasvaatimuksena tarjouspyynnössä on laatusertifikaatti, eli sertifioitu laadunhallintajärjestelmä. Jos vielä oikein halutaan hämmentää soppaa, ilmoitetaan tarjouspyynnössä ”…tai vastaava”. Mutta mitä sertifiointi oikein tarkoittaa?
Jos yrityksen laadunhallintajärjestelmä on laadunhallintajärjestelmästandardin mukainen, voidaan se sertifioida. Sertifiointi tarkoittaa sitä, että ulkopuolinen taho varmistaa yrityksen laadunhallintajärjestelmän vaatimuksien mukaisuuden, ja myöntää yritykselle sertifikaatin. Taas liian pitkiä sanoja ja liikaa standardijargonia, potentiaalinen ensimmäisiä askeliaan laatupolulla ottava asiakas on tippunut kärryiltä jo aikoja sitten. ”No me otetaan sitten se sertifikaatti, ja laitetaan samaan pakettiin se järjestelmäkin.”
Johtaako joku yritystä?
Kun puhutaan laadusta, järjestelmä ei ole mikään ohjelma tai sovellus, vaan järjestelmä on yrityksen normaalia johtamista ja toiminnan ohjaamista. Ei tarvita erillisiä laatumappeja tai laatukäsikirjaa, tarvitaan vain hyvää johtamista. Standardi auttaa yritystä ja johtoa huomioimaan oleelliset asiat ja johtaa yrityksen toiminnan ja tuloksen jatkuvaan parantamiseen. Hyvä johtaja toimii standardin mukaisesti ilman sertifiointiakin. Jos joku johtaa yritystä, on sillä johtamisjärjestelmä.
Mitä on vaatimuksien mukaisuus?
Vaatimuksien mukaisuus ei ole pelkästään standardin vaatimuksien mukaista toimintaa, se on paljon enemmän.
Asiakkaiden vaatimukset ohjaavat toimintaa. Kun yritys saa laatusertifikaatin, on samalla myös varmistettu, että asiakkaiden toiveet ja odotukset on ymmärretty ja niiden mukaisesti toimitaan. Sertifikaatti auttaa parantamaan asiakastyytyväisyyttä.
Yrityksen omat vaatimukset ohjaavat toimintaa. Oma visio, strategia ja arvot ovat oleellisia asioita yrityksen toiminnalle. Kun yritys saa laatusertifikaatin, on varmistettu, että strategian mukaisesti on asetettu tavoitteet ja suunniteltu toimenpiteet, joilla niihin päästään. Sertifikaatti auttaa parantamaan tuloksia.
Lain ja viranomaisten vaatimukset ohjaavat yrityksen toimintaa. Omaa toimintaa koskevat lait ja asetukset, oman alan sovitut käytännöt ja omat lupaukset ohjaavat yrityksen toimintaa. Kun yritys saa laatusertifikaatin, on varmistettu, että se tuntee toimintaansa liittyvät vaatimukset ja toimii niiden mukaisesti. Sertifikaatti auttaa pysymään tietoisena alan vaatimuksista.
Miten sertifikaatin saa?
Sertifikaatin saaminen ei ole vaikeaa. Jos tuntuu siltä, että ei vielä tunne standardin vaatimuksia, voi osallistua koulutukseen. ISO 9001 selkokielellä -koulutus antaa hyvän pohjan ja käytännön esimerkkejä laadukkaalle johtamiselle.
Tarvittaessa ulkopuolinen arvioija voi tulla tekemään alustavan arvioinnin, jonka avulla saadaan hyvä muistilista vielä huomioimatta olevista asioista.
Sertifiointiarvioinnissa käydään toiminta ja sen dokumentointi läpi. Jos se täyttää vaatimukset, saa sertifikaatin, joka on voimassa kolme vuotta. Jos löytyy vielä jotain parannettavaa niin sitten parannetaan, ja sen jälkeen saa sertifikaatin. Sertifikaatti osoittaa yrityksen asiakkaille, että asiakas on yritykselle tärkeä, yritys johtaa toimintaansa, ja parantaa sitä jatkuvasti.
Sertifiointi ei ole mitään rakettitiedettä
Sertifikaatti ja standardi eivät ole vaikeita asioita, ei rakettitiedettä eivätkä vaadi korkeakoulututkintoa. Standardi auttaa keskittymään oleellisiin asioihin, ja myös maalaisjärjen käyttäminen on sallittua – jopa suositeltavaa.
Kiinnostuitko? Haluatko lukea lisää?
Tilaa sertifiointiopas sähköpostiisi
Kirjoittaja Tiia Tuomi on Kiwan tuotehallintapäällikkö ja pääarvioija. Tiian insinöörisydän sykkii laadulle ja organisaation jatkuvalle kehittämiselle kohti parempaa, turvallisempaa ja vastuullisempaa toimintaa.