Oma tietojärjestelmä mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonsiirron

Jaakko Tuukkanen työskentelee Kiwalla asiantuntijana erilaisten tietojärjestelmäprojektien parissa. Hän on ollut mukana rakentamassa tietojärjestelmää projektin johtamisen tueksi, ja toimii Nesteen kevään 2021 suurseisokissa projektipäällikkönä Neste Engineering Solutionsin projektissa.

Suurseisokissa tapahtuu paljon lyhyessä ajassa, ja silloin on tärkeää, että oikea tieto liikkuu oikeille henkilöille mahdollisimman reaaliaikaisesti. Verkon yli toimiva tietojärjestelmä mahdollistaa kaiken tämän ja toimii tärkeänä osana sekä viestintää että projektin seurantaa ja johtamista.

Järjestelmä kehitettiin tarpeeseen

Tuukkanen on ollut mukana järjestelmän rakentamisessa heti ideasta lähtien. Tiimiin on kuulunut kolme henkeä erilaisista rooleista, jotka kaikki ovat tuoneet osaamistaan mukaan. Perusideana on ollut saada järjestelmä jossa urakoitsijat voivat tehdä tilauksen ja saavat tiedon, kun tilattu tarkastus on tehty. Samalla pystymme itse seuraamaan kokonaisuutta ja voimme nopeasti reagoida muuttuviin tilanteisiin. Tilaukset jäävät järjestelmään talteen ja niihin on helppo myös palata tarvittaessa.

Läpinäkyvyys ja tiedon jakaminen eri toimijoiden kesken

Järjestelmä mahdollistaa työn läpinäkyvyyden eri toimijoiden kanssa, sillä sinne voidaan antaa eri tasoisia käyttöoikeuksia kaikille jotka tietoa tarvitsevat. Samassa järjestelmässä kohtaavat niin urakoitsijat, koordinoijat, loppuasiakas kuin projektijohto.

Järjestelmästä on hyötyä kaikille osapuolille

Uusi tietojärjestelmä tuo monia etuja projektille. Urakoitsijalle se helpottaa tarkastusten tilaamista ja valmistuneen työn seurantaa, jolloin he pystyvät aikatauluttamaan omaan työtään entistä tehokkaammin. Tarkastustöiden koordinoijat näkevät tilauskannan ja töiden etenemisen, ja voivat sitä kautta paremmin suunnitella tarkastajien työtä ja aikatauluja. Projektijohdolla on koko ajan näkymä töiden etenemisestä sekä laadusta. Lopulta järjestelmä tehostaa myös laskutusta. Tuukkanen toimii järjestelmän ja roolinsa myötä kaiken tämän keskiössä; tiiviissä yhteistyössä niin urakoitsijoiden, sopimusyhteyshenkilöiden kuin laskuttajienkin kanssa.

Pohjatietojen syöttäminen ja käyttäjien koulutus ennen seisokin alkua

Järjestelmän rakentamisen lisäksi valmistavia töitä on ollut paljon. Suurin työ on koostunut pohjatiedoista kuten ennakkoon suunnitelluista tarkastuksista, jotka on kaikki viety järjestelmään sisään. Tämän lisäksi urakoitsija ja muut sidosryhmät on koulutettu käyttämään järjestelmää ja käyty yhdessä läpi sen toimintaa sekä mahdollisuuksia. Suurseisokin ajaksi on oma aikataulu myös tietojärjestelmän puolesta, tietyt tarkastukset ja toimenpiteet sen sisällä tehdään tarkasti määriteltyjen aikataulujen mukaisesti.

Itse järjestelmän lisäksi Tuukkasella on projektipäällikkönä myös muita yleisiä johdollisia tehtäviä, yhteydenpitoa eri sidosryhmien kanssa, kokouksia ja kokonaisuuden hallintaa. Jalostamoalue on hänelle tuttu aikaisemmista työtehtävistä, ja työtä helpottaa ihmisten, työmaan ja prosessin tuntemus.